Особенности аннулирования счета-фактуры: правила отмены ошибочного документа

В работе бухгалтерии иногда возникают ошибки по вине человеческого фактора. Неправильные реквизиты и адреса сторон требуется исправить, выбрав правильный способ.

Некорректную информацию следует корректировать, тогда как счет-фактуру, содержащую более существенные ошибки, требуется аннулировать. Случаи, когда предписывается корректировка, а когда аннулирование, прописаны в статье 169 НК РФ.

Скрыть содержание

• Зачем необходима аннуляция?
• Кто производит операцию?
• Инструкция проведения
• Отменяющая процедура
За прошлый период     Поставщик не зарегистрировал документ    
• Отмена у покупателя
Ситуации с произведением регистрации      Покупатель не занес данные    
• Сохранение изменений
Книга бухгалтерского учета     Налоговый учет     
• Заключение

Зачем необходима аннуляция?

Ситуаций, когда требуется аннулировать выставленный счет-фактуру, существует немного. Основные причины – ошибочное выставление отгрузочного счета-фактуры и неправильные реквизиты, влияющие на вычет НДС. В таких случаях одна из сторон аннулирует и повторно выставляет счет-фактуру.

Если нужно актуализовать стоимость, цену или объем товара, услуги или работы, аннулирование не требуется, поскольку изменения налоговых обязательств можно отразить в книге продаж и покупок. Аннуляция предусмотрена для замены счета-фактуры, которую невозможно корректировать. О корректировочном счёте-фактуре мы рассказывали здесь.

Кто производит операцию?

Порядок регистрации отмены счета-фактуры зависит от даты выпуска исправленного варианта, причем отражается как в книге продаж поставщика, так и в книге покупок клиента. Порядок и действия по заполнению учетных книг и дополнительных листов указан в правилах их ведения, утвержденных постановлением №1137 Правительства РФ от 12 декабря 2011 «О формах и правилах заполнения документов при расчетах по НДС».

За квартал, в котором произошла аннуляция счета-фактуры, сдается уточненная налоговая декларация, согласно 1 пункту 81 статьи НК РФ и 5-6 пункту Правил заполнения доп. листов книг покупок и продаж, во всех случаях, когда меняется сумма НДС.

О правилах заполнения счёта-фактуры можно узнать здесь.

Инструкция проведения

Порядок регистрации существенно отличается, как для продавца и покупателя, так и исходя из квартала составления исправленного счета-фактуры (для чего нужен счёт-фактура продавцу и покупателю мы разбирали тут). Для продавцов, подпунктом 3 пункта 11 Правил ведения книги продаж, предусмотрен такой шаблон внесения изменений:

• Если составление ошибочного счета-фактуры произошло в тот же расчетный период, в котором зарегистрирован лист аннуляции, то есть даты строки 1 и 1а находятся в пределах одного квартала, исходный документ регистрируется повторно.
• Если аннуляция происходит на ошибочный счет-фактуру уже в следующем квартале, исходя из даты в строке 1 и 1а исправленного варианта, то оформляется дополнительный лист, согласно 3 пункту Правил заполнения доп. листов.

Алгоритм исправлений:

1. Первичный счет-фактуру повторно регистрируют, с заполнением граф 13а-19 отрицательными показателями, устраняемыми из счета знаком «-».
2. Исправленный вариант регистрируется в установленном порядке, с указанием в графе 4 реквизитов 1а из предыдущего варианта.

Покупатель, согласно 4 подпункту 9 пункта Правил ведения книги покупок аннулирует и заново регистрирует новый счет-фактуру, в порядке который зависит от даты внесения исправлений продавцом.

Если ошибочный и исправленный счета составлены в одном квартале:

1. Ошибочный счет-фактуру повторно регистрируют, внося отрицательные показатели с отметкой «-» в графы 15-16.
2. Исправленный вариант регистрируют стандартным образом, дублируя в 4 строке дату и номер 1а.

Если продавец не успел передать исправления в расчетном квартале, и данные уже перешли в налоговую службу, процедура немного отличается. В новую книгу покупок вставляется дополнительный лист согласно 5 пункту правил заполнения, аналогичным образом с исправлением граф ошибочного счета-фактуры.

• Скачать образец дополнительного листа к книге покупок при аннулировании счета-фактуры
• Скачать образец дополнительного листа к книге продаж при аннулировании счета-фактуры

Отменяющая процедура

Подробно регламент такой процедуры прописан в пунктах 3 и 11 Правил ведения книги продаж, утвержденной Постановлением №1137. Для покупателя тоже постановление в пункте 4 Правил ведения книги покупок предписывает аналогичные действия, но после получения исправленного счета-фактуры от продавца.

За прошлый период

По окончании налогового периода аннулирование записи осуществляется посредством регистрации нового счета-фактуры, с исправлением и указанием реквизитов зарегистрированного варианта. Покупатель должен отразить поступление исправленного счета-фактуры в своей книге учета и указать на аннулирование, а продавец обязан предоставить исправленный вариант первоначального счета-фактуры и зарегистрировать его у себя.

Поставщик не зарегистрировал документ

Если неверные данные об отгрузке поступили в книгу продаж, но сразу после этого были обнаружены, процедура в таком случае проще. Обстоятельство ошибки, исправленной в том же налоговом периоде, не влияет на сумму налоговых отчислений, поэтому достаточно заполнить соответствующие графы 13а-19, аннулировав не весь лист, а только некорректные данные.

Отмена у покупателя

Пока никаких записей в книге покупок не сделано, исправление не несет проблем с аннулированием. Однако когда в пакете документов поступает ошибочный счет-фактура и суммы заносится в книгу покупок, сделать аннулирование сложнее. После подачи искаженной информации, налоговый вычет оказывается занижен или завышен, и его требуется пересчитать. В таком случае вносить исправления приходится покупателю. Делается это согласно 5 пункту правил заполнения доп. листа.

Для аннуляции поданного счета-фактуры бухгалтер организации покупателя должен составить отдельный лист для поданной книги покупок с отрицательными значениями в графах 15-16, доплатить разницу налога и пеню, согласно 1 пункту 81 статьи НК и 6 пункту правил заполнения доп. листов книги покупок.

Ситуации с произведением регистрации

Основным моментом регистрации исправленных листов является внесение в них отрицательных значений в отведенные графы. Действия зависят от стороны поставки, налогового периода и фиксации ошибки в учетных книгах.

Покупатель не занес данные

По 1 пункту 54 статьи НК, при обнаружении искажений в прошедших периодах, перерасчет проводится в том же периоде. Однако такая норма относительно предыдущих периодов не применяется, поскольку в постановлении Правительства №1137 отсутствует механизм ее реализации, и перерасчет проводится в квартале регистрации исправления. Поэтому провести перерасчет или доплатить налог можно после составления корректировочного счета фактуры, подавая ее в налоговую службу.

Сохранение изменений

Регистрируя корректировочный счет-фактуру, покупатель должен руководствоваться 3 пунктом 170 статьи НК РФ. Если стоимость товара увеличивается, то разница принимается к вычету НДС в новом периоде. При уменьшении суммы НДС ее нужно восстановит в том периоде, когда поставщик передал соответствующий документ.

Книга бухгалтерского учета

По 5 пункту Положения бух. учета «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» ПБУ 22/2010, утвержденном приказом Минфина №63 от 28 июня 2010, выявленная ошибка исправляется в месяце, в котором она обнаружена.

Подробнее об учёте счёт-фактур читайте в этой статье.

Налоговый учет

По 1 пункту 81 статьи НК РФ, при обнаружении ошибок в поданной декларации, не занижающих сумму налога, налогоплательщик имеет право подать уточненную налоговую декларацию в добровольном порядке.

Заключение

По пунктам 3 и 11 Правил ведения книги продаж, для аннулирования записей составляются дополнительные листы в порядке, установленном Постановлением №1137. Подавать исправленную декларацию в налоговую покупателю следует, только когда обнаружена ошибка в прошедшем периоде. При ошибках, не влияющих на сумму сделки, аннулировать счета-фактуры не нужно.