Что такое номер счет-фактуры: порядок сплошной и отдельной нумерации с дробью и префиксом А
Каждой организации, которой приходилось сталкиваться с заполнением счетов-фактур, приходилось сталкиваться и с их нумерованием.
Счет-фактура является важным формальным документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению.
Что это и как правильно делать, как использовать индексы и префиксы для нумерации различных типов счетов-фактур, а также что будет?
Если номер все-таки указан неправильно, мы и рассмотрим в настоящей статье.
Скрыть содержание
- Правила оформления счета-фактуры
- Примеры неверных номеров
- Отдельная нумерация авансовых и других видов счетов (с префиксом А или дробью)
- Ответственность за отражение некорректной информации
Правила оформления счета-фактуры
ВАЖНО! При составлении счета-фактуры на аванс очень важным моментом является ее правильная нумерация.Все номера должны присваиваться счету в строго хронологическом порядке, но при этом только в течение периода, установленного в самой компании. Размерность этого периода выбирается наиболее удобной для организации, и может составлять год, месяц, квартал и т. д. После окончания этого срока нумерация начинается сначала.
При этом при заполнении документа очень важно учесть следующие моменты.
- Нумерация должна быть сплошной и унифицированной, она не зависит от того, в какой роли выступает составитель счета – налогового агента либо же самого налогоплательщика.
- Все составляемые в организации счета должны иметь единую нумерацию. Не требуется создавать счета с параллельными одинаковыми номерами отдельно на отгрузочные счета-фактуры, отдельно на авансовые, отдельно на корректировочные и так далее.
- К номеру обязательно добавляются цифровые или буквенные индексы в случае, если счет составляется в отдельном подразделении компании либо счет составляется одним из участников товарищества.
Счет-фактура на аванс – это документ, подтверждающий факт перевода денег по предоплате от покупателя (или заказчика услуг) к их продавцу (или поставщику). Читайте наши материал о том, для чего нужна АСФ, в каких случаях выписывается и каковы сроки выдачи и проставление даты при оформлении.Примеры неверных номеров
Несмотря на то, что в законе (169 статья НК России) не дается прямых указаний на правило нумерации счетов-фактур, в подзаконных актах и письмах Министерства Финансов дается четкое указание на обязательность применения сплошной нумерации. Таким образом, неправильным заполнением первой строки счета будет являться нумерация, составленная не по порядку либо в произвольном порядке.
Кроме этого, не стоит нумеровать отдельно авансовые, отдельно отгрузочные и так далее счета, а также документы, составляемые в отдельных отделах организации – для этих целей применяют буквенные и цифровые индексы/префиксы, но сама нумерация должна оставаться сплошной. Не допускается и присвоение одинакового номера различным документам (правда, при использовании электронной системы учета это становится практически невозможным).
Отдельная нумерация авансовых и других видов счетов (с префиксом А или дробью)
СПРАВКА! Теоретически такое нумерование возможно, и не влечет за собой нарушения налогового кодекса. Но при этом стоит знать, что и налоговая инспекция и Минфин настоятельно рекомендуют вести исключительно сплошную нумерацию в хронологическом порядке.Она упрощает задачу проверяющим органам, упрощает идентификацию документа и значительно снижает возможность возникновения разного рода ошибок.
Как изменить нумерацию в случаях, если счета составляются в разных отделах компании? Следует применить систему порядковой нумерации с добавлением через дробь “/” цифрового индекса, соответствующего данному подразделению.
При составлении счетов разных видов (авансовых, корректировочных…) вместо цифр можно использовать буквы, например, к номеру авансового счета добавить А либо АВ (либо любые другие, помогающие быстрой идентификации документа – в данном случае четких указаний либо ограничений не существует, и организация может устанавливать свои варианты индексов.
Правда, при заполнении документов в электронном виде всегда используется префикс А). При этом сам порядковый номер счета все также должен соответствовать сплошной хронологической нумерации.
Правильную нумерацию счета-фактуры можно увидеть на фото:
Ответственность за отражение некорректной информации
Подобное заполнение документа не влечет за собой штрафов и не аннулирует его юридической значимости, а значит и не несет за собой проблем для заполнившего его продавца. Что касается стороны покупателя, то на него такой счет также практически не повлияет.
Присутствующих в документе платежных данных и реквизитов обоих сторон более чем достаточно для точной идентификации и продавца и покупателя, а редкие случаи, когда налоговая выставляла претензии насчет такой нумерации, всегда решались через суд в положительную сторону.
Более того, согласно постановлению ФАС Центрального округа, даже полное отсутствие номера на счете-фактуре не должно делать его недействительным. Таким образом, некорректный номер никак не скажется на праве покупателя на вычет.
Нумерация счетов-фактур – это важный момент в их заполнении, ведь правильное ведение нумерации значительно облегчит как внутреннюю регистрацию этого документа, так и упростит задачу проверяющим органам (больше о том, что нужно делать после того, как получили счет-фактуру на аванс от поставщика и каковы правила регистрации АСФ, читайте тут).
При этом четких указаний о том, как именно должны выглядеть номера, проставляемые на счетах, не существует. Единственным правилом, которому стоит следовать, является сохранение хронологического порядка номеров в течение налогового периода, а также нумерация всех видов счетов в согласии с этим порядком.
ВНИМАНИЕ! Согласно НК России ответственности за ошибки при нумеровании счетов-фактур не существует.Закон не определяет меры наказания, если пропущен номер в счете.Что же касается отдельной нумерации, то тут следует использовать индексы в виде букв и цифр, как и было рассказано выше.