Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург

Что такое положение о защите персональных данных работника? Образец документа

Любая информация, относящаяся к физическому лицу, считается персональными данными. В процессе трудоустройства работник предоставляет работодателю организации и кадровому отделу разного рода сведения о себе – от паспортных данных до документов об образовании и состоянии здоровья.

Таким образом, организация или предприятие становятся оператором персональных данных, и обязаны соблюдать законодательные нормы в работе.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что это такое?

Работодателю в лице кадрового отдела следует руководствоваться не только положениями общегосударственных нормативных актов, но и локальной документацией. В частности, это Положение о персональных данных работника – внутренний документ учреждения, который регулирует порядок оперирования ПД сотрудников.

Работодатель получает от работника информацию, которая необходима для трудоустройства, формирования личного дела и установления трудовых отношений. Полученные данные подлежат разного рода операциям – получение, хранение, передача, использование, редактирование, уничтожение и др. Таким образом в обязанности работодателя входит защита персональной информации от посягательств – неправомерного использования, кражи и утери.

Важно! Вопросы, касающиеся защиты персональных данных (ПД) работника, закреплены в законодательных актах – Трудовом кодексе Российской Федерации и Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Детальнее процедура описана в президентском Указе от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Кем и когда составляется?

Любая компания, которая имеет наемных работников, обязана ввести в документооборот внутренний акт о ПД. Лучше это сделать на раннем этапе становления организации, так как несоблюдение упомянутых выше законов влечет серьезные штрафы.

Главная ответственность за составление документа лежит на работодателе. Он принимает непосредственное участие в разработке акта наряду с начальником отдела кадров или делопроизводителем и должен согласовать его с трудовым коллективом.

Существует несколько способов провести процедуру:

  • Согласование с профсоюзом или иным представительным органом трудового коллектива. При наличии такого образования представитель учреждения отправляет в профсоюз проект положения. После достижения консесуса по пунктам Положения акт утверждается и подписывается сторонами.
  • Самостоятельное принятие Положения работодателем. Осуществляется при отсутствии профсоюза или иного образования, представляющего интересы коллектива. В таком случае документ согласовывается с отделом кадров, юристом, главным бухгалтером и другими специалистами.

Какую информацию содержит?

Законом не установлена строгая форма составления документа о персональных данных в организации, но Положение должно соответствовать базовым критериям, которые предъявляют к защите ПД соответствующие законы и Трудовой кодекс.
В Положение обязательно должна быть включена такая информация:

  • с какой целью обрабатываются данные сотрудника;
  • основные понятия, которыми оперирует акт;
  • принципы, на которых базируется оперирование персональными данными, режим доступа к ним с указанием круга лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям;
  • порядок получения доступа к ПД;
  • точное описание рода информации, относящейся к персональным данным в указанной организации;
  • права и обязанности лиц, которым открыт доступ к ПД и операции с этими данными;
  • где и как хранятся ПД;
  • кто отвечает за сохранность личной информации работников;
  • как обрабатывается личная информация;
  • согласно каким принципам работодатель передает третьим лицам сведения о сотрудниках;
  • как поддерживается актуальность ПД.

Реквизиты

К обязательным реквизитам, которые указываются в Положении, относятся:

  • название организации с указанием формы собственности;
  • фамилия и инициалы работодателя (генерального директора);
  • дата составления документа;
  • номер приказа о вступлении Приложения в силу;
  • название населенного пункта;
  • визы согласования от сторон, участвующих в утверждении проекта.

Основные правила написания

При составлении локального акта ответственные лица могут руководствоваться примерными образцами документа, которые имеются в свободном доступе в глобальной сети.
При этом каждый пункт внимательно прорабатывается и видоизменяется в соответствии с особенностями функционирования и структурой конкретной организации.
Главное – отразить в документе ключевые пункты содержания договора о трудоустройстве, описанные ниже.

Шапка

Если акт не согласовывался с профсоюзными организациями, в шапке указываются лишь данные учреждения:

  • наименование учреждения;
  • надпись “Утверждено”;
  • должность работодателя с фамилией и инициалами;
  • номер приказа и дата его подписания;
  • печать.

Если согласование происходило при участии представительного органа трудового коллектива, указываются название органа, фамилия ответственного, дата согласования.

Общий раздел

В разделе указываются:

  • государственные законодательные акты, которыми руководствовался работодатель при разработке положения;
  • процедура утверждения документа и ввода его в действие;
  • срок действия;
  • перечень сотрудников, которые обязаны следовать Положению.
Внимание: в начальном разделе документа можно указать базовые определения, которые будут встречаться в документе.

Критерии личных сведений

Раздел определяет, какие документы и сведения в них относятся к персональным данным. Чаще всего это информация, предъявляемая при заключении трудового договора:

  • документы об образовании;
  • паспортные данные, карточка пенсионного страхования и ИНН;
  • информация о месте жительства и регистрации;
  • состав семьи и состояние здоровья близких родственников, если это предполагает представление определенных условий или гарантий;
  • состояние здоровья самого сотрудника (к примеру, инвалидность);
  • информация о льготах.

Дополнительными сведениями могут считаться номер зарплатной карты, электронный адрес сотрудника, документы о прохождении курсов и повышении квалификации, документы о праве собственности на недвижимость, приказы по личному составу.

Важно! Работодатель не имеет права запрашивать у работника сведения, касающиеся его политических и религиозных убеждений, национальности.

Операции по обработке и порядок их осуществления

В этом разделе описывается порядок обработки информации – сбор, учет, передача, хранение, редактирование, ликвидация. В частности, требуется указать, в каких случаях информация получается лишь с письменного согласия сотрудника, в каких – от третьих лиц, когда письменного согласия от работника не требуется.

В раздел включают описание целей оперирования ПД, как хранятся сведения, какой режим действует для данных в письменном и электронном виде, какие меры предпринимаются работодателем для защиты ПД и ограничения доступа к ним, кто берет на себя финансовые расходы на обеспечение сохранности сведений.

Отдельным пунктом следует описать процедуру формирования и ведения личных дел сотрудников, кто имеет внешний доступ к информации и на каком основании.

При составлении трудового договора от работника следует получить письменное согласие на обработку персональных данных после его ознакомления со всеми пунктами Положения.

Регламентация допуска

Это перечень должностей, которые имеют право неограниченного доступа к конфиденциальным сведениям, а также лиц, чей доступ к ПД ограничен. В первую группу лиц входит генеральный директор и непосредственный руководитель сотрудника, работники отдела кадров и сам владелец ПД.

Лицами, которым может быть предоставлен доступ к личным сведениям, могут выступать работники бухгалтерии, налоговые и статистические органы, органы страхования, воинского учета и исполнительной власти.

Обязанности и права сотрудника

Отдельно прописываются права работника, который предоставил работодателю сведения. Такими правами могут быть:

  • право на получении копий документов, относящихся к ПД;
  • право на защиту семейной или личной тайны;
  • удаление неверной информации из личного дела.

Следует сделать акцент на обязанности сотрудника указывать только достоверную информацию о себе и своевременно оповещать отдел кадров об изменении важных данных, в частности фамилии, имени, пола, семейного положения, образования, назначения инвалидности, изменения состава семьи, места прописки и проживания и других сведений.

Ответственность

Раздел содержит указание видов ответственности, которая лежит на лицах, имеющих доступ к обработке ПД, какие законные последствия повлечет за собой нарушение принципов работы с персональными данными.

Следует помнить, что законодательство предусматривает дисциплинарную, административную, материальную и уголовную ответственность за нарушения в сфере персональных данных.

Кто должен быть ознакомлен с документом?

Положение о ПД подкрепляется внутренним приказом, после подписания которого акт вводится в действие на предприятии или в организации. Приказ составляется делопроизводителем и подписывается генеральным директором учреждения.

Помните: всех сотрудников, которые уже трудоустроены или только трудоустраиваются, следует ознакомить с документом. Лица, ответственные за обработку ПД, должны не только ознакомиться с Положением, но и дать обязательство об их неразглашении.

Документы, закрепляющие вопросы обработки персональных данных, могут стать объектом проверки контролирующих органов. Поэтому к составлению подобных актов следует отнестись со всей ответственностью.

Как защитить персональные данные от любых злоупотреблений? Смотрим подробное видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий