Что такое счет и счет-фактура, в чем разница между этими документами, а также как их заполнять?
В статье мы разбираемся в тонкостях бухгалтерских документов, без которых невозможна отлаженная работа в бизнесе.
Как их заполнять и когда не стоит, не допуская обидных ошибок. Об этом наша статья сегодня. Речь о счете и счёте-фактуре.
Далее расскажем, какие это документы, в чем их отличие. Можно ли предоставить первый документ вместо второго и как их нужно заполнять согласно последним изменениям.
Скрыть содержание
- Это одно и то же?
Получится ли указать одним числом и словом? В чем разница? Можно ли предоставить первый документ вместо второго?- Каковы параметры заполнения?
- Как заполнять?
- Коротко об остальных изменениях
- Заключение
Это одно и то же?
Нет. Это похожие, но вместе с тем отличающиеся по назначению бумаги в документообороте. Первая выставляется перед получением товара или услуги, а вторая – после отгрузки.
Детальнее о том, для чего нужен счет-фактура, рассказано в этой статье.
Получится ли указать одним числом и словом?
Оба документа – отчётные, но счет используется как учётный, а счет-фактура – обязательный перед налоговой, так что ответ на этот вопрос однозначно отрицательный.
В чем разница?
Счет на оплату законодательством не регулируется и требований к нему не предъявляются. Выставляется по желанию продавца (поставщика) товара, работы или услуги.
Только если это не прописано в договоре, заключённым между сторонами сделки. На практике оформляется после получения.
Счет-фактура (инвойс) – бланк строгой отчётности для налоговой службы. Обязана быть выставлена по факту хозяйственной жизни компании. Вне зависимости от того продавец это или покупатель и организационно-правовой собственности (подробнее о том, кто выставляет счет-фактуру, читайте здесь).
К этому стоит добавить, что счет-фактура обязательно к учёту в отдельном журнале и хранению в специальном помещении или сейфе в течение 3 лет.
Можно ли предоставить первый документ вместо второго?
Выдача документа физическим лицам законодательством не предусмотрено. Но если к продавцу пришел представитель организации и уже купил товар – применяются правила как для налоговых агентов (плательщиков налога). Договор в этом случае не заключается.
Следующие случаи, когда счет на оплату не выписывается, но инвойс обязателен:
- Финансовая помощь.
Важно! Между организациями запрещено движение денежных средств больше чем на 3 тыс. рублей (подп. 4 п. 1 статьи 575 Гражданского Кодекса РФ).На передаваемое имущество обязан быть начислен НДС (абзац 2 подпункта 1 пункта 1 статьи 146 “Объект налогообложения” Налогового Кодекса РФ). По второму случаю счет-фактура составляется в единственном экземпляре.
- На пополнение фондов специального назначения. Момент, по которому наступает обязанность начислить НДС – в случае встречной услуги спонсору. Ситуация рассматривается как выполнение услуг (подп. 2 пункта 1 статьи 162 НК РФ) и инвойс выписывается. Налоговая база исчисляется с суммы полученных денежных средств.
- Проценты по векселям. Начисление НДС и обязанность выписать счет-фактуру возникает при получении оплаты за вещи, услугу или выполнение работ. Налог начисляется на разницу между процентом, указанным на векселе и ставкой рефинансирования ЦБ РФ (подп. 3 пункта 1 статьи 162 НК РФ).
- Страховые выплаты по договорам страхования. Страховые компании, финансовые учреждения, НПФ, операторы безналичных платежей вправе в стоимость услуг по страхованию договоров поставки товаров включать сумму налога. На размер выплаты начисляется НДС (подп. 4 пункт 1 статьи 162 НК РФ).
- При выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления.
- При передаче товаров (выполнении работ, услуг) для собственных нужд.
- При безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, услуг).
- При выполнении обязанностей налогового агента.
Каковы параметры заполнения?
Разберемся с первостепенными параметрами, которые обязаны быть у обоих документов.
- Нумерация. В обоих случаях налоговая служба рекомендует использовать сквозные порядковые номера по возрастанию с начала текущего года. Бухгалтерские программы вначале обозначают месяц цифрой и только потом номер счета. В случае если организация реализует изделия через филиал или представительство, то порядковый номер дополняется при помощи разделительной черты цифровым индексом подразделения (подп. а пункта 1 “Правил заполнения счета-фактур…”).
- Содержание. У аванса на оплату единственная цель – предложить оплатить поставку товара (работы, услуги). Ни к чему не обязывающий. Обязательны: банковские реквизиты продавца, указания на покупателя, список оплачиваемого товарного ассортимента, подписи и печать (при наличии). На практике выписывается после торгового предложения о заключении сделки. В инвойсе нужно указать подробные условия совершаемой сделки, на которые согласились стороны.
Как заполнять?
Счет
Рекомендуемая форма заполнения платежного поручения выглядит следующим образом:
- Сверху банковские реквизиты продавца: полное наименование банка получателя, ИНН, КПП (код постановки на учёт в ФНС), БИК банка и номер расчетного счета – это выдается банком.
- Чуть ниже реквизиты платежного поручения: номер и дата формирования. Юридические адреса продавца и покупателя, перечень предметов торговли. В него входит – порядковый номер, наименования, единица измерения, количество, цена и сумма.
Обратите внимание! Перечень указывается в виде таблицы. Стоимость указывается с учётом налога (НДС). Отдельной строкой выносится сумма “Без налога (НДС)”.Если счет выписывает юридическое лицо, то в конце две строки – “Руководитель” и “Главный бухгалтер”. Если ИП, то одна – “Индивидуальный предприниматель”.
- Для последних строк заполняем ФИО должностных лиц и ставим подпись. Для ИП – сначала подпись, потом фамилия с инициалами предпринимателя и номер свидетельства о регистрации (ЕГРИП).
Инвойс
Заполнение строго регламентировано Постановлением Правительства №1137 от 26.12.11. Постоянно вносятся изменения, и подвергается редактированию. Рассмотрим заполнение на последнее из них (№981 от 19.08.17).
- Строка 1. Указываем порядковый номер и дату составления.
- Строка 1а. При составлении впервые – ставится прочерк.
- Строка 2. Сокращенное либо полное название юридического лица. Обязано быть как в договоре. Для ИП – ФИО предпринимателя.
- Строка 2а. Адрес берем из ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или ЕГРИП (для предпринимателей).
- Строка 2б. Для юридического лица заполняем реквизиты из реестров. ИП ставит только ИНН, так как КПП предпринимателю не присваивается. Если сделка с зарубежным продавцом – ставится прочерк.
- Строка 3. Пишем почтовый адрес организации, которая транспортирует предмет сделки. При совпадении со строкой 2 – пишем “он же”. Иностранные компании и органы власти ставят прочерк.
- Строка 4. Аналогично предыдущему пункту.
- Строка 5. Если расчеты проводятся безналичным способом – ставится прочерк. В остальных случаях пишем номер и дату составления платежных поручении. В бухгалтерском учёте за них принимаются: счет на оплату, кассовые или товарные чеки.
- Следующие строки: с 6 по 6б. Посвящены покупателю. Такие же требования к заполнению наименования, адресу и идентификационным атрибутам предприятия.
- Строка 7. Указываем наименование и код валюты. Регулируется Классификатором валют.
- Строку 8 заполняем при наличии или выполнении госконтракта.
Коротко об остальных изменениях
- Экспедиторы получили право составлять сводные инвойсы по каждому продавцу в первой графе. Строительные организации – перечень строительно-монтажных работ.
- В отдельную графу 1а вынесен код товара – для тех, кто вывозит из России в страны Евразийского экономического союза. На основании чего в графу 11 пишется номер таможенной декларации при ввозе товаров нероссийского происхождения.
На заметку. Заполнение графы 10 и 10а регулируется Классификатором стран мира.- Добавлен пункт при заполнении Индивидуальными предпринимателями. Порядок следующий: подпись, фамилия и инициалы предпринимателя, реквизиты свидетельства о государственной регистрации.
Из видео узнаете, какие изменения появились в форме счета-фактуры с 01.10.2017:
Заключение
В наш век цифровых технологии бухгалтерские операции упрощаются, но основы заполнения документации и правильности ведения жизненно необходимы. Грамотный подход обеспечивает отсутствие штрафов со стороны контроллеров ФНС. Надеемся, что с нашей статьей их стало меньше.