+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Что такое электронный счет-фактура? Правила работы

Использование электронных документов в современном мире становиться привычным. Действительно, трудно переоценить удобство в работе с электронной документацией, а также благодаря сети интернет скорость обмена такими бумагами составляет считанные минуты, что является важным преимуществом.

Электронный счет-фактура не стал исключением и применяется его электронный вариант.

Содержание:

Что это такое?

Счет-фактура в электронном виде, как и его бумажный аналог – это документ, который дает право покупателю принять НДС к вычету. Электронный счет-фактура имеет одинаковую юридическую силу с оформленным на бумаге документом и считается оригиналом, который подлежит хранению в электронном виде 4 года.

Важно: возможность предоставлять счет-фактуру в электронном виде появилась относительно недавно в 2010 году. Право выставлять счет-фактуры в цифровом виде было предоставлено ФЗ № 229 (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

Отличия от бумажного варианта

Главные отличия в обоих вариантах документа кроются, конечно, в документообороте. Но принцип, по которому строится работа с документами в электронном формате, остается таким же, как и с документами на бумаге.

Среди основных отличий можно выделить:

  1. Отличия от бумажного вариантаХранить ЭСФ необходимо в электронном варианте 4 года.
  2. Невозможность выставить счет-фактуру задним числом.
  3. Передача электронного счет-фактуры осуществляется только через определенных государством операторов.
  4. Подписывается ЭСФ специальной квалифицированной электронной подписью.

Преимущества

Внедрение электронного документооборота дает массу возможностей для оптимизации этого процесса. Именно благодаря многочисленным преимуществам документов в электронном виде предприниматели активно ими пользуются. Основные преимущества ЭСФ:

  • Оперативность – скорость пересылки документа в электронном виде имеет иногда решающее значение, а использование электронного счет-фактуры дает возможность его отправки любому получателю без промедления.
  • Возможность массовой рассылки – необходимость отправить один и тот же документ сразу нескольким или большому количеству получателей возникает часто, использование ЭСФ позволяет осуществить эту задачу.
  • Прозрачность – документы в электронном виде, в частности ЭСФ, отправляются адресатам через специальных операторов в утвержденной форме. Поэтому, все операции, которые совершают контрагенты фиксируются третьим, незаинтересованным лицом, что снижает риск нарушений, например в таком случае невозможно оправить счет-фактуру задним числом, так как даты фиксируются оператором автоматически.

    Важно: Согласно Приказу Минфина от 10.11.2015г №174н датой выставления считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора (п. 1.10).
  • Меньше вероятность допустить ошибки при составлении – использование единого формата счет-фактуры в электронном виде сводит возможность допустить ошибку к минимуму. Новые исправления в формате электронного счета-фактуры были введены с октября 2017 года.
  • Надежность – электронные документы можно хранить в нескольких вариантах, а использование квалифицированной электронной подписи, которую невозможно подделать защищают ЭСФ от подделок и потерь данных.

Бумажный вариант счета фактуры имеет ряд преимуществ, и часто в практической деятельности он более универсален, особенно, когда все контрагенты находятся рядом:

  1. Бумажный документ можно оформить задним числом.
  2. Внести правки можно быстро, без вмешательства оператора, как в случае с электронным форматом.
  3. Учет и хранение осуществляется по стандартным правилам документооборота.
  4. Универсальность применения – в случае использования электронного счет-фактуры необходимо, что бы все участвующие стороны имели одинаковые технические возможности и дали согласие на использование электронного счет-фактуры.

Ответственность за ЭСФ на предприятии

Ответственность за ЭСФ на предприятии Документооборот на предприятии осуществляется любым сотрудником, который имеет доступ к документации согласно должностным инструкциям. Если речь идет об ИП (индивидуальных предпринимателях), ФЛП то составлением, отправкой и регистрацией ЭСФ занимается один человек, или наемный работник, который осуществляет бухгалтерский учет по предприятию.

Когда идет речь о крупных компаниях, который имеют штат сотрудников или сотрудничают со специальными агентствами, то составлением, учетом, отправкой счет-фактуры может заниматься должностное лицо, у которого есть право подписи такого вида документа.

Важно: ответственное должностное лицо, руководитель предприятия может делегировать свои полномочия относительно работы с электронным видом счет-фактуры, но несет ответственность за исполнение требований законодательства РФ (ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете»).

Использование счет-фактуры в электронном виде требует наличия квалифицированной электронной подписи и предприятия с государственной регистрацией.

Начало работы

Для того, чтобы использовать электронный счет-фактуру необходимо иметь следующие составляющие:

  1. Технические возможности (ПК, или другие устройства с похожими функциями).
  2. Заверенную квалифицированную электронную подпись.
  3. Пройти регистрацию у одного из сертифицированных государством операторов: для этого необходимо просто подать заявку через интернет, и далее действовать по инструкции оператора.

Действия после регистрации у оператора

Создание документа. Разные операторы используют различные системы, для создания электронного счет-фактуры, но действуют по единому формату, который утвержден законодательно. Для создания электронного счет-фактуры можно воспользоваться встроенным функционалом, который предлагает оператор документооборота в цифровом варианте.

Это очень удобно, так как не требует использования дополнительных программ, а бланки уже составлены согласно требованиям ФНС. Многие операторы поддерживают документы в формате xls, или составленные с помощью бухгалтерских программ.

Важно: счета-фактуры в электронном виде выставляют и получают в порядке, который утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.

Этапы в оформлении электронного счета-фактуры:

  1. Если не работает ЭСФВыписка электронного счета-фактуры осуществляется согласно требованиям государственной налоговой службы, так как формат утвержден – то бланки у операторов уже содержат все необходимые данные:

    • названия товаров или услуг;
    • их стоимость информация о начислении налогов;
    • отметки таможенных органов и места для цифровой подписи.
  2. Импорт ЭСФ в систему оператора происходит с помощью диалогового окна, специальных адаптированных функций непосредственно в системе оператора.
  3. Отправить электронный счет фактуру возможно только через сертифицированного государством оператора, электронную почту использовать для этой цели нельзя.

Как и кто его подписывает?

Как мы уже упоминали, подписание документов в электронном виде возможно при наличии квалифицированной цифровой подписи. Подписывать документ имеет право руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо.

Если не работает ЭСФ

В случае сбоев в работе электронного счет-фактуры, например, если он не открывается, предусмотрено обращение к оператору цифрового документооборота. После того, как распечатали, хранить копии электронных счет-фактур не обязательно, для предоставления в контролирующие органы удобно воспользоваться функциями, которые предоставляет оператор.

Государство стремится сделать процесс документооборота максимально прозрачным, а введение электронных систем документооборота позволяет осуществить дополнительный контроль. Это создает помехи для осуществления мошеннических действий. Электронный счет-фактура – удобный, функциональный и быстрый способ отладить бизнес-процессы, оптимизировать их существенно сэкономив время и финансы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий