+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Особенности регистрации и хранения на предприятии счетов-фактур: сроки, место и условия

Счет-фактура – это документальное подтверждение факта отгрузки товара или выполненной работы с указанием их стоимости. При налоговой проверке инспектор может потребовать первичный документ для сверки расчетов. Правильно организованная процедура регистрации и хранения документов поможет пройти проверку быстро и при этом не потерять необходимые бланки.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи установлен Приказом Минфина от 10.11.2015 N 174н. Согласно порядку, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Как и сколько хранить журнал с подшитыми туда счет-фактурами? Ответ далее.

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Где регистрируются?

Актуальные формы документов, предназначенные для регистрации счет-фактуры, были утверждены 26.12.2011 г. Постановлением Правительства РФ №1137.

В силу оно вступило с 30.01.2012 г., но новые бланки начали применять с 01.04.2012 г. (Письмо № 03-07-15/11 от 31.01.12 г.).

Регистрации подлежат бумажные и электронные типы счет-фактуры. Теперь на предприятии необходимо вести 3 книги вместо 4-х:

  • журнал учета счет-фактуры;
  • книга покупок;
  • книга продаж.

Налоговики разъяснили, что составление счетов-фактур допускается как на бумажном носителе, так и в электронной форме (статья 169 НК РФ).

Книга покупок и продаж

Новый формат книги покупок приведен в Приложении 4 Постановления № 1137. Изменения, внесенные в нее, не такие глобальные.

Изменения в книге покупок и продаж:

  1. Появились новые 3 графы (2а, 2б, 2в), предусмотренные для информации по исправлениям.
  2. Несущественно видоизменились названия колонок с 6 по 12.
  3. Графа 6 – код страны происхождения.

Книга состоит из строчной и табличной части. Внесенные данные должны соответствовать информации, приведенной во 2-ой части журнала учета. Регистрация проводится после получения счетов от продавца.

В книгу продаж вносится выставленная счет-фактура. Визуально она схожа с книгой покупок (Приложение 4 Постановления №1137). Содержание колонок 4-9 идентично названиям граф 6-12 книги покупок.

Заполняется книга по хронологии. Информация должна соответствовать 1 разделу журнала учета.

Если цены понижаются, то необходимо создавать корректировочную счет-фактуру. Поставщик регистрирует ее в книгу покупок. Когда цена растет, покупателю нужно внести исправления в книгу продаж.

Еще одно новшество – дополнительные листы. Листы удобно использовать для регистрации корректирующих счет-фактур. Если книги ведутся в электронном варианте, тогда дополнительные листы визируются ЭЦП руководителя. Но это не отменяет требования -составлять книги на бумажных носителях (п.22 и п.24 Постановления №1137).

Обе книги подписываются руководителем организации. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Оформляются они на один квартал. Поэтому их нужно приводить в порядок до 20 числа следующего месяца.

Журнал

Постановление № 1137 позволило объединить 2 журнала — выставленных и полученных счет-фактур воедино. Теперь согласно Приложению 3 Постановления №1137 журнал состоит из 2-х частей.

Появилась возможность вносить изменения, составляя новые экземпляры счетов-фактур. В шапку вносится наименование, идентификационный код и КПП налогоплательщика. Составляется журнал на один квартал. За год необходимо наличие 4-х журналов.

Оформление журнала аналогично книгам: подпись руководства, нумерация, сшивание, скрепление печатью. Сделать это нужно до 20-го числа следующего месяца после окончания отчетного периода.

Вести журнал можно и при помощи специальных компьютерных программ. Но если у руководителя отсутствует ЭЦП, тогда нужно будет по завершению квартала распечатать документ.

Как заполнить учетную книгу?

При получении/выставлении счета делается запись в соответствующей книге. Этим действием подтверждается право на налоговый вычет по НДС. Помимо книги нужно заполнить и журнал учета.

Если за весь квартал в работе не было счет-фактуры, в журнал вносят только наименование, ИНН, КПП плательщика налогов и указываете отчетный период. В графе 3 указывается цифровой код способа выставления счета:

  • 1 – бумажный вариант;
  • 2 – электронный носитель – распечатывать его не нужно.

Изменения в прошедшем квартале вносятся при помощи дополнительных листов. Для текущих корректировок использовать их нельзя. Рекомендуется сумму налога и стоимость аннулируемого счета вписывать со знаком минус, и регистрировать новый документ.

Когда первичный документ выписан на несколько операций, то указывается кодировка на каждую из них через точку с запятой.

Подготовка документов к долгосрочному содержанию

Хранить счет-фактуру нужно в том же варианте, в котором она была выдана покупателю. Если в бумажном формате, тогда и хранению подлежит распечатанный бланк (ст. 169 НК РФ).

Сложить счета-фактуры нужно согласно записям в журнале. Для этого используйте дырокол и папки со специальными держателями. В местах, где в журнал были внесены данные по электронным вариантам, нужно будет вставить лист с перечнем этих счет-фактур. На обложке указывайте наименование предприятия и период.

Как подшить?

Готовить «подшивки» нужно раз в квартал, а точнее до 20 числа следующего месяца по завершению отчетного периода. Но если документооборот на предприятие объемный, то данную процедуру можно выполнять и раз в месяц.

Журнал

Ранее требовалось, чтобы счет-фактура подшивалась к журналам учета. В новых правилах такие указания отсутствуют. Поэтому практичнее журналы учета сшивать отдельной стопкой по хронологии. Страницы нужно будет пронумеровать и прошнуровать.

Счет-фактуры

Создаются 2 подшивки счет-фактуры:

  • выставленные;
  • полученные.
Исправленные документы подшиваются в папку соответствующего периода, когда были внесены корректировки.

Место

Место для хранения первичной документации должно соответствовать следующим требованиям:

  1. Быть недоступным для посторонних лиц.
  2. Подходить под состояние окружающего воздуха.
  3. Обладать противопожарными свойствами.

Местом для хранения может быть металлический шкаф, который закрывается на замок. Назначается ответственный, в обязанности которого входит обеспечение сохранности архивной документации. По истечению срока сохранности документов на предприятии собирается комиссия. Она должна решить можно ли уничтожать бумаги.

Каковы сроки?

Сколько лет должны храниться? Срок хранения книг покупки и продаж, журнала учета и счетов-фактур в организации един – 4 года (п.1. ст.23 НК РФ). Данное требование касается документации в бумажном и электронном вариантах. При необходимости этот срок можно увеличить.

Изначально счет-фактура должна быть зарегистрирована в журнале учета, книгах покупки и продаж. Вести учет можно в бумажном или электронном варианте. С 2012 года сшивать бланки счет-фактуры нужно отдельно от журнала учета. Выставленные и полученные бланки должны быть сложены отдельно в хронологическом порядке. Документы сшиваются за каждый квартал и хранятся в течение 4-х лет.

После введения новшеств, процедура подготовки документов к хранению упростилась и стала более практичной.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий