Как выглядит образец счет-фактуры? Каковы правила и порядок заполнения платежно-расчетного документа?

Практически каждый бухгалтер делал ошибки в заполнении счет-фактуры. А в бешеном ритме работы сложно следить за новыми изменениями в законе.

Вся актуальная информацию, правила и порядок заполнения счет-фактуры, а также разберем все подводные камни и сложности в заполнении подобных документов (ниже можно бесплатно скачать бланк и пример заполнения в excel). Ответим на все самые популярные вопросы по теме.

Скрыть содержание

• Графы платежно-расчетного документа
• Порядок оформления
• Обязательные реквизиты
• Где можно найти правила ведения документа?
• Инструкция по заполнению
• Часто встречающиеся ошибки и борьба с ними

Графы платежно-расчетного документа

В счет-фактуре содержится одиннадцать столбцов, некоторые из которых подразделяются на две подграфы.

• 1 – название товара, услуги, которые поставляет или предоставляет Продавец (как оформить счет-фактуру на услуги?).
• 2 – единица меры товара.
• 2а – код товара, услуги, согласно ОКЕИ, который утвержден Постановлением Госстандарта № 366 (какие коды есть в счет-фактуре?).
• 3 – численность или кубатура товаров, или услуг.
• 4 – цена продукции в количестве одного экземпляра.
• 5 – общая стоимость за все количество продукции без НДС.
• 6 – общая стоимость акцизного сбора. Если товар является не подакцизным, то ставят пометку “без акциза”.
• 7 – тариф налога.
• 8 – тариф налога, который предъявляют Контрагенту.
• 9 – общая сумма данной продукции, которая включает налог и все доплаты.
• 10 – код страны, которая изготовила товар.
• 10 а – краткое название страны из п. №10.
• 11 – номер таможенной декларации.

Порядок оформления

Каждая строка имеет свое название и назначение, которые должны быть заполнены.

• 1 – последующий номер и дата создания документа.
• 1а – последующий номер откорректированного документа, если таковой был.
• 2 – полное или краткое название, или имя Покупателя.
• 2а – местоположение Продавца.
• 2б – ИНН Продавца и код постановки на учет.
• 3 – точное или краткое название Грузоотправителя.
• 4 – точное или краткое название Грузополучателя.
• 5 – номер чека или другого платежного документа.
• 6 – полное или краткое название Покупателя.
• 6а – местоположение Покупателя.
• 6б – ИНН Покупателя и код постановки на учет.
• 7 – валюта, которая соответствует стоимости каждой позиции – одинаковая для всего наименования (можно ли выставлять документ в валюте другой страны?).
• 8 – определитель государственного договора на поставку продукции.

Добавочные пункты:

Всего к оплате – рассчитывается общая сумма графы №9.

Подписи:

1. начальника и главбуха (уполномоченного сотрудника);
2. индивидуального предпринимателя и данные о регистрации ИП.

Обязательные реквизиты

Статья 169 НК РФ регулирует обязательное наполнение данными следующие пункты:

• Строки: 1, 2, 2а, 2б, 3, 4, 6, 6а, 6б, 7.
• Графы: 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
• Также обязательна к заполнению строчка “Всего к оплате” и подписи. В зависимости от формы управления (ИП или ООО/ЗАО/ОАО) ставят подписи в той или иной строке.
• В пункте подпись, помимо нее, пишут расшифровку через разделительную черту – фамилия и инициалы. Заполнение этого реквизита является неверным только с заполнением электронной подписи. “Ручная” подпись руководителя или уполномоченного лица необходима.

Об основных и обязательных реквизитах мы писали в отдельной статье.

Где можно найти правила ведения документа?

Как правильно заполняется счет-фактура новой формы в exel или в ворде, когда оформляется? Шаблоны счет-фактур и правила их заполнения регулируются Постановлением РФ №1137. Необходимо отслеживать актуальность документов, согласно законам, так как правительство регулярно вносит корректировки. Неправильное оформление счет-фактуры ведет к препятственным отношениям с налоговой инспекцией. Возможен отказ в вычете налогов.

Так, согласно Постановлению РФ № 625 с 01.07.2017 в форму введены корректировки в виде еще одной строки “Идентификатор гос.соглашения”. Закон вступил в силу с 01.08.2017.

Инструкция по заполнению

Для правильного составления счет-фактуры существуют свои требования к оформлению. Каждый пункт и столбец имеют свои особенности и нюансы заполнения. Все это регулируется Постановлением РФ №1137. Ниже описаны строки и графы, в которых чаще всего допускаются ошибки.

Чтобы их избежать, стоит трижды проверять документ. В первый раз проверяют правильность заполнения строк с суммой, во второй раз проверяют данные на достоверность, в третий раз – на наличие всех подписей, номеров и дат.

Строки:

1. Нумерация и дата СФ. В программе 1С нумерация документа формируется автоматически. Документ можно заполнить вручную. Дополнительные офисы могут дополнительно нумеровать счет-фактуру цифрами или буквами через разделительную черту.

   Номер документа регулируется только внутри организации. Он может быть как от начала существования компании, так и обнуляться каждый месяц, квартал или полугодие.

