Составляем документы правильно: счет-фактура на аванс и другая “первичка”, как отражать в книге покупок и продаж
Чтобы точно определить размер НДС, подлежащий выплате, организация должна учитывать все выставленные ей счета-фактуры. Для этого должен вестись специальный журнал учёта – книга покупок, в котором и фиксируются все такого рода документы. Данная статья поможет разобраться, чем следует руководствоваться при ведении книги учёта, и как в ней отражаются отдельные виды счетов-фактур.
Скрыть содержание
- В каком случае нужно вести учет, а когда нет?
- Какие бумаги находят отражение в учете, а какие туда не попадают и почему?
- Все ли нужно регистрировать, а если “первичка” контрагента без НДС?
- Ведение документов
- Как отразить документы
- Оформление
- Что делать, если поставщик не зафиксировал сделку?
- Заключение
В каком случае нужно вести учет, а когда нет?
Вопросы ведения книг покупок и продаж регламентируются следующими нормативными актами:
- НК РФ в части, касающейся вопросов уплаты НДС (глава 21).
- Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137, которым были утверждены Правила ведения для каждого из видов книг.
- Разъяснениями ФНС РФ по конкретным вопросам, связанным с правилами учёта (например, письмо ФНС России от 20.09.16 № СД-4-3/17657).
В отношении книг покупок действует следующее правило: их ведут все организации и ИП, которые применяют вычеты по НДС – то есть все лица, которые являются налогоплательщиками по этому виду налогов. О счёт-фактуре для ИП можно узнать здесь.
Соответственно, ведение книги покупок и учёт в ней счетов-фактур не обязательно для следующих лиц:
- Освобождённых от уплаты НДС в силу ст. ст. 145 и 145.1 НК РФ (то есть организации и ИП с оборотом по выручке за три последовательных календарных месяца менее 2 млн. рублей, а также участники исследовательской деятельности в рамках проектов инновационного центра «Сколково»).
- Реализующих товары, оказывающих услуги или производящих работы только за пределами территории России.
- Ведущих только операции, с которых НДС в силу ст. 149 НК РФ не платится (реализация медтоваров отечественного производства, ритуальные услуги и т. д.).
- Действующих на специальных налоговых режимах.
Согласно п. 3 Правил ведения, утверждённых указанным выше постановлением Правительства РФ, книгу продаж должны вести:
- Организации и ИП, обязанные платить НДС – включая и те случаи, когда они в силу норм НК РФ освобождены от оплаты частично или полностью. Дело в том, что, согласно п.п. 3 и 6 ст. 145 НК РФ, в этом случае содержание книги продаж, проверяемой налоговой, будет являться доказательством того, что они имеют право на освобождение от платежей по НДС.
- Налоговые агенты по этому виду налога – даже если сами они при этом не являются плательщиками НДС (использующие «упрощёнку», «вмененку» и т. д.).
Важно. Хотя книги покупок и продаж по выбору налогоплательщика могут вестись как в электронном, так и в бумажном виде, на проверку в ИФНС они подаются вместе с декларацией только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ).Подробнее об учёте счётов-фактур можно узнать в этой статье.
Какие бумаги находят отражение в учете, а какие туда не попадают и почему?
В книге покупок должны быть зафиксированы:
- Счета-фактуры по учтённым товарам, работам либо услугам.
- По авансовым перечислениям.
- Корректировки и исправления к выставленным ранее счетам-фактурам.
- Документы на бланках строгой отчётности, связанные с расходами на проезд и наём жилья сотрудниками во время служебных командировок.
- Документы по передаче акционерами, пайщиками или участниками передаётся имущество в уставной капитал, если в них имеется сумма налога, которая была восстановлена передающей стороной.
- Таможенные декларации по ввозу товаров на территорию России.
- «Нулевые» счета-фактуры, если документы по ставке 0% не были собраны в установленный срок.
- Счета-фактуры, по которым НДС сначала был принят, а потом восстановлен по нулевой ставке.
В книге продаж, согласно Правилам ведения, должны быть отражены:
- Счета-фактуры (как обычные, так и корректировочные, которые передаются продавцами по мере того, как у них возникают права на вычеты по НДС согласно ст. 172 НК РФ.
- Счета-фактуры, которые получены на носителе бумажном, в электронном виде, а также частично напечатанные на компьютере, а частью заполненные от руки, если при этом такие документы соответствуют правилам заполнения.
- Чеки для компенсации НДС, которые попадают в учет и оформлены продавцами физлицу, являющемуся иностранным гражданином, если такие документы согласно п. 1 ст. 169.1 и п. 11 ст. 172 НК РФ дают права на налоговые вычеты по НДС.
