Основные виды и реквизиты счета-фактуры. Что можно менять в этом документе?

При ведении бухгалтерского учета каждый факт хозяйственной деятельности должен быть подтвержден и зафиксирован документально. Если какое-либо событие не было отражено в специально утвержденном для этого документе, это говорит о неправильном ведении бухучета или намеренном сокрытии факта хозяйственной деятельности руководством предприятия.

Как правило, такие моменты раскрываются во время налоговой проверки, поэтому, чтобы обезопасить ведение своего бизнеса, рекомендуется выполнять требования, законодательно установленные для организации бухучета, и правильно оформлять все документы.

Скрыть содержание

• Что это такое?
• Какая основная форма утверждена правительством?
• Графы, которые должны быть в документе
На продажу      Корректировочном     Авансовом    
• Какие из них обязательны к заполнению?
• Можно ли удалять или добавлять новые строки?
• Полезное видео
• Заключение

Что это такое?

Согласно ст. 169 НК РФ, счет-фактура – это документ, который служит основанием для принятия покупателем от продавца товара, услуг, работ, или имущественных прав налоговых сумм к вычету.

Счет-фактура выставляется в электронном или бумажном виде: в первом случае у обеих сторон сделки должны иметься совместимые технические средства и возможности для приема и обработки счетов-фактур.

Если после составления документа выявились неточности в нем, а именно: произошло изменение стоимости выполненных услуг, отгруженного товара или их объем, количество в сторону уменьшения, тогда продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру (в соответствии с ФЗ № 245-ФЗ от 19.07.2011г.).

Корректировочный документ помогает сделать пересчет с учетом ошибок и неточностей, которые были допущены в прошлые годы.

Таким образом, целью этого документа, являются:

• подтверждение факта выполнения работы или поставки товара;
• подтверждение суммы выплаченного НДС с возможностью его дальнейшего зачета.

Какая основная форма утверждена правительством?

Счет-фактура – это документ строго установленного образца. Форма бланка счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость”, разработанного в соответствии с НК РФ.

В 2017 году уже вышло две редакции этого Постановления: № 625 от 25.05.2017г и № 981 от 19.08.2017г., в соответствии с которыми форма бланка была видоизменена.

Постановлением Правительства РФ № 1137 утверждаются правила заполнения:

1. Счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
2. Корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
3. Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
4. Книги покупок.
5. Книги продаж.

Графы, которые должны быть в документе

Каждое поле заполненного счета-фактуры проверяется инспекторами ИФНС во время выездных или встречных проверок.

При наличии грубых ошибок, свидетельствующих об искаженных фактах хозяйственной деятельности, на организацию могут наложить штрафные санкции.

Форма каждого счета-фактуры состоит из строк и граф с нумерацией и буквенным обозначением.

На продажу

В документе на продажу используются строки:

• 1 с указанием порядкового номера и даты составления документа. Номер присваивается в индивидуальном хронологическом порядке, а если у организации есть обособленное подразделение, реализующее товары (услуги, имущественные права), используется разделительная черта “/” (больше информации о правилах заполнения документа обособленными подразделениями найдете тут).
• 1а используется для указания порядкового номера и даты внесения исправления в документ. До внесения каких-либо исправлений в этой строке ставится прочерк.
• 2 – указывается наименование продавца(юридического лица, Ф.И.О. индивидуального предпринимателя).
• 2а – указывается адрес продавца – юридического лица в соответствии с ЕГРЮЛ или индивидуального предпринимателя в соответствии с записью в ЕГРИП.
• 2б – заполняется ИНН, а также КПП налогоплательщика.
• 3 – полное или сокращенное наименование грузоотправителя. При совпадении продавца и грузоотправителя строка заполняется словами “он же”, при выполнении работ (услуг) – ставится прочерк.
• 4 – полное или сокращенное наименование грузополучателя(как в учредительных документах), его адрес.
• 5 – указываются реквизиты платежного поручения или кассового чека, если был получен авансовый платеж от покупателя.
  СПРАВКА. Если счет-фактура выписывается в день получения авансового платежа, в строке 4 ставится прочерк.
• 6 – полное или сокращенное наименование покупателя, которое указано в учредительных документах.
• 6а – указывается адрес покупателя в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП (до 01.10.2017г. адрес нужно было указывать, как в учредительных документах).
• 6б – указывается ИНН, а также КПП покупателя.
• 7 – вносится наименование валюты и ее код в соответствии с Общероссийским классификатором валют (о том, можно ли выставлять счет-фактуру в валюте другой страны, где узнать и отобразить такой код, читайте тут).
• 8 – указывается идентификационный номер государственного контракта на поставку товаров, работ, услуг или договора о предоставлении юрлицу субсидий из федерального бюджета в соответствии с ред. Постановления Правительства РФ №625 от 25.05.2017г. Если организация таких контрактов не имеет, в строке 8 ставится прочерк.

В счет-фактуре на продажу используются следующие графы:

• 1 с наименованием поставляемого товара или услуги.
• 1а – указывается код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС. Если организация не вывозит товары за пределы РФ, в графе ставится прочерк.
• 2 и 2а – указывается код и условное обозначение единицы измерения в соответствии с ОКЕИ. Если их нет, ставится прочерк.
• 3 – количество отгруженного товара или прочерк.
• 4 – цена за единицу товара или тариф на оказанные услуги без учета НДС, при отсутствии показателя ставится прочерк.
• 5 – указывается стоимость всего объема оказанных услуг или количества товара без НДС.
• 6 – указывается сумма акциза, если продается безакцизный товар, вносится запись “Без акциза”.
• 7 – указывается налоговая ставка. Если отпускается товар без НДС, вносится соответствующая запись ( п.5 ст.168 НК РФ).
• 8 – сумма НДС, предъявляемая покупателю, исходя из налоговой ставки.
• 9 – вносится стоимость общего количества отгруженных товаров или оказанных слуг с учетом НДС.
• 10 и 10а – для товаров, произведенных не на территории РФ, указывается код и наименование страны происхождения продукции.
• 11 – вносится запись с регистрационным номером таможенной декларации для товаров, выпущенных не на территории РФ.

Корректировочном

Форма содержит следующие строки:

• 1 – номер в общем хронологическом порядке и дата документа.
• 1а – номер внесенного исправления и его дата.
• 1б – номер и дата документа (или нескольких документов), к которым составляется корректировочный счет-фактура, а также дата их исправления.
• строки 2, 2а и 2б заполняются в соответствии с информацией, внесенной в эти же строки счета-фактуры, к которой составляется корректировочный документ.
• в строки 3, 3а и 3б вносятся данные о наименовании, месте нахождения, ИНН и КПП покупателя.
• 4 – наименование и код валюты.
• 5 – идентификатор государственного контракта или договора.

Графа 1 корректировочного документа заполняется в соответствии с наименованием товаров, работ, услуг, указанных в этой же графе в счет-фактуре на корректировку. Графа 1б заполняется кодом вида товара по единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС.

Сведения указываются в строках под буквенными обозначениями:

• А – до изменения.
• Б – после изменения.
• В – увеличение.
• Г – уменьшение (стоимости, количества).

В итоговых строках (их две) указывается сумма строк В или Г. Кроме того, документ содержит сведения об изменении стоимости отпущенного товара или выполненной услуги без НДС и с НДС, а также разницу между величиной налогов.

Авансовом

При отражении поступившего аванса разработана та же форма счета-фактуры, что и для реализации. Оформлении авансового счета-фактуры имеет несколько отличий:

1. Отсутствуют данные грузоотправителя и грузополучатея.
2. Обязательно указываются реквизиты платежного документа на аванс в соответствующей строке.
3. При 100% предоплате указываются единица измерения, количество и цена товара, при частично внесенной оплате эти данные отсутствуют.

Авансовый счет-фактура составляется при наличии ставки для расчета по НДС 18% или 10%. Если товар не облагается НДС или ставка равна 0%, этот документ не составляется.

Больше информации о правилах заполнения авансового счета-фактуры найдете в нашем специальном материале.

Какие из них обязательны к заполнению?

Обязательные реквизиты, ошибки в которых являются “опасными”:

• те, которые помогают идентифицировать обе стороны сделки как налогоплательщиков: наименование, Ф.И.О. продавца и покупателя;
• юридический адрес обеих сторон, указанный в учредительных документах (указание фактического адреса является ошибкой);
• ИНН и КПП сторон;
• сведения об отправителе и получателе груза (если это одно и то же лицо, необходимо наличие пометки “он же”);
• подпись руководителя;
• объем и стоимость отпущенного товара;
• тип товара и налоговая ставка;
• реквизиты платежного документа по предоплате.

Вышеперечисленные реквизиты обязательны для заполнения, но если в них указаны неточности, ИФНС может принять НДС к вычету, если ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки, а также наименование товара, работ (услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму НДС.

Некоторые реквизиты считаются дополнительными (они регламентируются гл. 21 НК РФ). К ним относятся: единица измерения товара, которая может отсутствовать, а также дополнительные сведения, которые необходимы сторонам сделки и указываются по желанию продавца.

Можно ли удалять или добавлять новые строки?

В соответствии с п. 9 Постановления Правительства РФ № 1137, налогоплательщик вправе вносить дополнительную информацию в дополнительные графы и строки счета-фактуры, но при долнении регламентированная форма документа должна сохраниться.

Это может вызвать спорные вопросы. Удалять графы и строки с обязательной информацией нельзя.

Полезное видео

Посмотрите видео об обязательных реквизитах различных счетов-фактур:
https://youtu.be/eE20TyLRAbE

Заключение

Чтобы обезопасить себя и своих контрагентов, следует выставлять счета-фактуры и проверять их форму в соответствии с требованиями НК РФ. Зная, какие обязательные реквизиты должны присутствовать и каким образом они заполняются, можно быть уверенным в правильности составления документа.