Выплата заработной платы на банковскую карту работникам: подготовка документов на перевод средств

На сегодняшний день, почти все крупные фирмы предпочитают переходить на безналичный расчет со своими сотрудниками. Это и проще и дешевле.

Но как это все правильно оформить, какие документы подготовить, какой банк выбрать. На эти вопросы не всегда можно найти исчерпывающие ответы.

В этой статье буду рассмотрены законодательные аспекты данного вопроса, бухгалтерские и внутреорганизационные.

Перевод на безнал не самая простая операция и она не заключается только в выпуске карт и перечислении денег. Понятие безналичного расчета гораздо шире. Здесь кратко освещены все моменты, связанные с переходом на такую систему.

Скрыть содержание

• Смотрим законодательство
• Положительные и отрицательные стороны безналичного расчета
• Налоги и другие расходы при выплатах
• Как заключить договор с банком?
• Приказ о переходе на безналичный расчет
• Каким образом учитывается НДФЛ и другие налоги?
• Как провести все операции в бухучете?
• Выплата зарплаты сотрудникам
• Сроки
• Перевод на чужую или кредитную карту и что делать, если деньги не пришли

Смотрим законодательство

Как перевести зарплату на карту? Вопрос выплаты заработанных средств на законодательном уровне регулируется Трудовым кодексом РФ.

Основная статья, освещающая этот вопрос, имеет номер 136.

Отдельные ее пункты рассматривают все нюансы расчета сотрудников безналичным способом.

Кроме того, действия по перечислению средств описаны в Гражданском кодексе (главы 45, 46) и в положении Банка России.

Согласно статье 136-ой Трудового Кодекса выплаты по безналу всегда совершаются с согласия работника. Также метод перечисления средств должен быть отражен в трудовом договоре. Если этого пункта нет, то сам договор необходимо дополнить, либо полностью переписать с учетом вносимых изменений.

В большинстве случаев выплаты производятся каждые полмесяца. Причем если день выплаты попадает на праздничный или выходной день, то перечисление заработанных средств на счета работников производится накануне. Кроме того, оплата отпусков сотрудников должна производиться не позднее, чем за трое суток до начала отпуска.

При каждой выплате работодатель обязан представить работникам подробный отчет о содержании его зарплаты. Такой документ называется расчетным листком. Его форма устанавливается работодателем. Главное требование к оформлению – подробность и прозрачность.

Положительные и отрицательные стороны безналичного расчета

Плюсов от использования банковских карт много как со стороны работодателей, так и со стороны работников. Что можно выиграть при использовании пластиковых карт? Перечисляем плюсы:

1. Значительно упростится работа бухгалтеров крупных компаний.

   Для выплат заработанных средств сотрудникам, бухгалтерам уже не придется ездить в банки и снимать крупные суммы наличности.

   Чтобы потом, с риском для своей безопасности, доставить эти деньги в кассу предприятия.

2. Для работника-держателя зарплатной карты будут доступны многие предложения банка, в том числе кредитные.
3. Действие карт не ограничивается территорией РФ. Лицам, выезжающим за рубеж необязательно везти с собой крупные суммы и декларировать их. Можно просто зачислить деньги на свою карточку.
4. Возможность следить за состоянием счета через компьютер или смартфон везде, где есть сеть Интернет.

В качестве минусов можно указать:

1. Возможный отказ сотрудника от использования банковской карты.
2. Неразвитую сеть банкоматов. Особенно это касается сельской местности и небольших городов.
3. Снятие наличных с комиссией в банкоматах своих или сторонних банков. Комиссию за снятие средств платит держатель карты. Размер комиссии определяется банком, выпустившим карту и банком, в чьем банкомате снимаются средства.
4. Затраты организации, связанные с выпуском карт всем сотрудникам. Эти затраты устанавливаются в договоре с банком и могут включать в себя плату за оформление и выпуск карт, обслуживание всех лицевых счетов и плату за перечисление средств на карты.

Налоги и другие расходы при выплатах

Расходы, которые работодатель несет при переходе на безналичный расчет с сотрудниками, можно разделить на три следующих вида:

1. Издержки на выпуск самих карт.
2. Затраты на обслуживание (годовое обслуживание карт, содержание счета).
3. Оплата комиссий банка за перечисление заработанных сотрудником средств на карты.

Годовое обслуживание оплачивается сразу за год, а списывается со счетов компании ежемесячно равными платежами.

Расходы на подобные операции в учете описываются как «Прочие расходы» и оформляются соответствующими бухгалтерскими проводками. С согласия сотрудника компания может вычитать стоимость этих операций из его зарплаты.

Если посмотреть на систему налогообложения, то здесь все немного сложнее. НДФЛ с обслуживания и стоимости выпуска карты не удерживается, так как в этом случае сотрудник никакого дохода не получает.

Так как операция по открытию счета и созданию карты не несет никаких доходов работнику и не связана с его трудовой и профессиональной деятельностью, то, соответственно, не удерживаются страховые и социальные взносы, а также выплаты на пенсионные счета.

Как тогда быть работодателю? Ведь эти все затраты он несет самостоятельно. Можно ли учесть эти затраты при расчете размера налога на его прибыль? Все зависит от того, кто открывал счета и подписывал договоры на их обслуживание. Если это был сам работник фирмы, то зачесть расходы при расчете размера налога на прибыль не получится.

Если же сама организация открывает счета для своих сотрудников, то учесть ее расходы на эти операции можно.

Почему же одни расходы можно учесть, а другие нет? Объяснить это можно так:

1. Организация несет эти расходы не в интересах своего сотрудника, а в своих собственных.

   Банковская карта в данном случае является просто инструментом расчета между работником и его работодателем.

2. Выплата зарплаты именно таким образом экономит предприятию огромные средства (нет расходов на доставку денежных средств в кассу и охрану на время в пути, сами сотрудники не отвлекаются от своих прямых обязанностей для похода в кассу, происходит экономия на сокращении должности кассира и тому подобных).

Получается, что эти затраты для компании обоснованы с экономической точки зрения. Остается только понять, как отразить их в бухгалтерских отчетах.

Отнести их непосредственно к банковским расходам нельзя. В Налоговом кодексе этих услуг нет в списке услуг по банковскому обслуживанию. Но есть некоторые тонкости, благодаря которым эти расходы можно отнести к издержкам на банковские услуги и учесть при расчете размера налога на прибыль фирмы:

1. Согласно статье 264 и 265-ой НК РФ, а именно подпункту 25 п. 1 и подпункту 15 п. 1 соответственно, эти операции можно отнести к затратам на услуги банка.
2. В пятой статье Закона №395/1 содержится закрытый список банковских операций, а в абзаце 20 этого же Закона содержится открытый перечень сделок, которые могут совершать кредитные организации.

Как заключить договор с банком?

Для того чтобы начать выплаты своим сотрудникам на карточки, работодателю необходимо заключить договор с банком. У каждой банковской организации свои перечни необходимых документов, но если взять среднестатистический список, то выглядит он так:

1. Список сотрудников фирмы, которые будут передавать сведения о заработной плате в банк на электронных и бумажных носителях. В будущем на этих сотрудников будут выписаны доверенности.
2. Реестр лиц, сотрудников фирмы, которые подписывают ведомости. Обязательно необходимо предоставить образцы подписей и печати.
3. Полный список сотрудников, заверенный подписью ответственного лица и с печатью фирмы.
4. Договор на заведение и обслуживание счетов с использованием пластиковой карты. Договор может быть общий, а может на каждого сотрудника в отдельности.
5. Заявление-обязательство, подписанное каждым сотрудником, на оформление карты и открытие счета.
6. Копии паспортов сотрудников, подписанные руководителем фирмы и заверенные печатью предприятия.
7. График совершения выплат заработной платы. Он тоже должен быть утвержден и заверен руководителем фирмы.

Если фирма не имеет своего счета в банке, то вместе с вышеперечисленными документами, ей понадобятся нотариально заверенные копии следующих бумаг:

• устав организации;
• учредительный договор;
• карточка с образцами подписей;
• свидетельство о госрегистрации фирмы;
• протокол собрания учредителей о создании юрлица;
• ИНН фирмы;
• письмо от отдела Росстата по месту нахождения фирмы о постановке на учет организаций и присвоении кодов по определенным классификаторам.

Кроме них понадобятся документы, которые подтвердят права руководителя и главбуха компании ставить свои подписи на бумагах из банка, и анкету организации.

После принятия всех документов, банк открывает счета и выпускает карты всем сотрудникам.

Готовые конверты представитель банка отдает представителю фирмы под расписку.

В назначенные дни банк переводит денежные средства на счета, а потом на карты работников организации.

Приказ о переходе на безналичный расчет

Также необходимо прописать некоторые пункты общего характера:

1. В приказе должно быть распоряжение руководителя о проведении исследований нескольких зарплатных проектов от разных банков. Руководство должно быть уверено, что средства точно дойдут до работников. Кроме того, посредством такого изучения должен быть найден оптимальный баланс между расходами на зарплатный проект и его доступностью для служащих предприятия.
2. В приказе должны быть поименно перечислены лица, которые станут ответственными в вопросе перехода на эту систему оплаты труда.
3. Необходимо обязательно внести в документ четкую схему начислений и выплат зарплат сотрудникам.
4. Должны быть отражены изменения в должностных инструкциях работников бухгалтерии (в том числе об их обязательном контакте с банком-эмитентом).
5. Также изменения инструкций кадровых сотрудников по части приема и увольнений, подачи соответствующих бумаг в банк, должны быть зафиксированы в приказе.
6. Кроме всего, в обязанности главбуха необходимо включить заключение договоров с банком. Это тоже следует отразить в приказе.

Помимо этого всего, если счета фирмы находятся в нескольких банках, рекомендуется перенести их в один.

Этот факт тоже следует указать в документе.

В качестве приложения может выступать положение об оплате труда.

В нем обычно описываются правильное использование пластиковых карт, выданных для получения зарплат.

Кроме этого положения, можно прикрепить к приказу согласия работников на такой метод расчета.

Каким образом учитывается НДФЛ и другие налоги?

При выплате заработных плат, работодатель должен сразу вычитать НДФЛ и другие выплаты в казну государства. Безналичный расчет не исключение.

По законодательству, а именно статье 226-ой НК РФ, работодатель обязан вычесть сумму налога на любой доход, полученный сотрудником фирмы путем взаимодействия с этой фирмой. Налог на доход в нашем государстве равен 13%.

То же самое происходит со страховыми и другими взносами.

Как провести все операции в бухучете?

Как отразить выдачу зарплаты на пластиковые карты? Для наглядности представления процесса проведения операций, лучше отразить его на примерах.

Пример 1. Отражение затрат на банковское обслуживание в бухучете.

Руководители ОАО «ЗЕВС» решили перейти на выплату зарплаты работникам на пластиковые карты. В сентябре 2015 года общество заключило договор с банком. Он, в свою очередь, заключил с работниками договоры на обслуживание.

В ОАО «ЗЕВС» работает сто человек. Выпустить одну карту стоит пятьсот руб. Годовое обслуживание — шестьсот руб. Комиссия за перевод зарплаты — 0,3% от суммы. Фонд оплаты труда за сентябрь — один миллион руб. Эти средства перечислены 30 сентября 2015 года.

Расходы общества, связанные с оплатой этих услуг, равны 58 тысяч руб., в том числе:

• за изготовление— 50 тысяч руб. (500 руб.*100 шт.);
• обслуживание счетов за сентябрь — 5 тысяч руб. (600 руб.*100 шт. / 12 мес.);
• комиссия за перечисление зарплаты — 3 тысячи руб. (1 млн руб.*0,3%).

Отражается в бухучете таким образом:

ДЕБЕТ 60 (субсчет «Расчеты с банком») – КРЕДИТ 51

— 50 000 руб. — оплачена сумма за изготовление карт;

ДЕБЕТ 91-2 – КРЕДИТ 60 (субсчет «Расчеты с банком»)

— 50 000 руб. — включены в прочие издержки затраты на выпуск карт.

Для того чтобы оформить оплату комиссий банка за перевод средств, выполняется такая же проводка.

Так как годовое обслуживание обычно оплачивается сразу на год вперед, то приведем схему проводки этой операции. Годовое обслуживание оплачено с сентября 2015 по август 2016 включительно. В сентябре часть суммы уже учтена в издержках. Операции описываются так:

ДЕБЕТ 60 (субсчет «Авансы выданные») – КРЕДИТ 51

— 60 000 руб. (600 руб.*100 шт.) — перечислена сумма годового обслуживания всех карт.

ДЕБЕТ 60 (субсчет «Расчеты с банком») – КРЕДИТ 60 (субсчет «Авансы выданные»)

— 5000 руб. (50 000 руб. : 12 мес.) — частично учтен аванс для банка-эмитента за обслуживание, который был отправлен ранее;

ДЕБЕТ 91-2 – КРЕДИТ 60 (субсчет «Расчеты с банком»)

— 5000 руб. — включены в прочие издержки затраты по обслуживанию счетов за сентябрь.

Поскольку при формировании размера налога не учитываются расходы в размере 55 000 руб. (50 000 руб. + 5000 руб.), в учете возникает разница, на которую начисляется налоговое обязательство. При этом прописывается проводка следующего вида:

ДЕБЕТ 99 – КРЕДИТ 68 (субсчет «Расчеты по налогу»)

— 13 200 руб. (55 000 руб.*24%) —налоговое обязательство.

Пример 2. Проводка операций по выплате зарплаты (с учетом НДФЛ).

ОАО «ЗЕВС» производит выплату своим сотрудникам два раза в месяц: 12 (аванс) и 27 числа.

Все выплаты совершаются по безналичному расчету.

Аванс составляет половину оклада.

Оклад Пилькина М.Б. – двадцать пять тысяч руб. Работает в должности администратора. В документах по бухучету должны быть сделаны записи примерно такого вида:

При совершении аванса (12 сентября):

Дебет 70 (субсчет «Расчеты с Пилькиным М.Б.») – Кредит 51

– 12 500 руб. (25 000 руб. * 50%) – зачислены средства на счет администратора.

