Как выглядит образец счет-фактуры? Каковы правила и порядок заполнения платежно-расчетного документа?
Практически каждый бухгалтер делал ошибки в заполнении счет-фактуры. А в бешеном ритме работы сложно следить за новыми изменениями в законе.
Вся актуальная информацию, правила и порядок заполнения счет-фактуры, а также разберем все подводные камни и сложности в заполнении подобных документов (ниже можно бесплатно скачать бланк и пример заполнения в excel). Ответим на все самые популярные вопросы по теме.
Скрыть содержание
- Графы платежно-расчетного документа
- Порядок оформления
- Обязательные реквизиты
- Где можно найти правила ведения документа?
- Инструкция по заполнению
- Часто встречающиеся ошибки и борьба с ними
Графы платежно-расчетного документа
В счет-фактуре содержится одиннадцать столбцов, некоторые из которых подразделяются на две подграфы.
- 1 – название товара, услуги, которые поставляет или предоставляет Продавец (как оформить счет-фактуру на услуги?).
- 2 – единица меры товара.
- 2а – код товара, услуги, согласно ОКЕИ, который утвержден Постановлением Госстандарта № 366 (какие коды есть в счет-фактуре?).
- 3 – численность или кубатура товаров, или услуг.
- 4 – цена продукции в количестве одного экземпляра.
- 5 – общая стоимость за все количество продукции без НДС.
- 6 – общая стоимость акцизного сбора. Если товар является не подакцизным, то ставят пометку “без акциза”.
- 7 – тариф налога.
- 8 – тариф налога, который предъявляют Контрагенту.
- 9 – общая сумма данной продукции, которая включает налог и все доплаты.
- 10 – код страны, которая изготовила товар.
- 10 а – краткое название страны из п. №10.
- 11 – номер таможенной декларации.
Порядок оформления
Каждая строка имеет свое название и назначение, которые должны быть заполнены.
- 1 – последующий номер и дата создания документа.
- 1а – последующий номер откорректированного документа, если таковой был.
- 2 – полное или краткое название, или имя Покупателя.
- 2а – местоположение Продавца.
- 2б – ИНН Продавца и код постановки на учет.
- 3 – точное или краткое название Грузоотправителя.
- 4 – точное или краткое название Грузополучателя.
- 5 – номер чека или другого платежного документа.
- 6 – полное или краткое название Покупателя.
- 6а – местоположение Покупателя.
- 6б – ИНН Покупателя и код постановки на учет.
- 7 – валюта, которая соответствует стоимости каждой позиции – одинаковая для всего наименования (можно ли выставлять документ в валюте другой страны?).
- 8 – определитель государственного договора на поставку продукции.
ВАЖНО! Названия и реквизиты должны соответствовать официальным документам, подтверждающим существование организации с этими данными.Добавочные пункты:
Всего к оплате – рассчитывается общая сумма графы №9.
Подписи:
- начальника и главбуха (уполномоченного сотрудника);
- индивидуального предпринимателя и данные о регистрации ИП.
Обязательные реквизиты
Статья 169 НК РФ регулирует обязательное наполнение данными следующие пункты:
- Строки: 1, 2, 2а, 2б, 3, 4, 6, 6а, 6б, 7.
- Графы: 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
- Также обязательна к заполнению строчка “Всего к оплате” и подписи. В зависимости от формы управления (ИП или ООО/ЗАО/ОАО) ставят подписи в той или иной строке.
- В пункте подпись, помимо нее, пишут расшифровку через разделительную черту – фамилия и инициалы. Заполнение этого реквизита является неверным только с заполнением электронной подписи. “Ручная” подпись руководителя или уполномоченного лица необходима.
Об основных и обязательных реквизитах мы писали в отдельной статье.
Где можно найти правила ведения документа?
Как правильно заполняется счет-фактура новой формы в exel или в ворде, когда оформляется? Шаблоны счет-фактур и правила их заполнения регулируются Постановлением РФ №1137. Необходимо отслеживать актуальность документов, согласно законам, так как правительство регулярно вносит корректировки. Неправильное оформление счет-фактуры ведет к препятственным отношениям с налоговой инспекцией. Возможен отказ в вычете налогов.
Так, согласно Постановлению РФ № 625 с 01.07.2017 в форму введены корректировки в виде еще одной строки “Идентификатор гос.соглашения”. Закон вступил в силу с 01.08.2017.
СОВЕТ! Рекомендовано регулярно проводить обучение специалистов по наполнению данными счет-фактуры. Обучение новых сотрудников, имеющих полученный опыт работы, также обязательно.Инструкция по заполнению
Для правильного составления счет-фактуры существуют свои требования к оформлению. Каждый пункт и столбец имеют свои особенности и нюансы заполнения. Все это регулируется Постановлением РФ №1137. Ниже описаны строки и графы, в которых чаще всего допускаются ошибки.
Чтобы их избежать, стоит трижды проверять документ. В первый раз проверяют правильность заполнения строк с суммой, во второй раз проверяют данные на достоверность, в третий раз – на наличие всех подписей, номеров и дат.
Строки:
- Нумерация и дата СФ. В программе 1С нумерация документа формируется автоматически. Документ можно заполнить вручную. Дополнительные офисы могут дополнительно нумеровать счет-фактуру цифрами или буквами через разделительную черту.
Номер документа регулируется только внутри организации. Он может быть как от начала существования компании, так и обнуляться каждый месяц, квартал или полугодие.
- После слова “от” пишут дату создания.
- Нумерация и дата корректировки. Этот пункт нумеруют цифрой предыдущего документа, который подлежит корректировке. Если счет-фактура не исправленный и формируется впервые, то ставят прочерк.
- Данные продавца. Налоговый агент указывает точное или краткое имя Продавца по договору с лицом, который обязуется контролировать оплату налога. В случае создания счет-фактуры филиалом, необходимо указывать ИНН главного офиса.
- Если товар приобретает посредник, то указывают полное имя частного предпринимателя. Данные ИНН в этом случае должны принадлежать непосредственному Покупателю.
- Грузоотправитель и грузополучатель. Если продавец является грузоотправителем, то пишут “он же”. Если же Грузоотправитель – другая фирма, то указывают почтовый адрес фирмы.
- В пункте Грузополучатель пишут точное или краткое название организации, которая получает продукцию и ее почтовый адрес. При формировании документа на услуги, которые были предоставлены ранее, в этом пункте ставят прочерк.
В случае создания счет-фактуры контрагентом, который выставляет агенту, реализующему двум и более покупателям товары, пишут точные или краткие названия Грузополучателей, адреса их местоположения через точку с запятой.
- К платежно-расчетному документу. Этот пункт заполняют в следующих ситуациях:
- при внесении предоплаты в безналичной форме ставят прочерк;
- при отгрузке после оплаты аванса пишут данные платежки Покупателя (как и когда заполнить счет-фактуру на аванс?);
- если оплату вносят наличными, то указывают номер кассового чека.
- Валюты. Необходимо указать валюту, которая принадлежит всем номенклатурным позициям документа. Валюта должна быть едина для всех товаров или услуг. Код пишут согласно ОКВ, который регулирует Постановление №405-ст.
Почтовый адрес – это фактическое местонахождение контрагента.Столбцы:
- Единица измерения. Величины фиксированных размеров указаны в ОКЕИ. В создании документа используют только их. Величины регламентирует Постановление Госстандарта №366.
- Код. Его также регулирует Госстандарт. Первый столбец содержит код к каждой единице.
- Объем. Здесь стоит указать общее количество единиц данной позиции. При отсутствии ничего писать не нужно.
- Цена за ед. изм. Обозначают цену одной единицы товара или услуги. В случае отсутствия 1С ставит прочерк, вручную этого делать не нужно.
- Сумма акциза. Указывают общую цену показателя. При отсутствии такового ставят прочерк.
- Налоговая ставка. Если налогоплательщик освобожден от обязанности вносить сборы, то пишут фразу “без НДС”. При необходимости нужно вписать нужную цифру.
- 0% – для экспортных товаров;
- 10% – для льготной продукции;
- 18% – остальные случаи.
- Cумму налога. Это сумма НДС, которую предоставляют Покупателю. Рассчитывают данный показатель, исходя из количества или объема номенклатурной позиции. Если ставка продукции отсутствует, то пишут фразу “без НДС”.
- Страна происхождения и цифровой код. Данная графа подразумевает указание страны – производителя, если продукция изготовлена за пределами РФ. Код страны есть в общероссийском классификаторе стран мира.
- Таможенная декларация. Пункт заполняют только для продукции, произведенной за пределами РФ.
ВАЖНО! ГТД нужно оформлять только в том случае, когда товар произведен за пределами РФ.Далее в статье Вы сможете ознакомиться с заполненным документом.
Предлагаем вам также узнать о сроках выставления, оплаты и хранения счет-фактур, а также о заполнении счет-фактуры обособленного подразделения и на возврат товара поставщику.Часто встречающиеся ошибки и борьба с ними
Даже самый опытный бухгалтер может допустить ошибку в оформлении счет-фактуры. Такие ситуации чреваты проблемами с налоговыми органами. Но если в процессе проверки найдена ошибка, то ее можно исправить.
- Наименование. Самая распространенная ошибка – это неверное название фирмы, ее адреса или ИНН. Оно всегда должно соответствовать учредительным документам. Не дописали букву или символ – это уже искажает идентификацию организации.
- Номенклатура. Указывают только название. Часто у продукции есть артикул и дополнительные данные, которые заявлены на Складе. Это влечет за собой неправильное списание товаров, что отражается на проведении инвентаризации.
- Стоимость и сумма. Неверно указанная сумма – недопустимая ошибка.
- НДС. Бывает так, что на определенный товар указана определенная ставка. Если ее не указать или исказить, то в дальнейшем налоговый орган может отказать в вычете.
- Валюта. Иногда неверно указывают валюту или неправильный код. Это сильно отражается на общей сумме.
- Подписи и печати. Ставить подпись и печать может только уполномоченное лицо. Эти данные обязательны при заполнении счет-фактуры.
- Номер платежки. Обязательно стоит указать номер платежки, если была предоплата.
Подкорректировать можно вручную и, если документ еще не распечатан, то в программе.
В распечатанном документе, необходимо ручкой в виде прямой линии зачеркнуть ошибочно проставленные данные, сверху написать верные. После чего документ должен быть заверен руководителем при помощи подписи и надписи “Исправлено” или “Исправленному верить”. Эту фразу можно писать вручную или ставить печать.
Счет-фактуры, которые оформлены комбинированно (вручную и на компьютере), но соответствуют всем требованиям, допустимы.
Все исправления должны быть одинаковы в обоих экземплярах. Иначе при проверке организацию могут заподозрить в подделке документов.
Порой совершенно нет времени на перепроверку документа. Поэтому, небольшая заметка на стикере и регулярная проверка законов на актуальность послужит прекрасным инструментом для избежания ошибок.