Что такое обработка персональных данных и как она производится?

Обработка личных персональных данных осуществляется операторами (госорганами, физлицами или коммерческими компаниями). Она представляется собой сбор, запись, систематизацию, хранение информации о человеке, а также выполнение действий направленных на ее блокирование и уничтожение.

Использование сведений возможно только после согласия на это их владельца либо без него, но исключительно в случаях предусмотренных законодательством.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Какие сведения собираются?

Персональные сведения — это данные о физическом лице:

  • фамилия, имя, отчество;
  • место и дата рождения;
  • адрес;
  • семейный и социальный статус;
  • доходы и активы;
  • образование;
  • медицинский диагноз;
  • сведения и заключения о состоянии здоровья;
  • полис ОМС;
  • оказанные медицинские услуги.
Внимание! Обработка персональных сведений осуществляется только с согласия в письменной форме либо подачи документа, подписанного электронной подписью. Оператор вправе поручить обработку другой компании (с согласия субъекта личной информации).

Для каких целей?

Обработка данных — это определенный набор действий для их использования (сбор, накопление, хранение и пр.). Еще до начала сбора информации должна быть сформирована цель, ради, которой собираются данные. Например, идентификация клиента среди других либо учет сведений обо всех партнерах и потребителях компании. Обработка должна ограничиваться достижением этих целей.

Требования к обработке информации:

  1. Осуществляется с согласия владельца.
  2. Без согласия, но при этом:
    • в целях судопроизводства, в том числе исполнительного;
    • для выполнения журналистской работы;
    • в статистических или иных исследовательских целях.

Обрабатываемые данные подлежат уничтожению либо обезличиванию, когда договор закончился или обязательства выполнены. Сведения, которая передаются, должны быть в любое время исключены из общедоступных источников, если человек не согласен с таким обнародованием либо если есть соответствующее решение суда.

Ответственные лица

Обработку сведений осуществляет оператор. Для этого он назначает ответственного специалиста, который обязан осуществлять контроль за соблюдением требований закона о защите данных. Это может быть, например, сотрудник технического или юридического отдела, бухгалтерии или отдела кадров. Эти функции должны быть обозначены в его должностной инструкции или трудовом контракте.

Функции ответственного:

  • подготовка организационно-распорядительной документации;
  • информировать руководство обо всех попытках несанкционированного доступа к охраняемым сведениям;
  • следить за своевременным проведением необходимых регламентных работ по обеспечению безопасности;
  • контролировать работы по выбору, закупке и приемке нового программного обеспечения, средств защиты информации, технического оснащения;
  • прием и обработка обращений и запросов владельцев данных.
Важно! Ответственный обязан хранить в тайне сведения ограниченного распространения, полученные им во время работы и пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению такой информации.

В случае увольнения ответственный обязан вернуть все документы и материалы, относящиеся к своей деятельности.

Правовые основания

Вопрос использования личной информации о потребителе регулируется законом «О персональных данных», а также целым рядом подзаконных актов (Перечнем персональных данных, Положением об особенностях обработки, должностными инструкциями) и другими документами.

Сами компании разрабатывают целый пакет документов, регулирующих вопросы получения и защиты, полученных от клиента сведений. Например, Политику в отношении обработки.

Начало процедуры

Обычно дата начала использования сведений соответствует дате создания компании. Операторы, которые осуществляли сбор данных до 2006 года, обязаны направить в Роскомнадзор уведомление об этом. Уведомление заполняется в электронном виде http://rkn.gov.ru/personal-data/forms/notification/. После заполнения электронной формы Уведомления необходимо распечатать его на бланке организации, подписать и направить в местное Управление Роскомнадзора.
Датой начала обработки в уведомлении должна быть указана дата начала совершения действий с ними. Она может совпадать с датой регистрации или постановки организации на учет в налоговом органе.

Необходимая документация и защита ПО

Прежде чем начать принимать и обрабатывать информацию о клиентах, нужно позаботиться о подготовке документации в соответствии с рекомендациями Роскомнадзора, а также принять технические меры по обеспечению защиты (например, установить соответствующее программное обеспечение, антивирусы, меры защиты от несанкционированного доступа, средства криптографической защиты).

При обработке необходимо:

  1. Четко сформулировать цель.
  2. Определить, данные каких категорий будут использоваться.
  3. Разработать Политику в отношении обработки и если требуется уведомить Роскомнадзор.
  4. Позаботиться о защитных средствах.
  5. Определить структуру информационной системы.
  6. Выяснить режим обработки данных и разграничения прав доступа пользователей информационной системы.
  7. Идентифицировать местонахождение технических средств системы.
Справка! Оператор может передавать полученную информацию исключительно своим сотрудникам, а также подрядчикам, но исключительно в пределах цели обработки. Согласие на использование персональных данных действует бессрочно с момента его предоставления.

