Что такое электронный счет-фактура? Правила работы
Использование электронных документов в современном мире становиться привычным. Действительно, трудно переоценить удобство в работе с электронной документацией, а также благодаря сети интернет скорость обмена такими бумагами составляет считанные минуты, что является важным преимуществом.
Электронный счет-фактура не стал исключением и применяется его электронный вариант.
Скрыть содержание
- Что это такое?
- Отличия от бумажного варианта
- Преимущества
- Ответственность за ЭСФ на предприятии
- Начало работы
- Как и кто его подписывает?
Если не работает ЭСФЧто это такое?
Счет-фактура в электронном виде, как и его бумажный аналог – это документ, который дает право покупателю принять НДС к вычету. Электронный счет-фактура имеет одинаковую юридическую силу с оформленным на бумаге документом и считается оригиналом, который подлежит хранению в электронном виде 4 года.
Важно: возможность предоставлять счет-фактуру в электронном виде появилась относительно недавно в 2010 году. Право выставлять счет-фактуры в цифровом виде было предоставлено ФЗ № 229 (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).Более подробно о том, что такое ЭСФ, мы рассказывали тут.
Отличия от бумажного варианта
Главные отличия в обоих вариантах документа кроются, конечно, в документообороте. Но принцип, по которому строится работа с документами в электронном формате, остается таким же, как и с документами на бумаге.
Среди основных отличий можно выделить:
- Хранить ЭСФ необходимо в электронном варианте 4 года.
- Невозможность выставить счет-фактуру задним числом.
- Передача электронного счет-фактуры осуществляется только через определенных государством операторов.
- Подписывается ЭСФ специальной квалифицированной электронной подписью.
Преимущества
Внедрение электронного документооборота дает массу возможностей для оптимизации этого процесса. Именно благодаря многочисленным преимуществам документов в электронном виде предприниматели активно ими пользуются. Основные преимущества ЭСФ:
- Оперативность – скорость пересылки документа в электронном виде имеет иногда решающее значение, а использование электронного счет-фактуры дает возможность его отправки любому получателю без промедления.
- Возможность массовой рассылки – необходимость отправить один и тот же документ сразу нескольким или большому количеству получателей возникает часто, использование ЭСФ позволяет осуществить эту задачу.
- Прозрачность – документы в электронном виде, в частности ЭСФ, отправляются адресатам через специальных операторов в утвержденной форме. Поэтому, все операции, которые совершают контрагенты фиксируются третьим, незаинтересованным лицом, что снижает риск нарушений, например в таком случае невозможно оправить счет-фактуру задним числом, так как даты фиксируются оператором автоматически.
Важно: Согласно Приказу Минфина от 10.11.2015г №174н датой выставления считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора (п. 1.10).- Меньше вероятность допустить ошибки при составлении – использование единого формата счет-фактуры в электронном виде сводит возможность допустить ошибку к минимуму. Новые исправления в формате электронного счета-фактуры были введены с октября 2017 года.
- Надежность – электронные документы можно хранить в нескольких вариантах, а использование квалифицированной электронной подписи, которую невозможно подделать защищают ЭСФ от подделок и потерь данных.
Бумажный вариант счета фактуры имеет ряд преимуществ, и часто в практической деятельности он более универсален, особенно, когда все контрагенты находятся рядом:
- Бумажный документ можно оформить задним числом.
- Внести правки можно быстро, без вмешательства оператора, как в случае с электронным форматом.
- Учет и хранение осуществляется по стандартным правилам документооборота.
- Универсальность применения – в случае использования электронного счет-фактуры необходимо, что бы все участвующие стороны имели одинаковые технические возможности и дали согласие на использование электронного счет-фактуры.
Ответственность за ЭСФ на предприятии
Документооборот на предприятии осуществляется любым сотрудником, который имеет доступ к документации согласно должностным инструкциям. Если речь идет об ИП (индивидуальных предпринимателях), ФЛП то составлением, отправкой и регистрацией ЭСФ занимается один человек, или наемный работник, который осуществляет бухгалтерский учет по предприятию.
Когда идет речь о крупных компаниях, который имеют штат сотрудников или сотрудничают со специальными агентствами, то составлением, учетом, отправкой счет-фактуры может заниматься должностное лицо, у которого есть право подписи такого вида документа.
Важно: ответственное должностное лицо, руководитель предприятия может делегировать свои полномочия относительно работы с электронным видом счет-фактуры, но несет ответственность за исполнение требований законодательства РФ (ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11 “О бухгалтерском учете”).Использование счет-фактуры в электронном виде требует наличия квалифицированной электронной подписи и предприятия с государственной регистрацией.
Начало работы
Для того, чтобы использовать электронный счет-фактуру необходимо иметь следующие составляющие:
- Технические возможности (ПК, или другие устройства с похожими функциями).
- Заверенную квалифицированную электронную подпись.
- Пройти регистрацию у одного из сертифицированных государством операторов: для этого необходимо просто подать заявку через интернет, и далее действовать по инструкции оператора.
Из наших отдельных публикаций вы узнаете, как правильно выписать ЭСФ, а также как оформить электронную счет-фактуру на аванс.Действия после регистрации у оператора
Создание документа. Разные операторы используют различные системы, для создания электронного счет-фактуры, но действуют по единому формату, который утвержден законодательно. Для создания электронного счет-фактуры можно воспользоваться встроенным функционалом, который предлагает оператор документооборота в цифровом варианте.
Это очень удобно, так как не требует использования дополнительных программ, а бланки уже составлены согласно требованиям ФНС. Многие операторы поддерживают документы в формате xls, или составленные с помощью бухгалтерских программ.
Важно: счета-фактуры в электронном виде выставляют и получают в порядке, который утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.Этапы в оформлении электронного счета-фактуры:
- Выписка электронного счета-фактуры осуществляется согласно требованиям государственной налоговой службы, так как формат утвержден – то бланки у операторов уже содержат все необходимые данные:
- названия товаров или услуг;
- их стоимость информация о начислении налогов;
- отметки таможенных органов и места для цифровой подписи.
- Импорт ЭСФ в систему оператора происходит с помощью диалогового окна, специальных адаптированных функций непосредственно в системе оператора.
- Отправить электронный счет фактуру возможно только через сертифицированного государством оператора, электронную почту использовать для этой цели нельзя.
О правилах заполнения электронной счет-фактуры мы рассказывали тут, а как правильно выписать документ читайте в этом материале.
Как и кто его подписывает?
Как мы уже упоминали, подписание документов в электронном виде возможно при наличии квалифицированной цифровой подписи. Подписывать документ имеет право руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо.
О том, как подписывается ЭСФ и как работать с сертификатом ключа проверки, узнаете тут.
Если не работает ЭСФ
В случае сбоев в работе электронного счет-фактуры, например, если он не открывается, предусмотрено обращение к оператору цифрового документооборота. После того, как распечатали, хранить копии электронных счет-фактур не обязательно, для предоставления в контролирующие органы удобно воспользоваться функциями, которые предоставляет оператор.
Государство стремится сделать процесс документооборота максимально прозрачным, а введение электронных систем документооборота позволяет осуществить дополнительный контроль. Это создает помехи для осуществления мошеннических действий. Электронный счет-фактура – удобный, функциональный и быстрый способ отладить бизнес-процессы, оптимизировать их существенно сэкономив время и финансы.