В каких случаях нужен приказ на подписание счетов-фактур, что он гарантирует, кем и как составляется?

На многих предприятиях довольно часто встает необходимость в разработке приказа о делегировании права подписи тех или иных документов, в том числе и счет фактур.

Настоящая статья поможет разобраться читателю в данном вопросе, а также продемонстрирует правильный порядок составления и оформления такого рода документов.

Скрыть содержание

• В каком случае необходим?
• Что он гарантирует?
• Приказ или доверительный документ?
• Ответственный за составление
• Содержание
• Как написать?
• Особенности оформления

В каком случае необходим?

Зачастую на предприятиях обстоятельства складываются таким образом, что представители руководящего состава вынуждены отсутствовать по самым разнообразным причинам:

• деловая встреча с партнёрами;
• посещение госучреждений;
• переговоры с поставщиками и т.д.

При этом подпись текущей документации не терпит отлагательств. Такую ситуацию необходимо предвидеть и заблаговременно издать распоряжение о делегировании права подписи того или иного вида документов другим лицам.

Таким образом, бумага, устанавливающая право подписи счетов – фактур, нужна в том случае, когда встает необходимость в делегировании данных полномочий конкретному лицу или группе лиц, у которых, согласно должностным инструкциям, данное право отсутствует.

Что он гарантирует?

Следует отметить, что приказ о предоставлении права подписи гарантирует законность и правомерность подписания счетов – фактур лицом, за которым не закреплено данное право на законодательном уровне. При этом она имеет такую же юридическую силу, как и документ, подписанный руководителем и главным бухгалтером, и не может являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

Приказ или доверительный документ?

Как уже было отмечено ранее, налоговым законодательством предусмотрено два способа передачи права подписи счет фактур:

1. приказом;
2. доверенностью.

Следует отметить, что приказ используется в том случае, если данные полномочия передаются сотруднику хозяйствующего субъекта. Если же речь идет о стороннем человеке, которому делегируется право подписи первичной документации (например, курьер должен забрать выписку из банка), то, соответственно, необходимо составить доверенность.

Кроме того, использовать приказ целесообразно в тех случаях, если речь идет о подписании внутренних документов. Однако если документацию необходимо подписать, а затем передать за пределы организации, то тогда рекомендуется составлять доверенность.

На практике зачастую возникают вопросы, каким именно документом воспользоваться при возникновении необходимости делегировать право подписи счет фактур. Для того, чтобы ответить на данный вопрос, вначале необходимо разобраться в природе и назначении счет-фактуры.

Итак, счет-фактура представляет собой налоговый документ, который выписывается продавцом и направляется в адрес покупателя, после окончательного приема товаров или услуг. Данный документ служит основанием для налогового вычета по НДС.

Таким образом, в случае возникновения необходимости делегировать право подписания счетов – фактур, целесообразно составить соответствующую доверенность на конкретное лицо.

Ответственный за составление

На предприятии, составлением различных распоряжений, в том числе и о делегировании права подписи счетов-фактур, может заниматься любой специалист, на которого возложена такая обязанность согласно должностным инструкциям.

В крупных организациях подготовкой таких документов, как правило, занимаются специалисты кадровой службы или юридического отдела. Если же предприятие маленькое, то приказ может быть разработан секретарем руководителя.

Содержание

Приказ на подписание счетов – фактур должен включать следующую информацию:

1. «Шапку» документа.
2. Номер и название, дату утверждения, а также место составления.
3. «Тело» документа (более детально данный пункт будет освещен ниже).
4. Приложения.
5. Подпись руководителя организации.
6. Список лиц, которые должны ознакомиться с данным документом и поставить свою подпись.

Как написать?

Порядок составления можно представить в виде следующей инструкции, содержащей конкретные примеры:

1. Необходимо составить «шапку» документа. Как правило, тут указывается полное наименование юридического лица.
   СПРАВКА. Если у организации есть фирменный бланк, то подготовить приказ можно на нем. В данном случае составлять шапку документа не понадобится, так как она уже имеется на нем.

   Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Акватир»».

2. Необходимо указать регистрационный номер и дату утверждения приказа, его название, а также место составления.

   Следует помнить, что датой приказа является день, когда данный документ был подписан руководителем.

   Пример: « ПРИКАЗ №23 о передаче права подписи счетов – фактур г. Москва 20 февраля 2018 года».

3. Далее следует приступить к основному содержанию документа, которое должно включать:
   • Ссылку на норму законодательства, в соответствии с которой разрабатывается распоряжение.
   • ФИО и должность лица, которому делегируется право подписи счетов-фактур за генерального директора.
   • ФИО и должность лиц, которым делегируется право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера.
   • ФИО и должность лица, которое обязано ознакомить, упомянутых выше сотрудников, с данной бумагой.
   • ФИО и должность лица, на которого возлагается контроль над исполнением приказа.

   Пример: «С целью своевременного выставления счетов-фактур контрагентам, а также в соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ,

   ПРИКАЗЫВАЮ:

   1. Право подписи счетов-фактур за генерального директора, предоставить заместителю генерального директора – Орлову И.М.
   2. Право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера, предоставить специалистам бухгалтерии, указанным в приложении к настоящему Приказу.
   3. Начальнику канцелярии Скакун Е.Ф. до 25 февраля 2018 года ознакомить с настоящим Приказом сотрудников, указанных в пункте 1 и 2.
   4. Контроль над исполнением настоящего Приказа поручить начальнику отдела кадров – Спиридовой Е.Л.».

4. Указывается список приложений. Как правило, приложения могут понадобиться в том случае, если право подписи счетов-фактур делегируется целой группе лиц.

   Пример: «Приложение: Список специалистов бухгалтерии, которым в соответствии с Приказом № 23 от 20.02.18 года, предоставляется право подписи счетов-фактур за главного бухгалтера».

5. В конце документа обязательно должна стоять подпись генерального директора, а также лиц, ознакомившихся с документом.

• Скачать бланк приказа на подписание счетов-фактур
• Скачать образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Особенности оформления

Следует отметить, что в настоящее время нет единого шаблона, согласно которому следует составлять приказ. Тем не менее, при разработке данного документа необходимо придерживаться следующих правил:

• документ оформляется на бумаге формата А4;
• содержание должно быть кратким, четким и лаконичным;
• допускается только деловой стиль письма;
• недопустимо наличие грамматических и лексических ошибок;
• обязательно должны быть проставлены все необходимые реквизиты (название организации, регистрационные данные и т.д.).

Касательно печати юридического лица, следует отметить, что она в данном случае необязательна, так как этот документ является внутренним. Печать понадобиться только в том случае, если делается копия приказа.

Таким образом, распоряжение на подписание счетов-фактур является неотъемлемой составляющей внутреннего документооборота любой организации. В связи с этим необходимо уметь его грамотно составлять и оформлять.