2. После слова “от” пишут дату создания.
3. Нумерация и дата корректировки. Этот пункт нумеруют цифрой предыдущего документа, который подлежит корректировке. Если счет-фактура не исправленный и формируется впервые, то ставят прочерк.
4. Данные продавца. Налоговый агент указывает точное или краткое имя Продавца по договору с лицом, который обязуется контролировать оплату налога. В случае создания счет-фактуры филиалом, необходимо указывать ИНН главного офиса.
5. Если товар приобретает посредник, то указывают полное имя частного предпринимателя. Данные ИНН в этом случае должны принадлежать непосредственному Покупателю.
6. Грузоотправитель и грузополучатель. Если продавец является грузоотправителем, то пишут “он же”. Если же Грузоотправитель – другая фирма, то указывают почтовый адрес фирмы.
7. В пункте Грузополучатель пишут точное или краткое название организации, которая получает продукцию и ее почтовый адрес. При формировании документа на услуги, которые были предоставлены ранее, в этом пункте ставят прочерк.

   В случае создания счет-фактуры контрагентом, который выставляет агенту, реализующему двум и более покупателям товары, пишут точные или краткие названия Грузополучателей, адреса их местоположения через точку с запятой.

8. К платежно-расчетному документу. Этот пункт заполняют в следующих ситуациях:
   • при внесении предоплаты в безналичной форме ставят прочерк;
   • при отгрузке после оплаты аванса пишут данные платежки Покупателя (как и когда заполнить счет-фактуру на аванс?);
   • если оплату вносят наличными, то указывают номер кассового чека.
9. Валюты. Необходимо указать валюту, которая принадлежит всем номенклатурным позициям документа. Валюта должна быть едина для всех товаров или услуг. Код пишут согласно ОКВ, который регулирует Постановление №405-ст.

Столбцы:

1. Единица измерения. Величины фиксированных размеров указаны в ОКЕИ. В создании документа используют только их. Величины регламентирует Постановление Госстандарта №366.
2. Код. Его также регулирует Госстандарт. Первый столбец содержит код к каждой единице.
3. Объем. Здесь стоит указать общее количество единиц данной позиции. При отсутствии ничего писать не нужно.
4. Цена за ед. изм. Обозначают цену одной единицы товара или услуги. В случае отсутствия 1С ставит прочерк, вручную этого делать не нужно.
5. Сумма акциза. Указывают общую цену показателя. При отсутствии такового ставят прочерк.
6. Налоговая ставка. Если налогоплательщик освобожден от обязанности вносить сборы, то пишут фразу “без НДС”. При необходимости нужно вписать нужную цифру.
   • 0% – для экспортных товаров;
   • 10% – для льготной продукции;
   • 18% – остальные случаи.
7. Cумму налога. Это сумма НДС, которую предоставляют Покупателю. Рассчитывают данный показатель, исходя из количества или объема номенклатурной позиции. Если ставка продукции отсутствует, то пишут фразу “без НДС”.
8. Страна происхождения и цифровой код. Данная графа подразумевает указание страны – производителя, если продукция изготовлена за пределами РФ. Код страны есть в общероссийском классификаторе стран мира.
9. Таможенная декларация. Пункт заполняют только для продукции, произведенной за пределами РФ.
   ВАЖНО! ГТД нужно оформлять только в том случае, когда товар произведен за пределами РФ.

Далее в статье Вы сможете ознакомиться с заполненным документом.

• Скачать бланк счет-фактуры
• Скачать образец счет-фактуры

Часто встречающиеся ошибки и борьба с ними

Даже самый опытный бухгалтер может допустить ошибку в оформлении счет-фактуры. Такие ситуации чреваты проблемами с налоговыми органами. Но если в процессе проверки найдена ошибка, то ее можно исправить.

• Наименование. Самая распространенная ошибка – это неверное название фирмы, ее адреса или ИНН. Оно всегда должно соответствовать учредительным документам. Не дописали букву или символ – это уже искажает идентификацию организации.
• Номенклатура. Указывают только название. Часто у продукции есть артикул и дополнительные данные, которые заявлены на Складе. Это влечет за собой неправильное списание товаров, что отражается на проведении инвентаризации.
• Стоимость и сумма. Неверно указанная сумма – недопустимая ошибка.
• НДС. Бывает так, что на определенный товар указана определенная ставка. Если ее не указать или исказить, то в дальнейшем налоговый орган может отказать в вычете.
• Валюта. Иногда неверно указывают валюту или неправильный код. Это сильно отражается на общей сумме.
• Подписи и печати. Ставить подпись и печать может только уполномоченное лицо. Эти данные обязательны при заполнении счет-фактуры.
• Номер платежки. Обязательно стоит указать номер платежки, если была предоплата.

Подкорректировать можно вручную и, если документ еще не распечатан, то в программе.

В распечатанном документе, необходимо ручкой в виде прямой линии зачеркнуть ошибочно проставленные данные, сверху написать верные. После чего документ должен быть заверен руководителем при помощи подписи и надписи “Исправлено” или “Исправленному верить”. Эту фразу можно писать вручную или ставить печать.

Счет-фактуры, которые оформлены комбинированно (вручную и на компьютере), но соответствуют всем требованиям, допустимы.

Все исправления должны быть одинаковы в обоих экземплярах. Иначе при проверке организацию могут заподозрить в подделке документов.

Порой совершенно нет времени на перепроверку документа. Поэтому, небольшая заметка на стикере и регулярная проверка законов на актуальность послужит прекрасным инструментом для избежания ошибок.