Важные нюансы оформления счета-фактуры на аванс: когда выписывается документ, какая проставляется дата?
Согласно 3 пункту правила 168 Налогового кодекса счета-фактуры выписываются в течение 5 дней с даты получения имущественных прав на товар, выполнения работы или получения аванса.
В случае отгрузки товаров таким днем считается дата, указанная в накладной или акте работ, а при получении аванса – день поступления средств. Позднее выписывать счет-фактуру законодательство запрещает, впрочем не накладывая санкций на нарушителей. Если счет-фактуру выписали до момента совершения сделки, то это может служить основанием для отказа в вычете по НДС, согласно письму Минфина №03-07 от 9.11.11.
Скрыть содержание
- Сроки выставления документа
- Как проставляются дата и номер?
- Когда оформляют – в течение 5 календарных или рабочих дней?
Должны ли совпадать даты выдачи авансового документа и акта выполненных работ? Что будет в случае несовпадения?- Заключение
Сроки выставления документа
Для начала рассмотрим, в каких случаях и когда именно нужно выставить счет-фактуру.
Составление документа необходимо для уменьшения суммы налога по 166 статье на основании 171 статьи НК РФ.Прежде всего, следует разъяснить, что право налогоплательщика на налоговый вычет получает при выполнении 3 условий. Условия для получения налогового вычета:
- Услуги, работы или товары приняты к учету.
- Объект сделки используется в облагаемой НДС деятельности.
- По объекту операции имеется счет-фактура.
Эти моменты указаны в 5 и 6 пункте статьи 169 НК РФ и являются основанием для налогового возмещения и вычета, тогда как сроки предписанные в 3 пункте являются рекомендательным требованием. Все налоговые вычеты на суммы налога, которые не противоречат 172 статье НК, принимаются на учет при наличии соответствующих документов. При соблюдении основного регламента по внесению в книгу покупок и хранению счетов-фактур дата составления не имеет существенного значения.
Основные нюансы заключаются в том, что дата не может проставляться до фактического совершения сделки и желательно находится в том же налоговом периоде, что и основная операция.
Как проставляются дата и номер?
Для составления счетов-фактур используются различные варианты датирования:
- датирование числом фактического оказания услуги, сдачи работы или отгрузки товара;
- указание более поздней даты, чем день оказания услуги;
- внесение в графу даты числа по истечении требуемого 5-ти дневного срока;
- счета-фактуры составлены до момента завершения сделки.
Самым предпочтительным способом датирования для продавца и покупателя будет указание во всех документах одного числа, что облегчает процедуру предоставления в налоговую и сверку с первичной документацией.В таком случае практически одновременно с осуществлением торговой операции наступает и право налогового вычета. На практике такой идеальный вариант часто не применяется из-за значительного документооборота предприятий и задержек в передаче налоговой документации между контрагентами.
Стандартной практикой оформления является соблюдение 5-тидневного срока. Это соответствует предписанию 168 статьи НК о том, что выставление счетов-фактур происходит не позднее 5 дней, считая с даты операции. При долгосрочном договоре аренды таким днем считается последний день оплачиваемого месяца.
Такой вариант считается неудобным арендатору, поскольку вычет он получает лишь через месяц, но по законодательству такая практика считается оптимальной. При междугородней торговле возможны ситуации, когда покупатель получает счета-фактуры с опозданием.
Иногда налоговые органы пытаются вменить это обстоятельство для обоснования отказа в вычете, но законодательные нормы гласят, что при соблюдении основных условий вычет производится. В случае споров аргументом послужит письмо Минфина №03-03-11/107 от 23.6.2004.
Следует помнить, что такая ситуация является нарушением, принимать требования статьи 54 НК по исправлению налоговых деклараций и по возможности предоставить доказательства невиновности, например дату штампа поступившей корреспонденции. Иногда происходят ситуации, когда после перечисления предоплаты покупатель просит сразу составить налоговые документы.
Такие действия до завершения сделки противоречат существующим нормам и более нежелательны, чем проволочки с составлением. 3 пункт 169 статьи указывает, что счета-фактуры составляются по совершенным операциям, а согласно 8 подпункту 1 пункта 6 статьи НК нормативные акты, составленные с нарушением требования к ним, являются недействительными.
Для продавца желательно составлять акт после сделки. Он не несет ответственности за соблюдение сроков заполнения, если иное не прописано в договоре, и единственной применимой санкцией будет штраф покупателя по 120 статье за грубое нарушение правил учета.
Разобраться в правилах заполнения различных счетов-фактур помогут следующие публикации наших экспертов:
- Что такое код и номер в документе?
- Что такое и как оформить счет-фактуру на возврат товара и оказание услуг?
- Какие реквизиты указываются в документах различных видов?
- Как выглядит бланк счет-фактуры и как грамотно его заполнить для обособленного подразделения?
- Можно ли выставлять счет-фактуру в валюте другой страны, где узнать код?
Когда оформляют – в течение 5 календарных или рабочих дней?
Счета-фактуры составляются в течение 5 календарных дней после передачи товаров по товарной накладной. Поэтому датой документа можно указывать:
- дату составления накладной;
- дату получения оплаты по работе или услуге;
- любой из 5 рабочих дней, следующий за этими датами.
Недопустимо выставлять счет-фактуру до момента фактического завершения сделки, поскольку это послужит основанием для отказа покупателю в вычете.Больше информации о сроках выставления счета-фактуры покупателю найдете в этом материале.
Дату получения счета-фактуры, полученного позже выписки, можно не подтверждать согласно постановлению ФАС №А81-4911/2012 от 7.10.2013. Подать заявку на вычет можно в течение 3 лет после совершения операции. По пункту 2 статьи 173. С 1.1.2015 этот момент подтвержден также пунктом 1.1 статьи 172 НК РФ.
Должны ли совпадать даты выдачи авансового документа и акта выполненных работ?
В случаях просрочки по вине любой стороны или почтовой организации можно предъявить НДС в период поступления запоздавшего счета-фактуры или уточнить поданную декларацию. Финансовое ведомство рекомендует использовать первый вариант, о чем неоднократно разъясняло в письмах.
С точки зрения налоговой службы задержки в подаче заявки на вычет для нее даже желательны, поскольку происходит естественное покрытие бюджета нарушителем от инфляции. Опоздания в составлении счета-фактуры несистематического характера не несут последствий.
Во избежание неприятных ситуаций с просрочкой получения счета-фактуры от продавца рекомендуется прописать этот момент в договоре поставки, поскольку по закону ответственность за своевременность составления несет только покупатель по ст.120 НК РФ.
Что будет в случае несовпадения?
Ошибки счетов-фактур в нумерации и датировании можно не исправлять, поскольку они не являются критичными и не мешают вычету, согласно письму Минфина №03-07-09/42466 от 11.10.2013. Нарушение правил в нумерации и датировании ни для продавца, ни для покупателя не несут последствий, и такие документы являются действительными, если составлены согласно основным требованиям.
Несовпадения не мешают идентификации при проверке, и инспектор не имеет права вменять за них санкции.Заключение
Итак, мы рассмотрели, когда и какой датой выдается документ, каковы сроки его предоставления. Важным нюансом по составлению счета-фактуры на аванс является то, что если предоплата внесена в том же квартале, в котором сделка была завершена, то по итогам налогового периода аванс предоплатой не являлся, о чем сказано в постановлении ВАС РФ № 17397/11 от 16.1.2012. В остальных случаях достаточно руководствоваться основными требованиями при заполнении счета-фактуры и избегать «грубых нарушений правил учета» по 120 статье НК, которые вскроются в конце налогового периода.