Все ли нужно регистрировать, а если “первичка” контрагента без НДС?
Однако не все документы подлежат фиксации в книгах покупок и продаж. В книге покупок не отражаются документы:
- Не соответствующие правилам, установленным ст. 169 НК РФ.
- Если передавались товары, работы или услуги без оплаты (по безвозмездным договорам).
- Полученные посредниками от заказчиков по товарам, работам или услугам, которые были переданы на реализацию. Это касается как обычной документации, так и по полученной предоплате (авансе).
- Полученные посредниками от продавцов и выставленные на имя посредника.
- По предоплате в расчётах, связанных с безденежными операциями.
- По предоплате за приобретённые товары, работы либо услуги, если операция НДС не облагается.
- Авансовые счета-фактуры, полученные уже после отгрузочных.
- Имеющие пометку «без НДС», если их передал продавец, который от уплаты освобождён в силу закона.
На последнем обстоятельстве следует остановиться особо. Все-таки, нужно ли составлять и регистрировать счет-фактуру без НДС? Хотя счёт-фактура и является основанием для предоставления вычета по НДС, его функции этим не исчерпываются. Среди прочего, они подтверждают тот факт, что работы, товары либо услуги переданы от одной стороне к другой в полном объёме. Поэтому даже в тех случаях, когда продавец НДС не уплачивает (ст. 149 НК РФ), счёт-фактура всё равно составляется (п. 3 ст. 169 НК РФ). Однако фиксировать её в книге продаж уже не требуется.
Справка. О том, находят ли отражение в книге покупок авансовые счета-фактуры по безденежным расчётам, является спорным. В своё время Пленум ВАС РФ счёл это правило не соответствующим закону (постановление от 30 мая 2014 г. № 33) – однако ФНС до сих пор рекомендует эти документы не указывать.Подробнее о счёт-фактуре без НДС читайте в этой статье.
Ведение документов
Согласно Правилам заполнения, утвержденным постановлением Правительства РФ №1137, в книге покупок должна указываться следующая информация:
- Полное и сокращенное название покупателя в том виде, как оно указано в учредительных документах юридического лица. В том случае, если покупателем является ИП, указывается его фамилия, имя и отчество (при наличии такового).
- ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя.
- даты (в форме «число-месяц-год») первого и последнего числа начала и конца отчётного периода (квартала).
Сама же по себе форма книги должна заполняться следующим образом (далее нумерация отражает номер графы):
- Порядковый номер записи о фиксируемом документе.
- Код вида операции. Правила кодировки утверждаются ФНС РФ. По состоянию на первый квартал 2018 года действует перечень, утверждённый приказом № ММВ-7-3/136@ от 14.03.2016 г. Если операция соответствует сразу нескольким кодам по перечню, указываются все через точку с запятой.
- Порядковый номер счёта-фактуры, установленный продавцом, и дата выставления. Кроме того, если отражается НДС, который был уплачен при импорте товаров, то в этой графе указываются данные о таможенной декларации или заявления о ввозе товаров (о счетах-фактурах на импорт и экспорт вы узнаете здесь). Наконец, если налог принимается к вычету по правилам п. 11 ст. 172 НК РФ, то в этой же графе указываются реквизиты чека.
- Порядковый номер и дата, которые были указаны в строке 1а счёта-фактуры. К книге покупок такая информация проставляется, если была произведена корректировка. Если графа 1а в счёте-фактуре пустует, то и в учётной книге ничего не проставляется.
- Порядковый номер и дата составления корректировочного или единого корректировочного счёта-фактуры. Если такой документ учитывается, то в графах 3 и 4 книги покупок ставится информация из строки 1б учтённого документа. Если был выставлен единый корректировочный счёт-фактура, то в книге графа 4 оставляется пустой.
Важно. При уменьшении стоимости в порядке пп.1 п. 3 ст. 169 НК РФ в пятой графе ставятся реквизиты первичного учётного документа, которым было подтверждено согласие на уменьшение.- Номер и дата исправлений, внесённых в содержание корректировочного счёта-фактуры. Если строка 1а документа пуста, шестая графа не заполняется.
- Номер и дата документа, который подтверждает уплату НДС. Если документов несколько, их реквизиты разделяются точкой с запятой.
- Дата, принятия на учет, товаров, услуг, работ или имущественных прав.
- Наименование продавца по паспорту или учредительным документам организации. Если составлялся единый корректировочный счёт-фактура, то в девятой графе указывается уже покупатель (строка 3 выставленного документа).
Если же счёт-фактура была выставлена комиссионером или агентом, который осуществляет покупки от своего имени у двух или более лиц, то графа 9 не заполняется.
- ИНН и КПП продавца. Не заполняется, если счёт-фактура был выставлен комиссионером или агентом, работающим от своего имени с двумя или более лицами, или же по таможенным документам.
- Название посредника, который работает для покупателя, но от своего имени.
- ИНН и КПП лица, указанного в графе 11.
- Реквизиты таможенных деклараций. Графа не заполняется при оформлении корретировочного или исправленного счёта-фактуры. Также в этой графе отражаются сведения об отметке таможенного органа, проставляемой в установленном законодательстве случае.
- Название и код валюты.
- Стоимость, указанная в графе 9 по строке «Всего к оплате», включая и НДС.
- Сумма начисленного НДС по счёту-фактуре или разница по корректировочному документу. Указывается в рублях, причём полностью (с копейками).
Как отразить документы
Корректировочный
На то, как отражается корректировочный счет-фактура, нужно обратить особое внимание. Особенностью этого документа является то, что он составляется лишь с согласия покупателя. Поэтому данные о «первичке», подтверждающей такое согласие, отражаются в книге. Корректирующая счет-фактура не отображается в книге покупок, а фиксируется продавцом в случае уменьшения цены. В этом случае продавец «теряет» часть средств, «отдавая» их покупателю. Увеличение же фиксируется уже в аналогичном документе покупателя.
Внимание. В книге покупок корректировочный документ отражается, если изменение произошло в том же квартале.На аванс
Счёт на предварительную оплату фиксируется в книге у покупателя с кодом операции 02. Если же в счёт аванса была произведена отгрузка, то счёт-фактура на неё находит отражение в учётной книге покупок у продавца с кодом 22.
О том, чем отличается счёт на оплату от счёт-фактуры, можно узнать в этой статье, а подробнее о счёт-фактуре на аванс читайте здесь.
Возврат от покупателя
Если произошёл возврат товара от покупателя, то соответствующий документ в книге покупок продавца фиксируется по общим правилам с указанием кода операции 16.
Фиксируя возврат дополнительно указывается:
- Номер и дата счёта-фактуры.
- Собственные реквизиты продавца.
- Дата, когда товары приняты на учёт.
- Их стоимость.
- Сумма НДС.
Оформление
Форма книги покупок установлена разделом I приложения 4 к постановлению Правительства РФ №1127. Иные формы к применению не допускаются, и в случае нарушения правил заполнения ФНС не примет отражённые суммы к вычету по НДС.
Что делать, если поставщик не зафиксировал сделку?
Каждый счёт-фактура должен быть одновременно зафиксирован как в книге покупок, так и в книге продаж соответствующей стороны сделки. Однако возможны ситуации, когда контрагент по договору допустил у себя ошибку при ведении бухгалтерской документации и не отразил счёт-фактуру в книге продаж.
Что делать в этом случае, как исправить ошибку, можно ли заменить номер и дату – и лишится ли плательщик права на вычет? Согласно разъяснениям, данным ФНС, ошибка контрагента не должна привести к негативным последствиям для добросовестного плательщика НДС. Менять ничего не нужно. Однако в этом случае он должен подтвердить свою осмотрительность и реальность сделки.
Если не отразил счет-фактуру потребуется предоставить в ИФНС следующие документы:
- Подлинный экземпляр договора или его заверенную копию.
- Товарные накладные по осуществлённым поставкам. Когда выписывается накладная можно узнать тут.
- Платёжные документы.
При необходимости может потребоваться и выписка из ЕГРЮЛ. Обнаружив, что из-за ошибки второй стороны договора возникли претензии по размеру вычета со стороны налоговой, руководитель организации или ИП должен предоставить в адрес ИФНС письменные пояснения по данному факту или направить уточнённую декларацию в течение 5 рабочих дней. Он также должен приложить к ним перечисленные выше документы.
В том случае, если пояснения были приняты, меры ответственности будут применены только в отношении контрагента. Если же налоговая не согласна и считает сделку недобросовестной, обжаловать решение можно в вышестоящую инстанцию или прямо в суд.
Заключение
Хотя счёт-фактура и является основанием для вычета по НДС, этот вычет может быть применён лишь при правильном отражении документа в учётных книгах (покупок и продаж). Поэтому крайне важно соблюдать установленные правила учёта и отражать в них все данные по документам.