+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Как оформить согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Образец и пошаговая инструкция

Закон Российской Федерации «О персональных данных», Трудовой кодекс и другие документы, регулирующие сферу действий с личной информацией, гарантируют гражданам всестороннюю защиту персональных данных, в том числе и в контексте трудовых отношений.

На работодателя, как на сторону трудовых отношений, изначально нуждающуюся в массиве сведений о потенциальном сотруднике, накладывается ряд обязательств и ограничений в манипуляциях с информацией, нарушение которых подпадает под Кодекс административных правонарушений.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Зачем оформлять?

В первую очередь, во исполнение основополагающего тезиса действующей нормативно-правовой базы – любые действия с персональными данными, их обработка и использование возможны только при добровольном согласии субъекта.

Наличие письменного согласия подтверждает правомочность всех дальнейших действий компании в ходе оформления трудовых отношений, выполнения социальных обязательств, начисления заработной платы, оформления банковских карт, получения лицензии по профилю деятельности нанимаемого специалиста и так далее.

Нужно ли брать заявление у каждого?

Нет, это условие обязательно не для всех компаний и учреждений. К примеру, Трудовой кодекс не требует отдельного согласия каждого работника, если вопросы обработки персональных данных урегулированы в коллективном договоре предприятия и локальных актах, согласованных с профсоюзом. Также под исключения по закону «О персональных данных» попадают сведения, необходимые для:

  • оформления пропуска на территорию предприятия;
  • предоставления отчетности в фискальные органы и фонды соцстраха;
  • передачи сведений в военкоматы, профсоюз или по запросу уполномоченных органов;
  • заполнения типовой формы № Т-2 Госкомстата;
  • обработки сведений об уволенных работниках;
  • исполнения законов, прямо требующих от работодателя обработки и публикации некоторых сведений о сотрудниках (закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и другие);
  • защиты жизни и здоровья сотрудников и некоторые другие случаи.
Важно! Обязательным согласие на обработку данных при приеме на работу остается, если компания использует подрядчиков для ведения кадровой и бухгалтерской документации, в которых неизбежно обрабатываются персональные сведения.

В случае, если работодателю нужны специальные категории данных (раса, национальность, политические, религиозные и философские взгляды и прочее). Оно также необходимо, если в последующей производственной деятельности будет постоянная потребность в передаче ряда личных данных сотрудника третьим лицам – например, об уровне образования для оформления лицензии и прочее.

Информация о состоянии здоровья также отнесена к специальной категории, но если она необходима для оценки возможности работника исполнять служебные обязанности, то согласие на ее обработку не требуется.

Содержание соглашения

Сведения, которые обязательно должны быть указаны в форме согласия, перечислены в ст. 9 закона «О персональных данных». К ним относятся:

  • ФИО, паспортные реквизиты, адрес проживания субъекта.
  • Сведения о компании работодатели, должностном лице, получающем согласие (субподрядчике, если таковой привлекается к обработке).
  • Будущие цели обработки.
  • Конкретный список данных, на которые выдается согласие.
  • Перечень разрешенных действий и способов обработки.
  • Срок действия и условия отзыва.

За субъектом сохраняется право в любой момент отозвать согласие на обработку личных данных. При получении заявления на отзыв, работодатель обязан отреагировать в течение 30 дней, удалив данные. При этом закон содержит ряд исключений, которые позволяют продолжить обрабатывать определенный минимум данных без согласия субъекта.

Подробная инструкция по составлению

Если ваше предприятие подпадает под нормы, требующие обязательного персонального согласия сотрудника на обработку данных при приеме на работу, проще заготовить типовой бланк. Государственного стандарта в этой сфере нет. Рассмотрим пример составления подобной формы и ее условного заполнения.

  1. Кому от кого. В правом верхнем квадрате пропечатываем ФИО и должность первого руководителя или должностного лица, уполномоченного заниматься вопросами персональных данных. Далее оставляем пару строк для ФИО и контактных данных будущего сотрудника.
  2. Название. Ниже по центру печатаем название формы: «Согласие на обработку персональных данных работника».
  3. Блок для сведений о субъекте. Отводим несколько строк, куда поместится полностью ФИО, адрес прописки, серия, номер паспорта, когда и кем выдан документ. Под реквизиты паспорта можно оставить специальные ячейки. Можно заранее впечатать сам текст согласия: «Я, ФИО, реквизиты, согласно Федеральному закону «О персональных данных», даю согласие на обработку персональных данных …».
  4. Блок сведений о получателе. Во избежание ошибок, полное наименование работодателя, адрес, ФИО должностного лица лучше впечатать в бланк.
  5. Цели обработки. Кадровый учет, исполнение трудового, налогового, пенсионного законодательства, предоставление отчетности в соответствующие инстанции, составление первичной статистической информации, содействие в трудоустройстве, пользовании льготами, обучении и продвижении сотрудников по службе, заключение договоров и в других целях, согласно действующему законодательству.
  6. Перечень персональных данных. Стоит заранее вбить в форму основные категории, например, ФИО, адрес, телефон, паспортные данные, сведения о возрасте, образовании, семейном положении, наличии дополнительных сертификатов, дипломов курсов и т.д. И оставить место для сведений, которые могут потребоваться не от каждого нового сотрудника, например, об открытых категориях в водительством удостоверении.
  7. Разрешенные действия и способ обработки. Сбор, систематизация, хранение, обезличивание и прочие необходимые компании действия, автоматизированным или неавтоматизированным способом обработки.
  8. Срок действия. В течение трудового договора и определенные законом сроки хранения на предприятии личного дела сотрудника.
  9. Способ отзыва. По личному заявлению сотрудника, если иное не установлено федеральным законом.
  10. Подпись субъекта. Внизу бланка, вместе с датой подписания.
Рекомедация. Постарайтесь учесть в типовой форме максимум потребностей предприятия в работе с данными, указать все возможные цели и категории информации, иначе придется брать дополнительное согласие.

Заполненные и подписанные бланки согласия хранятся в личном деле сотрудника. В случае перемен в данных, указанных при приеме на работу, например, смены фамилии в связи с браком, изменения вносятся на основании личного заявления субъекта.

Доступ к персональным данным работников, система защиты информации и прочие мероприятия определяются комплексным пакетом внутренних документов, полностью отражающих политику компании в сфере работы с личной информацией сотрудников, клиентов и партнеров. Корректные бланки согласия при поступлении на работу – неотъемлемая часть этого комплекса, способная сэкономить время и средства при проверке Роскомнадзора.

Полезное видео

Из видео узнаете, как составить согласие на обработку персональных данных:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий