+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Порядок удержаний из заработной платы излишне выплаченных сумм

Как известно, выплаты работникам строго регламентируются не только законодательством, но и внутренним контролем организации.

Это и понятно, ведь расходы фирмы на формирования фонда заработной платы могут достигать значительных размеров.

Чтобы после не получить судебный процесс с неблагоприятным исходом, следует тщательно изучить порядок удержаний излишне выплаченных сумм.

Работники в России хорошо защищены законом. И вопрос удержания излишних выплат не является исключением.

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Все случаи такого удержания описаны в статье 137 Трудового кодекса:

  1. Отпускные за неотработанные дни отпуска. Как известно, люди идут в отпуск в разные месяцы, а рабочий год заканчивается в один и тот же месяц. Из-за этого возникают ситуации, когда сотрудники получают отпускные деньги в полном объёме, хотя, по сути, весь год они ещё не отработали. Если работник уволится, так и не отработав до конца трудовой год, получится, что часть отпускных необходимо вернуть на счет организации.
  2. Неотработанный аванс. Ситуация похожа на описанную в предыдущем случае: сотруднику выплатили определённую сумму в счёт будущей работы, но трудовые отношения прекратились раньше.
  3. Невозвращённые суммы, выплаченные под отчёт. В качестве примера такой суммы можно привести командировочные – работник отчитывается о своих расходах и предъявляет соответствующие тратам документы. Если сумма не была возвращена и расходы не были документально обоснованы, то образовывается излишняя выплата сотруднику.

  1. Невыполнение норм труда или простой. Такая ситуация может возникнуть в том случае, если в рассматриваемом периоде возник спор между работником и организацией относительно выполнения условий трудового договора.Если в итоге конфликт был разрешён не в пользу работника, то часть полученных ранее денег придётся вернуть из будущей зарплаты.
  2. Счётная ошибка. В результате счётной ошибки сотруднику без оснований были перечислены денежные средства.

Трудовой кодекс РФ. Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы
Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

  • для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
  • для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
  • при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.

В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  • счетной ошибки;
  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Счётная ошибка

Как удержать излишне выплаченную зарплату в результате счётной ошибке? На счётных ошибках стоит остановиться подробнее.

Дело в том, организация не может удержать излишне выплаченную зарплату со своего работника, если они были ему перечислены в результате неверного применения норм права или в результате иной неточности.

В законодательстве нет определения счётной ошибки.

Суды идут по пути узкого толкования этого термина, защищая интересы работника. В результате под счётной понимается математическая ошибка, допущенная при начислении выплат.

Не признаются таковыми:

  1. Технические сбои программ вычислительных машин, используемых для автоматического начисления заработной платы.
  2. Неверное использование информации: применение ошибочных коэффициентов расчёта или, например, начисление заработной платы по выполненной норме труда, когда работник её не выполнил.
  3. Ошибки в применении локальных нормативных актов. Например, был издан приказ о премировании списка работников, но, в результате, вознаграждения получили и работники, не упомянутые в приказе.

Если работнику необоснованно были перечислены деньги в результате несчётной ошибки, то вернуть их может только он сам, добровольно.

Никакого другого механизма, в то числе и судебного, не предусмотрено.

Порядок действий

Итак, обнаружилось, что безосновательно получил какую-то сумму.

Порядок возврата организации излишне выплаченных сумм в результате счётной ошибки и по иным основаниям очень похож.

Единственное отличие – при счётной ошибке фирме достаточно получить согласие работника на удержание излишне выплаченной заработной платы переплаченных ранее денег.

В остальных случаях необходимо предложить работнику вернуть деньги самому.

Факт обнаружения ошибки должен быть зафиксирован. Это может быть сделано в акте, по результатам проведения внутреннего контроля, или в объяснительной записке работника, допустившего ошибку. Если счётной ошибки нет, то этот пункт можно пропустить.

Обращаем внимание на наличие оснований для удержания сумм среди перечисленных в статье 137 Трудового кодекса. Перечень этот закрытый, поэтому, если нашего случая в нём нет, то удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм удержание производить неправомерно.

Необходимо проследить, истёк ли срок возврата денег. Например, если сотруднику выдавались средства под отчёт для командировки, то они должны быть возвращены в первый день выхода на работу, если, конечно, иной срок не установлен локальным актом.

Далее необходимо подготовить приказ руководителя об удержании из зарплаты излишне выплаченных сумм с конкретного работника. Очень важно, чтобы приказ был издан в течение одного месяца со дня истечения срока добровольного возврата излишне выплаченных сумм.

Приказ издаётся в свободной форме. Нужно указать: основание удержания, сумму, дату перечисления средств и Ф.И.О. работника.

Предложите работнику вернуть денежные средства самостоятельно. Если имеет место счётная ошибка, то данный пункт необязателен для выполнения, но и вреда не принесёт.

Получение согласия работника. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись и получите его письменное согласие. Обычно, оно представляется в форме заявления на имя руководителя предприятия, где указано, что человек не возражает против удержаний.

Как правило, никаких проблем с получением согласий не возникает в случае, если сотрудник желает продолжить свою профессиональную деятельность в данной организации.

