Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
101 миллион > Персонал > Прием на работу > Конфиденциальная информация > Персональные данные > На работника > Законный порядок хранения и использования персональных данных работников на бумажных и электронных носителях

Законный порядок хранения и использования персональных данных работников на бумажных и электронных носителях

312

Любое трудоустройство связано с передачей персональных данных работника работодателю. На начальном этапе трудовых отношений это: ФИО, дата рождения, адрес регистрации, гражданство, семейное положение, уровень образования, и др.

С развитием трудовых отношений, личное дело сотрудника обогащается другими персонифицированными данными: приказ о приеме на работу, трудовой договор, первичные документы по заработной плате, акты премирования и т.д. В данной статье рассмотрим как и где хранятся персональные данные как в бумажном, так и в электронном виде.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Где разрешается хранить?

Итак, начнем с того, что место нахождения персональных данных зависит от их формы. Различают хранение:

  • на бумажном носителе;
  • на электронном носителе.

Практика показывает, что большинство ответственных работодателей дублируют информацию, храня документы как в бумажном варианте, так и в электронном. В том и другом случае информация храниться у работодателя, как правило, в отделе кадров и в бухгалтерии. Они запираются на ключ в пожароустойчивых сейфах. Ключ находится у начальника отдела кадров или главного бухгалтера.

Для бумаг бывших работников, как правило, выделяется архивная комната для длительного хранения. В архиве документы хранятся в алфавитном порядке. Указывается срок сдачи в архив и срок окончания хранения. После истечения установленного срока, документы могут быть уничтожены. Электронную информацию хранят в локальной компьютерной сети.

ВАЖНО! Электронную версию документов нужно обеспечить надежной системой паролей, доступ к которым должен быть у ограниченного круга лиц.

Как правило, на случай сбоя или утери основной базы, создают резервную копию для архива, которую размещают на съемном электронном носителе информации.

Общие правила

Очень важно соблюдать правила хранения, так как в противном случае халатность руководства может привести к нарушению конституционного права граждан на конфиденциальность персонифицированной информации. Статьей 87 ТК РФ установлено, что порядок хранения персональных данных работника должен быть разработан и утвержден работодателями.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

При этом они должны учитывать все требования, которые установлены ТК и другими федеральными законами. Основные сроки содержания документов, отражающих информацию о работниках, установлены Приказом Минкультуры 2010 года № 558.

Запомните:

  • Справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, не вошедшие в состав личных дел ХРАНЯТ 5 ЛЕТ.
  • Сводные расчетные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат ХРАНЯТ 75 ЛЕТ.
  • Анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма лиц, не принятых на работу ХРАНЯТ 3 ГОДА.
  • Переписку по поводу перевода сотрудников ХРАНЯТ 3 ГОДА.
  • Командировочные удостоверения ХРАНЯТ 5 ЛЕТ.

С полным списком документов и сроками их хранения можно ознакомиться в Приложении к вышеназванному Приказу.

Пошаговая инструкция по использованию задокументированных сведений

  1. Обработка и хранение персональных данных на бумажном носителе должна быть проведена на основе законодательства РФ (ст. 24 Конституции, Глава 14 ТК РФ, ФЗ РФ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных», Приказ Минкультуры РФ 2010 года № 558, статья 137 УК РФ и др.
  2. Статья 24 Конституции РФ

    • Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
    • Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

  3. Для правильного разграничения персональных данных от данных иного характера должен быть установлен перечень сведений, которые относятся к персональным данным.
  4. При работе с документами, содержащими персональные данные работников, должны быть соблюдены следующие требования:
    • работа с данными должна осуществляться исключительно в целях обеспечения трудовых правоотношений, во исполнение требований действующего законодательства о труде;
    • все документы необходимо запрашивать непосредственно у их обладателя;
    • в случае необходимости запроса документов из других источников, необходимо получение согласия самого работника на обработку, в письменном виде;
    • если не предусмотрено законом, то работодатель не имеет право запрашивать без согласия подчиненного информацию о личной жизни работника, его религиозных предпочтениях, членстве в политических партиях, профсоюзных организаций;
    • нельзя передавать эту информацию третьим лицам. Работникам выдается ровно та информация, которая необходима для выполнения им поручения.
  5. Часть документов хранится в оригинале: это трудовая книжка, трудовой договор, дополнительные трудовые соглашения, различные приказы руководителя в отношении сотрудника, и т.д. Вторая часть документов предъявляются для ознакомления. С последующим снятием светокопии. Например, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей, паспорт, и др.
  6. Кадровые документы, относящиеся к личному делу, скрепляются в отдельную папку работника. Папки хранятся в алфавитном порядке или разделены согласно подразделениям организации.
  7. Бухгалтерские документы могут обрабатываться и храниться без привязки к работнику, а к функциональному назначению самого документа. Например:
    • документы по заработной плате сохраняться в папке для расчетов оплаты труда;
    • документы для оплаты командировочных – в папке для финансирования дополнительных мероприятий.
  8. Папки с документами размещаются в сейф. Доступ к сейфу имеют руководитель предприятия, начальник отдела кадров, начальник бухгалтерии.
  9. Ответственность за проведение инструктажа относительно порядка использования, обращения и хранения данных документов возлагается на кадровиков. Аналогично решается вопрос, где хранить согласие на обработку данных сотрудников.

На электронном носителе

  1. Работа по обработке и хранению персональных данных на электронных носителя также должна основываться на требованиях законодательных актов, указанных выше.
  2. Также как и для бумажных носителей, для электронных носителей должны быть обозначены сведения, которые относятся к персональным данным. Сюда также можно отнести адрес личной электронной почты сотрудника, аккаунты (профиль, учетная запись) в социальных сетях, и др.
  3. Все полученные документы, содержащие персональные данные сканируются и направляются в электронное личное дело работника.
  4. К электронной базе данных имеют доступ: руководитель предприятия, его заместители, работники отдела кадров и бухгалтерии, а также работники информационно-технического отдела (программисты).
  5. Для каждого работника, имеющего доступ к электронной базе создается индивидуальный логин и пароль. При обработке данных (изменение, дополнение, удаление), программное обеспечение сохраняет автоматически данные лица, которое эти манипуляции совершило.
  6. Создается резервная копия базы данных, которая подлежит хранению на съемном носителе. База подлежит обновлению 1 и 15 числа каждого месяца. Если эти числа приходятся на выходной или праздничный день, обновление совершается на следующий за ними рабочий день.

Персональные данные стали частым объектом мошенничества. В этой связи законодатель установил основные правила защиты данной информации, а также ответственность за нарушение порядка ее обработки и хранения. Однако следует отметить, что российское законодательство в данной сфере еще достаточно сырое, так как большая часть правил устанавливается не на уровне закона, а локальными нормативными актами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий