Правила заполнения электронной счет-фактуры, образец документа и пошаговая инструкция по оформлению
Электронный счет-фактура далее ЭСФ – документ, который создается на электронном носителе, в нем отображается расчеты по налогообложению между продавцом и покупателем.
ЭСФ необходим для контроля правильного заполнения совершения сделок, а также для проведения налогового вычета по НДС.
Скрыть содержание
- Сведения, отражаемые в документе
- Ответственные лица
- Инструкция по заполнению
- Правила оформления
- Как заполнять?
- Заключение
Сведения, отражаемые в документе
Счет-фактура содержит следующие данные:
- наименование организации и юридический адрес сторон, которые являются участниками договора;
- дату;
- место;
- подпись уполномоченного лица.
Ответственные лица
- Лица, отвечающие за налогообложение (исключения: физические лица; иностранные организации, не состоящие на учете налоговых органов РФ).
- ИП и организации, состоящие на учете в налоговых органах РФ.
- Плательщики, которые в силу своих полномочий обязаны предоставлять информацию ЭСФ.
Инструкция по заполнению
В соответствии со статьей 169 Налогового Кодекса Российской Федерации с изменениями от 1.01.2018 г. при товарообороте либо передаче имущественных прав другим лицам, необходимо указать следующие данные:
- Номер и дату составления.
- Наименование, адрес и идентификационные номера сторон.
- Номер расчетно-платежного документа, если имеется такой.
- Перечень товаров для поставки и единица измерения, если имеется возможность указать.
- Объем поставляемых товаров, исходя из принятых по нему единиц измерения, если есть возможность указать и наименование валюты.
- Цена либо тариф за единицу измерения, указанных в договоре без учета налога, если есть возможность предоставить эту информацию.
- Стоимость товаров, которые передают имущественные права без налогообложения за весь объем предоставляемых товаров.
- Сумма акцизов.
- Ставка налога.
- Сумма налога.
- Стоимость общего количества товаров, указанных в счет-фактуры, переданных прав на имущество с учетом суммы налога.
- Страна, которая произвела товар.
- Номер декларации таможенного органа.
- Код разновидности товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС.
Сведения, которые отображены в пунктах 13 и 14, указываются если страна-производитель предмета продажи не Россия. За указание недостоверной информации в ЭСФ и сопроводительных документах налогоплательщик несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Электронный счет-фактура подписывается электронной подписью, установленного образца Министерства финансов Российской Федерации. Только уполномоченные лица имеют права подписи: руководитель организации и лица, которым доверено это право.Подробно о том, что такое электронный счет-фактура и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут, а из этой статьи узнайте, как выписать документ .
Правила оформления
Обязательным условием для зачета НДС – материальные блага, которые приобретены. Для того чтобы счет-фактура был принят, он должен быть оформлен в соответствии с нормами п. 5 и 6 ст. 169 Налогового Кодекса Российской Федерации. Поводом для отказа налогоплательщику в принятии к возмещению общей суммы налога, служит отсутствии реквизитов.
Как заполнять?
В соответствии с Постановлением No 1137 от 26.12.11 с изменениями от 19.08.2017, определен следующий способ заполнения:
- Дата, когда выписан ЭСФ и его номер: номер исправления и дата внесенных изменений. Ставится прочерк, если исправления не вносились.
- Наименование юридического лица, соответствующее учредительному документу или ФИО индивидуального предпринимателя.
- место нахождения, указанное в учредительном документе, место жительства индивидуального предпринимателя;
- если ЭСФ была выписана филиалом, то необходимо указать головную организацию.
- В соответствии с учредительным документом указываем наименование грузоотправителя.
- Аналогично что и в пункте 3 плюс указываем почтовый адрес.
- Номер и дата расчетного документа на предоплату.
- Полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами:
- место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;
- если товар поставляется на обособленные подразделения покупателей, то в строке 6б нужно указывать головную организацию и подразделение.
- Валюта для всех перечисленных товаров в счет-фактуре является единой и указываем ее цифровой код, перечень который указан в Общероссийском классификаторе валют.
- Идентификатор государственного контракта для поставки товаров. Если он отсутствует – строку можно не заполнять.
Далее подробно рассмотрим заполнение таблицы в счет-фактуре:
- Название товара должно совпадать с документом по отгрузке товара.
- Ставится код единицы измерения в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения:
- при отсутствии кода, ставится тире;
- в «авансовом» счете-фактуре в графе 2 ставится прочерк (узнать больше о том, как правильно оформить счет-фактуру на аванс, а также посмотреть образец заполнения документы, можно здесь);
- при оказании услуг, в графе 3 можно поставить прочерк.
2а) То же, что и во 2 графе.
- В графе 3 указывается количество (объем) исходя из соответствующей единицы измерения:
- если в графах 2 и 2а стоят прочерки, в графе 3 также ставится прочерк;
- общее количество товара должно совпадать с тем, что указано в документе по отгрузке;
- в «авансовом» счете-фактуре в графе 3 ставится прочерк;
- в счете-фактуре, составленном при оказании услуг, в графе 3 можно поставить прочерк.
- Если графы 2, 2а и 3 заполнены, то в графе 4 указывается цена за единицу измерения в соответствии с договором без учета НДС, а в случае употребления государственных регулируемых цен, включающих в себя НДС, с учетом суммы налога:
- если в графах 2, 2а и 3 стоят прочерки, то в графе 4 ставится прочерк;
- цена (тариф) указывается в валюте (рублях и копейках, долларах и центах и др.);
- в счете-фактуре, составленном при оказании услуг, в графе 4 можно поставить прочерк.
- Стоимость без НДС рассчитывается как количество (графа 3), умноженное на цену (графа 4) по соответствующей строке (в «авансовом» счете-фактуре в графе 5 ставится прочерк).
- Для подакцизных товаров указывается сумма акциза. Для товаров, не являющихся подакцизными, указывается «без акциза» (в «авансовом» счете-фактуре в графе 6 ставится прочерк).
- Налоговая ставка:
- 0% — в случае реализации товаров и работ (оказания услуг), которые связаны с экспортом;
- 10% — при реализации некоторых видов льготных товаров, которые перечислены в п. 2 ст. 164 НК РФ;
- 18% — в остальных случаях.
Расчётная ставка: 10/110 или 18/118 при предоплате или удержания НДС налоговыми агентами и в иных случаях, указанных в п. 4 ст. 164 Налоговом Кодексе Российской Федерации.
- Для расчета общей суммы НДС используют эту формулу: стоимость без налога (графа 5), умноженная на ставку (графа 7) в данной строке.
В графе 8 указывают «без НДС» при товарообороте, если освобождены от НДС в соответствии со статьей 145 Налогового Кодекса Российской Федерации.
- Для расчета стоимости НДС действует следующая формула: стоимость без НДС (графа 5) плюс величина НДС (графа 8) в данной строке:
- стоимость товара должна соответствовать товару, стоимость которого указана в документе по отгрузке товара;
- в «авансовом» указывается вся сумма, которая получена после оплаты с учетом НДС.
- Код страны-производителя товара в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (в «авансовом» счете-фактуре в графе 10 ставится черта).
10а) То же, что и в графе 10.
- Указывается номер ГТД (в графе 11 в “авансовом” счете-фактуре ставится черта).
ЭСФ подписывается одной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Как правило, это руководитель или уполномоченное лицо и индивидуальный предприниматель.Использование факсимильных подписей иначе говоря клише-печатей не допускается.
Заключение
Документооборот благодаря техническому прогрессу делает работу более оперативной. Если раньше пересылка документов иным организациям, находящемуся в другом регионе, занимала долгий период времени, сейчас допускается заполнение документов электронно и на это уйдет минимум времени.