Что такое и для чего нужны товарная накладная и счет-фактура: как создать и подшивать, кому ставить печать, дату?

В помощь по ведению предпринимательской деятельности установлены первичные бухгалтерские документы, которые предполагают правильное отображение хозяйственной деятельности и исчисление налоговой базы.

К ним относятся счет-фактура и товарная накладная, которые выписывает поставщик при осуществлении торговых операций и которые служат свидетельством их совершения.

Скрыть содержание

• Что это за документы и что такое ТОРГ 12?
• Для чего нужны?
• Должны ли совпадать даты составления?
• Срок выписки
• Можно ли объединить в один?
• Должны ли совпадать номера?
• Как заполняются?
• Какая дата проставляется?
• Как подшивать?
• Кто подписывает?
• Предоставление документов
• Регистрация полученных бумаг

Что это за документы и что такое ТОРГ 12?

Товарная накладная — документ, как унифицированного образца ТОРГ 12, так и свободной формы, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада, который отражает хозяйственную деятельность предприятия (форму можно скачать ниже).
Иногда вместо ее используют товарно- транспортную накладную.

Счет-фактура — это документ унифицированного образца (форму можно скачать ниже), который выписывается продавцом для покупателя, после отпуска товара и оказания услуг или выполнения работ, который является основанием для принятия к вычету или возмещению из государственного бюджета налога на добавленную стоимость (НДС).

Можно выделить следующие сходства и отличия между счетом-фактурой и накладной:

1. Сходства:
   • идентичное указание в обоих документах наименование и реквизиты участников сделки;
   • перечень отпускаемого товара, его количество с единицей измерения, стоимость с указанием применяемого НДС;
   • номер таможенной декларации, в случае импортного товара.
2. Отличия:
   • с 1 января 2013 года унифицированная форма накладной не является обязательной к применению, и может быть составлена в свободной форме, в отличие от счета-фактуры, который является документом строгой отчетности;
   • имеют различную форму;
   • товарная накладная подписывается в двух экземплярах с оттиском печати, подтверждая получение ТМЦ покупателем, счет-фактура составляется только продавцом;
   • не взаимозаменяемы, а дополняют друг друга и выдаются одновременно при передаче товара, исключением является, если продавец применяет упрощенную систему налогообложения и счета-фактуры не выписывает, либо выставляет универсальный передаточный документ;
   • счет-фактура оформляется на продажу, предоплату и оплату товаров и услуг, тогда как накладную создают только при передаче ТМЦ, оказание услуг оформляется актом;
   • в отличие от накладной, счет-фактура не подтверждает факт передачи товара и является основанием для зачета или вычета НДС;
   • на основании счета-фактуры нельзя предъявить претензии к поставщику товара.

Подробнее о том, что это за документы и чем они отличаются, мы писали здесь.

Для чего нужны?

Накладная подтверждает передачу ТМЦ покупателю и служит для списания товара со склада продавца, а для покупателя является основанием для принятия на склад приобретенных ТМЦ, в количестве и по стоимости указанных в накладной.

Счет-фактура является подтверждением для налоговой инспекции в принятии к зачету или возмещению суммы НДС из государственного бюджета. При формировании первичной документации возникают следующие вопросы: Может ли счет-фактура быть выписан раньше товарной накладной?

В соответствии с Налоговым кодексом РФ продавец должен выписать счет-фактуру в течение 5 календарных дней с момента передачи (отгрузки) ТМЦ покупателю, где датой отгрузки товаров считается день составления первого первичного документа, а именно накладной.

Такое действие ведет к невозможности принятия счета-фактуры в бухгалтерском учете и как следствие к незачету или не возмещению исчисленных сумм налога из бюджета.

Налоговым органом данное деяние расценивается как правонарушение, что является основанием для установления штрафных санкций.

Должны ли совпадать даты составления?

Может ли счет фактура выписана раньше накладной? Разные даты формирования первичной документации не является правонарушением, и могут иметь разное время составления, при условии сохранения последовательности оформления и не превышения установленных сроков.

Срок выписки

Можно ли выписать одну счет фактуру к нескольким накладным или актам выполненных работ? Одному покупателю отгрузка ТМЦ может происходить в разные дни, с разных складских помещений одного и того же продавца, при этом каждая отгрузка сопровождается накладной.

В налоговом кодексе не предусмотрено условие оформления счета-фактуры на каждую накладную и в случае, если поставщик оформил один счет-фактуру на несколько накладных, такое действие правонарушением не является, при соблюдении установленных сроков. Другими словами от даты составления первой и последней накладной, дата оформления счета-фактуры не должна превышать 5 календарных дней.

Можно ли объединить в один?

Начиная с 2014 года, вместо счета фактуры и накладной установлена общая унифицированная форма – универсальный передаточный документ (УПД), который является многофункциональным и позволяет снизить объем первичной документации, документооборота (форму можно скачать ниже). УПД не требуется предварительное подтверждение в получении имущественных прав, работ, услуг или ТМЦ.

В нем предусмотрены счет-фактура и накладная. При подписании УПД участники сделки подтверждают продажу и получение услуг, работ, товаров с выставлением счета-фактуры одновременно. Это значительно сокращает время проведения бухгалтерских операций.

К этим двум разным бухгалтерским документам, предназначенным для ведения разных операций при этом дополняющим друг друга, самовольно возникают вопросы по их содержанию в наполненной информации и к нюансам оформления, для исключения допущения возможных ошибок.