Сбор и архивирование

Процесс систематизации, хранения и использования сведений включает в себя обособление данных от другой информации, в частности путем фиксации на материальных носителях, в спецразделах или на полях форм (бланков), если речь идет об неавтоматизированной обработке. Либо сведения могут быть обработаны в автоматизированных системах (на компьютере, например). Для обработки различных категорий нужно использовать отдельные носители.

Возможности обрабатывающих систем

Все системы, с помощью которых обрабатываются данные, подразделяются на типовые и специальные. К первым относятся системы, в которых требуется обеспечить только свойство конфиденциальности. Все остальные системы относятся к специальным.

Типовым системам могут быть присвоены четыре класса, в зависимости от масштаба негативных последствий для владельца конфиденциальной информации. Необходимо будет присвоить информационной системе соответствующий класс и его документально оформить.

Существует два вида обработки: автоматизированный и неавтоматизированный (делается человеком).

  1. Автоматизированная включает операции, осуществляемые полностью или частично с помощью автоматизированных средств:

    • хранение данных;
    • осуществление логических, арифметических операций;
    • изменение, уничтожение, поиск или распространение данных.

    Для хранения и систематизации используется компьютер, электронные вычислительные машины, комплексы и сети, вспомогательные и периферийные устройства.

  2. Для неавтоматизированного хранения и использования также могут быть использованы различные материальные носители, но при условии, что данные не будут сохранены в памяти, или скопированы.

Как осуществляется эта работа в организации?

Рассмотрим, как проходит процесс сбора и обработки на примере создания интернет-магазина.

Для хранения и использования сведений о покупателях, компании или ИП, которые владеют интернет-магазином, нужно зарегистрироваться в качестве оператора на сайте Роскомнадзора.

До этого нужно будет разработать регламенты и форму пользовательского соглашения. В них обычно пишется, что если пользователь зарегистрируется на сайте или заполнит заявку — эти действия будут считаться согласием на обработку его данных.

Покупатели обычно передают на сайт:

  • Ф.И.О;
  • дата рождения;
  • реквизиты платежной карты;
  • контактный телефон;
  • личные фотографии (иногда);
  • личный адрес.
Внимание! Если магазин собирается передавать данные покупателей третьим лицам, то это можно делать только в целях исполнения пользовательского соглашения (например, раскрывать сведения службе доставки, которая будет заниматься перевозом купленного товара).

Если же цели иные, то на это требуется отдельное согласие пользователя.

Владельцу сайта нужно разработать Политику в отношении обработки данных и опубликовать ее. Необходимо также указать электронный адрес, куда стоит обращаться с тем, чтобы его сведения были удалены. Придется также заключить соглашение об обеспечении безопасности, в котором будет указано, что будет обрабатываться и в каких целях.

Субъекты процедуры

Наиболее часто мы передаем данные при обращении в банк, интернет-магазин либо в страховую компанию. Например, если мы заказываем страховой полис на сайте страховщика, то всегда даем согласие на использование данных еще до регистрации и получения доступа в свой личный кабинет. Для этого просто ставится галочка о согласии на передачу сведений в конце заполненной онлайн формы заявления о страховании.

Для покупки ОСАГО придется передать не только паспортные данные, но и полную информацию о своем водительском стаже, марке машины, классе страхования. Эту информацию страховщик обрабатывает (сохраняет, использует для оповещения клиента, передает курьерской службе, для запроса дополнительной информации о страхователе в базе РСА).

В целях обеспечения безопасности страховые компании применяют специальные технические меры. Канал, по которому передается информация шифруется. Доступ в свой личный кабинет получают исключительно авторизированные пользователи.

Собирают информацию о клиенте и банки. Например, при оформлении кредита заемщик передает по требованию кредитора сведения о своем доходе от работодателя, других полученных кредитах, семейном положении, адресе не только своем, но и своих поручителей и пр. Эти сведения хранятся в автоматизированной системе банка и защищаются спецсредствами. Если клиент использует систему интернет-банкинга, то используются дополнительные меры для защиты от хакерского взлома и незаконного использования счетов.

Что значит ЦОД?

Центр обработки данных (ЦОД) — это структура, обеспечивающая автоматизацию бизнес-процессов и гарантирующая безотказную работу информационной системы. Центры позволяют работать с большим объемом данных, организовывать их хранение и обеспечивать связь между центрами и пользователями.

При выходе из строя ЦОД могут заблокировать доступ к информации, поэтому их защищают на случай отключения света, аварий, пожаров, взлома хакерами, кражи данных.

Полезное видео

Смотрите видео на тему: «Что такое обработка персональных данных?» :

Заключение

Использование персональных данных – важный процесс, который обеспечивает оператор. Он включает хранение, сбор, систематизацию, блокирование и уничтожение информации о клиентах и другие действия, которые необходимы для заключения договора.

Использование информации производится с соблюдением мер безопасности, чтобы не допустить утечку и незаконное распространение конфиденциальных сведений о личности. В основном в этом случае передается информация необходимая для заключения договора (адрес, паспортные данные и пр.).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *