Практические рекомендации, как правильно оформить счет-фактуру на аванс, образец заполнения
Счет-фактура – это документ, необходимый для налогового учета НДС. С помощью него подтверждается факт получения услуг или товара заказчиком. После этого исполнитель обязуется перечислить НДС на законодательно закрепленные в НК РФ реквизиты.
Авансовый счет-фактура выписывается не по факту отгрузки товара или оказания услуги, а в течение пяти календарных дней с момента поступления полной или частичной предоплаты на счет исполнителя (продавца). В данной статье рассматриваются правила оформления такой разновидности документа.
Скрыть содержание
- Где найти инструкцию по заполнению?
- Где взять необходимую бумагу?
- Структура документа
- Что обязательно к заполнению при АСФ?
- Как внести данные?
- Возможные ошибки и их устранение
Где найти инструкцию по заполнению?
Существует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (действующая редакция от 01.02.2018) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В приложениях к нему содержатся подробные инструкции по заполнению каждой строки счета-фактуры. Авансовый счет-фактура не рассматривается отдельно, но существуют некоторые нюансы его оформления (об этом будет рассказано ниже).
Где взять необходимую бумагу?
Единая форма бланка утверждена тем же Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Ниже можно с ней ознакомиться и скачать.
Структура документа
Документ построен в виде таблицы, в которой 14 граф. Среди них:
- наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права (графа 1);
- код вида товара (графа 1а);
- единица измерения (код – графа 2, условное национальное обозначение – графа 2а);
- количество или объем (графа 3);
- цена (тариф) за единицу измерения (графа 4);
- стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога – всего (графа 5);
- в том числе сумма акциза (графа 6);
- налоговая ставка (графа 7);
- сумма налога, предъявляемая покупателю (графа 8);
- стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом – всего (графа 9);
- страна происхождения товара (цифровой код – графа 10, краткое наименование – графа 10а);
- регистрационный номер таможенной декларации (графа 11).
Также в документе, перед таблицей, есть информационный блок, в котором прописываются сведения о заказчике и исполнителе.Что обязательно к заполнению при АСФ?
Среди граф обязательными являются 1, 7, 8 и 9. Из строк, расположенных перед таблицей, должны быть заполнены следующие:
- номер счета-фактуры и дата (1);
- продавец (2);
- адрес продавца (2а);
- его ИНН/КПП (2б);
- платежно-расчетный документ и дата (5);
- покупатель (6);
- его адрес (6а);
- его ИНН/КПП (6б);
- наименование и код валюты (7).
В остальных графах и строках ставятся прочерки (кроме графы 6, в которой нужно написать «без акциза»).
Во избежание подделки документа, в ненужных графах и строках лучше всего именно отмечать прочерки, а не оставлять их пустыми.
Бесспорным преимуществом использования электронных счетов-фактур (по сравнению с бумажной версией) является экономия времени, так как такая документация доставляется получателю моментально. На нашем интернет-портале вы найдете информацию о том, как выписать и заполнить ЭСФ, а также сможете посмотреть образцы документов.Как внести данные?
Рассмотрим это на примере. Компания ООО «Мечта» заказала у компании ООО «Сервис Центр» канцелярскую продукцию на условиях полной предоплаты. Заполнение счета-фактуры будет выглядеть следующим образом.
Строки
Вот как их можно правильно оформить:
- 1. Счет-фактура № 124 от 03.03.2018 (дата, которой оформляется документ, и присвоенный ему порядковый номер).
- 1а. Прочерк.
- 2. Продавец ООО «Сервис Центр».
- 2а. Адрес 346*** г. Ростов-на-Дону, ул. Красноармейская, д. ***. 2б. ИНН/КПП продавца 7758******/7758*****.
- 3, 4. Прочерки.
- 5. К платежно-расчетному документу № 2981 от 01.03.2018 (При расчетах неденежными средствами в этой графе следовало бы поставить прочерк).
- 6. Покупатель ООО «Мечта».
- 6а. Адрес 346*** г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, д. ***. 6б. ИНН/КПП покупателя 7776******/7776*****.
- 7. Валюта: наименование, код. Российский рубль, 643.
- 8.Прочерк.
Графы
Рассмотрим, как заполнить графы, что писать в наименовании товара и далее.
- 1. Аванс в счет поставки шариковых ручек (черных, синих и красных) по договору от 28.02.2018 № 156-097. (Если на момент предоплаты договор еще не заключен, можно указать обобщенное наименование товара).
- 1а – 5. Прочерки.
- 6. Без акциза.
- 7. 18/118 (Формат указания налоговой ставки именно такой, а не 18%).
- 8. 900 (Если рассчитанный налог представляет собой сумму в рублях и копейках, ее необходимо указывать полностью, не округляя).
- 9. 5900 (В этой графе фиксируется полученная по предоплате сумма денежных средств).
В третьей части счета-фактуры, ниже таблицы, должны быть поставлены подписи руководителя организации, выдающей документ (продавец), и главного бухгалтера.Возможные ошибки и их устранение
Самые грубые ошибки – это ошибки в реквизитах, затрудняющие идентификацию продавца или покупателя, в налоговой ставке и суммах по строкам 8 и 9. Чтобы их не допустить, необходимо внимательно сверять все данные. В противном случае, покупатель не сможет получить налоговый вычет без обращения в суд.
Заполнение не тех строк авансового счета или незаполнение нужных тоже считается нарушением. (Выше об этом рассказано подробно). Повлияет ли это на возможность возврата налогового вычета, зависит от того, в каких именно строках и графах допущены ошибки.
Чтобы избежать нарушений, продавцу при заполнении документа необходимо опираться на Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.
Авансовый счет-фактура, как и другие виды счетов-фактур, может быть подготовлен как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо специальное техническое оборудование и наличие электронных подписей.