• Скачать бланк универсального передаточного документа (УПД)
• Скачать образец универсального передаточного документа (УПД)

Содержание бланков:

1. Накладная содержит:
   • наименование организации продавца и покупателя;
   • номер и дату;
   • название товара;
   • количество, сорт, цена, сумма налога;
   • основание для отпуска товара;
   • подписи материально ответственных лиц в его отпуске и приёме;
   • оттиски печатей (штампа).
2. Счет-фактура содержит:
   • реквизиты организации продавца и покупателя, в соответствии с уставными документами;
   • номер и дату;
   • данные о совершении оплаты;
   • название товара, его количество, цену, сумму НДС;
   • подписи руководителя и главного бухгалтера, либо уполномоченных лиц.

О том, как объединить счет-фактуру и товарную накладную в одном документе, рассказано в отдельной статье.

Должны ли совпадать номера?

Нумерации накладных, поставщик вправе определить самостоятельно в любом удобном для нее порядке. В отличие от счета-фактуры, номер которого должен быть строго по порядку, согласно книге продаж. На основании книги продаж исчисляется НДС для принятия к вычету из бюджета.

Как заполняются?

При совершении сделки по отпуску ТМЦ, требуется заполнить существенные данные товарной накладной:

• номер и дата составления;
• наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты;
• основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.);
• перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части;
• ФИО, должности и подписи лиц, которые разрешили отпуск товара, отпустили его со склада и получили со стороны покупателя;
• печати сторон (если стороны используют печати).

По факту отгрузки ТМЦ, в случае налогоплательщика НДС, требуется по данной сделке выставить счет-фактуру. Необходимо его выписать в течение 5 календарных дней, либо же в день отгрузки товара.

• Скачать бланк товарной накладной
• Скачать образец товарной накладной

Счет-фактура должен соответствовать унифицированной форме и заполнена согласно установленных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 правил, во избежание непринятия исчисленного НДС к вычету.

К существенным данным относятся:

1. Номер и дата составления.
2. Наименование продавца/покупателя и их реквизиты.
3. Наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты.
4. Данные платежно-расчетного документа.
5. Основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.).
6. Перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части.
7. Единицы измерения.
8. Коэффициент пересчета по определенной единице измерения.
9. Стоимость товаров в установленной валюте без НДС.
10. Сумма за вычетом НДС, в строке без скидки.
11. Размер скидки.
12. Суммы в графе НДС и с НДС с учетом скидки.
13. Отдельно сумма НДС.
14. ФИО руководителя и главного бухгалтера, либо уполномоченных лиц, с указанием правоустанавливающих данных.

• Скачать бланк счет-фактуры
• Скачать образец счет-фактуры

Про заполнение счета, счет-фактуры и накладной на нашем сайте есть отдельный материал.

Какая дата проставляется?

Налоговым кодексом установлено, что дата накладной должна соответствовать дате отпуска товара со склада. Это позволяет продавцу корректно вести учет по списанию ТМЦ. При этом дата счета-фактуры может отличаться.

Как подшивать?

Накладные и счета-фактуры подшиваются и хранятся раздельно, так как у каждого документа своя роль. Единственное схожее требование – это помесячное комплектование.

Такой реестр формирует упорядоченность по фактической отгрузке или приемке товара. Счет-фактура – это налоговый документ. Продавец его подшивает, в соответствии с книгой продаж, строго по нумерации. Покупатель по книге покупок, которая также формирует упорядоченность по фактическому получению документа.

Кто подписывает?

Требование к подписанию каждого документа разное. Для накладной – это двухстороннее удостоверение, уполномоченными материально-ответственными лицами, отвечающими за отгрузку и получение ТМЦ, с обязательной единоличной подписью, расшифровкой подписантов и оттиском печати юридического лица, в случае ее применения.

Для счета-фактуры – удостоверение уполномоченными подписантами требуется только со стороны продавца, которые подтверждают момент исчисления НДС для зачета в бюджет, а для покупателя – для его вычета.

Предоставление документов

Может ли фактура выписана раньше накладной?
Покупатель должен подтвердить получение товара подписью уполномоченного лица, из чего следует, что накладная предъявляется совместно с товаром, в отличие от счета-фактуры, которая может не сопровождаться с накладной. На практике для более упрощенного действия счет-фактура выписывается в тот же день, что и накладная, тем самым формируется в один пакет документов.

Для продавца это позволяет избежать нарушения установленных сроков в 5 календарных дней. При утверждении УПД, сегодня нет необходимости выписывать два различных документов (накладную и фактуру).

Регистрация полученных бумаг

Покупатель при получении товара на склад обязан его оприходовать, тем самым зарегистрировать товарную накладную в реестре накладных по дате, зафиксированной в момент получения, с соответствующим порядковым номером в реестре. Для исчисления НДС счет-фактура регистрируется в книге покупок по дате его получения с соответствующим порядковым номером книги.

На практике, в случае если дата фактического получения ТМЦ находится в пределах одного календарного месяца, что дата накладной и счета-фактуры, то эти документы регистрируются в реестре накладных и книге покупок по датам оформления, это намного упрощает процедуру регистрации. Правильное составление и применение первичных бухгалтерских документов – это стабильная работа предприятия.

В корректном отображении хозяйственной деятельности позволяет накладная, которая предусматривает складское движение и перемещение ТМЦ, является подтверждением отпуска товара на сторону и основанием для его списания с учета.

Покупатель в свою очередь подписанием накладной при получении товара, свидетельствует об отсутствии претензий к количеству и качеству товара, что не маловажно для продавца, и получает основание для оприходования ТМЦ к себе на учет.

Сопровождение с накладной счета-фактуры, для участников сделки, является основанием для своевременного исчисления НДС, его принятие к зачету или возмещение. Правильное его оформление, является следствием отсутствия правонарушений в части Налогового кодекса РФ, и избежание начисления и последующей уплаты штрафов и пеней.