Деньги ведь могут быть возвращены не только через удержания, но и через невыплату премий.

Производится расчёт удержаний из заработной платы необходимых сумм. По закону, нельзя удерживать более одной пятой от зарплаты после вычета НДФЛ.

Пример: сотрудник получает 50 000 рублей. После вычета НДФЛ (13%) остаётся 43 500 рублей. 20% от этой суммы – 8 700 рублей. Этой и есть максимальный размер удержаний из одной заработной платы. Если нет возможности покрыть всю сумму за один месяц, то закон не запрещает удерживать денежные средства и из последующих выплат сотруднику.

Ничто не мешает согласовать с работником и иной, более щадящий, порядок выплат, если 20% от зарплаты будет слишком сильно бить по его семейному бюджету.

Из заработной платы сотрудника могут производиться и другие удержания, например, по исполнительному листу. В этом случае, общая сумма удержаний не должна превышать 50% заработной платы после уплаты налога.

Ещё один важный момент – удержать из заработной платы излишне выплаченных сумм с работника можно только ту сумму, которая была им получена, то есть, без НДФЛ.

8) После каждого удержания проводится перерасчёт налогов. Невозвращённая сумма не облагается ЕСН, не производятся пенсионные отчисления. Для целей уплаты налога на прибыль, излишне уплаченные суммы списываются как внереализационные расходы.

Что же касается НДФЛ, то, по сути, он уплачивается с одной суммы дважды: в первый раз — при получении излишней суммы, второй раз – когда эта сумма изымается.

Происходит это потому, что НДФЛ считается с начислений, которые поступают работнику, и не имеет значения для целей налогообложения, будут ли эти деньги потом удержаны организацией.

Если переплата НДФЛ выходит довольно большая, то самый простой способ – выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ и направить его в налоговую службу для урегулирования отношений с ней.

Другой вариант – возвратить уплаченную сумму в порядке, предусмотренном статьёй 231 Налогового кодекса.

Налоговый кодекс РФ. Статья 231. Порядок взыскания и возврата налога

  1. Излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика, если иное не предусмотрено настоящей главой. Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему Российской Федерации в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика. Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении. В случае, если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением срока, установленного абзацем третьим настоящего пункта, налоговым агентом на сумму излишне удержанного налога, которая не возвращена налогоплательщику в установленный срок, начисляются проценты, подлежащие уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата. Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, действовавшей в дни нарушения срока возврата. Если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему Российской Федерации, недостаточно для осуществления возврата излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога налогоплательщику в срок, установленный настоящим пунктом, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога. Возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном статьей 78 настоящего Кодекса. Вместе с заявлением на возврат излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога налоговый агент представляет в налоговый орган выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему Российской Федерации. До осуществления возврата из бюджетной системы Российской Федерации налоговому агенту излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации им с налогоплательщика суммы налога налоговый агент вправе осуществить возврат такой суммы налога за счет собственных средств. При отсутствии налогового агента налогоплательщик вправе подать заявление в налоговый орган о возврате излишне удержанной с него и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации ранее налоговым агентом суммы налога одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода.
  2. Возврат суммы налога налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогу налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента Российской Федерации производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента Российской Федерации в этом налоговом периоде, в порядке, установленном статьей 78 настоящего Кодекса.
  3. Суммы налога, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу в порядке, предусмотренном статьей 45 настоящего Кодекса.
  4. Утратил силу.

Проводка по возврату и удержанию излишне выплаченной заработной платы.

Достаточно отразить в учете полученную сумму.

То есть сделать проводку: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70. Правда, участ­ников обсуждения, которые так поступают на практике, смущает, что такая проводка приводит к завышению кредитового оборота по счету 70.

Сотрудник не дал согласия

Если человек не согласился с тем, что ему переплатили зарплату, то следует обращаться в суд.

Это повлечёт за собой уплату пошлины, займёт рабочее время юриста организации, а процесс может заняться не один месяц.

Руководитель фирмы, мыслящий рационально, должен взвесить все «за» и «против» при обращении в суд.

Удержание после увольнения

Возможности удержать излишне начисленную заработную плату после увольнения сотрудника, у организации нет. При увольнении заканчиваются любые отношения в рамках трудового договора, урегулируются, в том числе, вопросы финансового характера.

Следовательно, от такого человека можно истребовать какие-либо суммы только в судебном порядке.

Хотя сама ситуация представляется довольно нереальной: если при увольнении бухгалтерия не обнаружила ошибку в расчётах с сотрудником, то вероятность того, что она обнаружится в дальнейшем, крайне мала.

Как можно заметить, процедура удержаний излишне уплаченных сумм представляет собой довольно сложную процедуру, особенно для работников бухгалтерии.

Поэтому стоит максимально исключать в работе вероятность создания таких ситуаций.

Важно также помнить, что с сотрудником всегда можно найти компромиссное решение образовавшейся проблемы.

А незначительные суммы будет целесообразнее не возвращать, а «простить».

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий