Разбираем подробно нюансы регистрации в Роскомнадзоре как оператор персональных данных
Согласно такому юридическому документу, как Федеральный закон «О персональных данных», если вы лично, ваше предприятие, учреждение или компания собрались работать с личной информацией клиентов, партнеров и прочих категорий граждан, то, скорее всего, обязаны зарегистрироваться в реестре Роскомнадзора в качестве оператора. Из данной статьи узнаете что это за процедура, а также как это сделать.
Скрыть содержание
- Что это за процедура?
- Кто имеет на нее право?
- Как зарегистрироваться на сайте?
- Регистрационный номер записи в реестре
- Возможности до и после проведения
Что это за процедура?
Регистрация – это добровольное предоставление сведений физическим или юридическим лицом, которое планирует заниматься обработкой персональных данных. Те компании и учреждения, что вели подобную деятельность до выхода соответствующего закона, регистрируются по факту.
Закон отводит Роскомнадзору до месяца на рассмотрение информации, представленной в уведомлении оператора. Права на отказ у ведомства нет, но оно имеет право запросить дополнительные данные, если указанные в уведомлении покажутся сотрудникам неполными или недостоверными.
Если у зарегистрированного оператора происходит изменение каких-либо данных, опубликованных в реестре (получение новой или лишение лицензии, внесение изменений в устав и прочее), он обязан уведомить надзорный орган в течение 10 рабочих дней.Кто имеет на нее право?
Буква закона определяет «оператора» как любой орган власти, юридическое лицо любой формы собственности и даже физическое лицо, которые собирают и обрабатывают персональные данные граждан, имеют определенные цели этой деятельности и выбранный состав информации, необходимой для обработки (подробнее о том, что такое персональные данные и кто является их оператором, читайте тут).
Проще говоря, потенциальные операторы – это банки, бухгалтерские и адвокатские агентства, операторы связи и жилищно-коммунальные предприятия, банки, торговые сети, собирающие данные клиентов для предоставления программ скидок, Интернет-магазины и сайты, имеющие формы для регистрации, более сложные, чем пара «логин+пароль», и ряд других структур.
Исключения законодатель оставил для использования персональных данных в личных и семейных целей, архивной работы, информации о деятельности судов и работы с гостайной. Кроме того, не подпадают под действие закона правовые отношения, наступающие в случаях, перечисленных в части 2 статьи 22 закона «О персональных данных». Все остальные лица и структуры регистрироваться в Роскомнадзоре обязаны.
Как зарегистрироваться на сайте?
Подготовка
Прежде, чем переходить к заполнению электронной формы, следует выполнить внутренние мероприятия, прописанные в статьях 18 и 19 базового закона. Точного перечня нет и быть не может в связи с разнообразием потенциальных операторов. Вне зависимости от организационно-правовой формы, ориентироваться операторам следует на следующие пункты:
- Назначение должностного лица, ответственного за операции с персональными данными.
- Ознакомление работников, непосредственно задействованных в обработке, с законодательством, требованиями к защите информации и принятых в компании политикой в данной области и порядком доступа к собираемым данным.
- Внесение изменений в должностные инструкции указанных сотрудников.
- Разработка и утверждение внутренних документов, определяющих политику предприятия в области персональных данных, цели обработки и перечень конкретных данных и социальных групп, сведения о которых будут в сфере ваших интересов.
- Разработка и утверждение документов, регламентирующие обработку информации, меры по защите и допуск должностных лиц, реагирование на обращения субъектов персональных данных и государственных органов.
- Отведение помещений и определение мер по обеспечению безопасности хранения материальных носителей информации.
- Создание системы внутреннего контроля над операциями с персональными данными, их соответствием законодательству и внутренним документам компании.
- Определение и внедрение технических мер безопасности.
- Подготовка техдокументации на используемое оборудование и информационные системы, средства защиты и прочее.
- Оценка потенциального вреда, который может быть нанесен и его соотношение с мерами, предпринимаемыми компанией согласно обязанностям оператора, прописанным в главе 4 закона «О персональных данных».
- Подготовка бланков форм о согласии субъекта на обработку его персональных данных, обязательствах задействованных сотрудников и компании в целом о неразглашении, соглашения о конфиденциальности и прочие, согласно условиям и статусу предприятия.
Заполнение данных
Уведомление о включении в реестр операторов персональных данных подается в электронном виде на сайте Роскомнадзора (https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/). Формулировки должны быть лаконичными, юридически и орфографически грамотными. Поля, выделенные красной звездочкой, заполнять обязательно.
Форма состоит из четырех крупных блоков: информация об операторе, общие юридические сведения, сведения об информационной системе и контактные данные уполномоченного должностного лица.
- Информация об операторе. Используйте встроенные формы для выбора своего территориального органа Роскомнадзора, типа оператора и адреса.
- Общие юридические сведения, правовое обоснование – ссылайтесь на Конституцию РФ, Налоговый кодекс, Трудовой кодекс и другие федеральные законы, если они регламентируют вашу сферу деятельности, а также на устав предприятия и лицензированную деятельность.
- Цель обработки данных – укажите те цели, которые вы зафиксировали приказом, распоряжением или иным внутренним актом. В соответствующем поле перечислите предпринятые компанией меры, из описанных выше требований статей 18 и 19.
- Средства обеспечения безопасности – перечислите применяемые средства, технику и технологии (сейф или иное хранение материальных носителей, антивирусное ПО и прочее).
- Сведения об обеспечении безопасности персональных данных – сообщите о наличии на предприятии внутренних документов о порядке обработки персональных данных и доступе к работе с ними, определении ответственных лиц и мест хранения материальных носителей, исключении опасности несанкционированного доступа к базам данных и в помещения хранения.
- Дата начала обработки данных – указывайте дату запланированного старта работы, если таковая деятельность еще не ведется, или дату налоговой регистрации компании.
- Срок окончания – вместо конкретной даты лучше описать условия прекращения работы с личной информацией – ликвидация компании, смена рода деятельности, форс-мажорные обстоятельства и прочие.
- Сведения об информационной системе. Категории персональных данных и субъектов – отметьте галочками виды информации и социальные группы, соответствующие указанным вами целям обработки персональных данных.
- Перечень действий с персональными данными – согласно уставу компании и лицензиям по видам деятельности. Выберите соответствующий способ обработки из предложенных вариантов, укажите наличие или отсутствие трансграничной передачи.
- Местонахождение базы данных – адрес помещений компании, определенных как места хранения материальных носителей баз.
Если ваша компания, к примеру, арендует серверные мощности для сайта, на котором регистрируются пользователи, физический адрес следует запросить у компании-подрядчика.- Контактные данные уполномоченного должностного лица – ФИО, рабочий адрес и контактный телефон и e-mail.
Отправка информации
Удостоверьтесь, что верно изложили всю необходимую информацию. Помните, что вы несете ответственность за предоставление государственному надзорному органу недостоверных данных.
Если все в порядке, отметьте птичками пункты об ознакомлении с порядком подачи уведомления и согласии на передачу данных через Интернет, и жмите кнопу «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке».
Авторизация
После отправки электронного уведомления вам будут предоставлены индивидуальный номер уведомления и ключ, введя которые в специальную форму (https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification_check/), вы можете проверить состояние уведомления.
Документ о политике компании или учреждения в отношении обработки персональных данных должен быть не только представлен сотрудникам, и надзорным органам, но и опубликован на официальном сайте и доступен для всех заинтересованных лиц. Подробнее о политике оператора в отношении обработки персональных данных читайте тут.
Помимо электронного уведомления, следует подать бумажный вариант в территориальный орган Роскомнадзора. Можно воспользоваться предложением сайта ведомства и распечатать заполненную форму. В таком случае ее заверяют печатью и подписью руководителя снизу. Но можно использовать и фирменный бланк компании с угловым штампом, куда следует достоверно перенести все данные, отправленные через сайт.
- Скачать бланк уведомления об обработке персональных данных
- Скачать образец уведомления об обработке персональных данных
Регистрационный номер записи в реестре
По завершению рассмотрения уведомления, Роскомнадзор внесет ваше учреждение, предприятие или вас лично как физлицо, в реестр.
Каждому оператору присваивается регистрационный номер, по которому можно найти общедоступную часть указанных вами сведений.Возможности до и после проведения
До регистрации в Роскомнадзоре вы:
- по закону не имеете права заниматься обработкой персональных данных;
- подпадаете под действие положений Кодекса об административных правонарушениях;
- ваш сайт может быть заблокирован в любой момент по жалобе частного лица, в том числе, инспирированной конкурентами.
После регистрации компания:
- застрахована от претензий надзорного ведомства во время проверки;
- может предоставлять услуги сторонним организациям по сбору обработке и персональных данных (при наличии соответствующей лицензии);
- может использовать законопослушание и открытость в рекламных целях.
Подтвердить или опровергнуть бытующее в профильных сообществах мнение о том, что подача уведомления о регистрации привлекает внимание и, соответственно, проверки Роскомнадзора, невозможно.
Однако, как утверждает ряд пользователей и экспертов, чем крупнее ваш бизнес или популярней Интернет-ресурс, тем выше вероятность, что ведомство само вами заинтересуется. А относительно невысокие штрафы за нарушение законодательства в сфере персональных данных легко компенсируются количеством нарушений, которые способна найти тщательная инспекция.