При начислении окончательной зарплаты за месяц (27 сентября):

Дебет 44 – Кредит 70 (субсчет «Расчеты с Пилькиным М.Б.»)

– 25 000 руб. – начислены средства администратору;

Дебет 70 (субсчет «Расчеты с Пилькиным М.Б.») – Кредит 68 (субсчет «Расчеты по НДФЛ»)

– 3250 руб. (25 000 руб. х 13%) – начислен НДФЛ.

Для того чтобы выплатить корректную сумму из заработной платы за 27 сентября необходимо вычесть размер НДФЛ и аванс:

25 000 – 12 500 – 3250 = 8 950 руб.

В бухгалтерских отчетностях при начислении денежных средств в счет окончательного расчета нужно сделать такие записи:

Дебет 70 (субсчет «Расчеты с Пилькиным М.Б.») – Кредит 51

– 8950 руб. (25 000 – 12 500 – 3250) – зачислены деньги на счет администратора.

Выплата зарплаты сотрудникам

До недавнего времени работодатель сам решал, в каком банке его сотрудники могут получать деньги за свою работу. То есть, именно руководитель фирмы выбирал организацию, с которой заключать договор на заведение карт для сотрудников.

Образец заявления работника о смене банка.

Для того чтобы выплатить зарплаты сотрудникам, фирме необходимо выписать документ «Платежное поручение» в банк на сумму выплат. На всех сотрудников оформляется один документ. В ведомости указывается список сотрудников с указанием сумм для каждого из них.

Там же указываются табельные номера работников и их расчетные счета.

Ведомость составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых подается в оговоренные с банком, сроки.

Так как речь идет о безналичном расчете, то и платежное поручение составляется немного иначе, чем при наличном.

В поле «Получатель платежа» указывается не фамилия получателя, а название и адрес банка, а в графе «Основание» или «Назначение платежа» ставится запись о том, что деньги предназначаются для выплат зарплаты по ведомости №…. от …… .

Образец единичного платежного поручения.

Сроки

Сколько идет зарплата на карту Сбербанка и других банков? Помимо статьи 136, оговаривающей сроки, когда производится выплата, больше ни в одном законе подобных описаний нет. То есть, выплата зарплат должна осуществляться два раза в месяц с интервалом 15 дней (полмесяца).

При попадании установленных дней на выходные или праздники, дата выплаты передвигается на день раньше. Отпускные производятся в ближайшую к отпуску дату выплат, но не позднее, чем за трое суток до его наступления (о том, как рассчитать отпускные за год и полгода, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете, как начисляются выплаты за отпуск при увольнении).

Срок, в течение которого денежные средства поступают на карту, устанавливается банком, в котором карта заведена. Как правило, это от одного до десяти дней.

Перевод на чужую или кредитную карту и что делать, если деньги не пришли

Можно ли получать зарплату на чужую карту (например, на карту жены)? Что делать, если она не пришла? Сотрудник по своему желанию может указать для перечисления средств карту другого человека.

Для этого нужно с письменным заявлением обратиться в бухгалтерию компании. В заявлении должно быть отражено основание для таких перечислений, ФИО получателя, все реквизиты банка, в котором заведена карта получателя и срок, в течение которого будут совершаться выплаты.

То же самое касается карт с кредитным лимитом. Сотрудник вправе указать свою кредитную карту для получения своих заработанных денег. Для этого ему также придется писать заявление в бухгалтерию.

Не пришла зарплата на карту Сбербанка – что делать? Если деньги не приходят на карту, самое простое, что можно сделать – позвонить по горячей линии в банк и узнать, были ли поступления на счет и когда деньги придут на карту. Не стоит забывать, что перевод на карту может занимать определенное время.

Если в банке утверждают, что перечислений не было, необходимо взять выписку со счета и с письменным заявлением обратиться в бухгалтерию для разбирательства.

Подводя итоги всей статьи, стоит сказать, что в ней описаны только самые важные моменты, касающиеся выплат средств работникам на карты.

Очень много нюансов определяет сама фирма, которая решила перейти на такой расчет. Перед ней всегда стоит выбор оптимального предложения среди всех банков, коих великое множество представлено на рынке.

Кроме того, компания должна понимать, что работая официально, с белыми зарплатами и бухгалтерией, она повышает свой рейтинг работодателя. Переход на безналичную систему поможет в повышении такого рейтинга, так как все виды выплат находят свое отражение в расчетных листах, с которыми может ознакомиться любой сотрудник (каждый со своим листком, разумеется).

Поэтому переход на такую систему расчетов – это не только модное веяние времени, но и большой шаг вперед для компании и ее сотрудников в целом: простота и удобство пользования, «белая» бухгалтерия и сотрудники, знающие за что им платят.