+7 (499)  938-47-92 Москва +7 (812)  467-38-62 СПб

Документы

Документы отражают все важнейшие стороны деятельности предприятия – движение кадров и финансов, правовые взаимоотношения, осуществление основной деятельности и многое другое.

Именно документ – важнейшее основание для совершения любого действия – от открытия предприятия до его ликвидации, от приема на работу сотрудников и до их увольнения. Поэтому важно знать, как правильно организовать документооборот компании, и какие именно виды документов при этом используются.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Роль и виды документов

Документооборот является главным средством управления предприятием. Его правильная организация позволяет быстрее находить нужную информацию и принимать соответствующие управленческие решения.

Если предприятие крупное и состоит из множества структурных подразделений, то на каждое из них возлагается своя часть документации. Если же подразделений мало или нет вовсе, большая часть работы ляжет на плечи руководителя: он будет составлять приказы, заполнять журналы, справки и карточки.

Все важнейшие изменения на предприятии (в том числе и кадровые) происходят на основании приказа руководителя. Взаимоотношения работодателя и сотрудника начинаются с приказа о приеме на работу (и прилагающегося к нему заявления от сотрудника) и заканчиваются приказом об увольнении. В процессе работы многие события также сопровождаются приказами:

Подкрепляется большинство данных приказов соответствующими заявлениями от работников. К их оформлению также предъявляются определенные требования, поэтому кадровик или руководитель должны проверять их написание и при необходимости предоставлять правильно заполненные образцы. Заявления могут касаться следующих вопросов:

Помимо кадровых вопросов, приказы могут охватывать также и основную деятельность – проведение инвентаризации, утверждение штатного расписания.

Фиксируются все приказы в специальных журналах регистрации приказов – отдельно по основной деятельности и по кадровым вопросам.

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это отдельный вид документации, который присутствует на каждом предприятии. Они составляются для каждой должности (в соответствии со штатным расписанием) и являются главным документом, которым руководствуется работник в своей деятельности.

В должностной инструкции прописаны права и обязанности каждого сотрудника, выполняемые ими функции, отношения подчинения и взаимодействия в рамках предприятия, а также ответственность за нарушение правил. Что касается лица, отвечающего за их составление, то тут возможны такие варианты:

  1. Если должность руководящая (например, заместитель генерального директора, главный бухгалтер, менеджеры), то разрабатывать инструкцию желательно директору предприятия.
  2. Должностную инструкцию генерального директора разрабатывает собрание учредителей, которое данного директора и выбирает.
  3. Инструкции остальных сотрудников лучше всего составлять отдельно по каждому подразделению или согласованно с ними.

Например, кадровик или генеральный директор не может знать все тонкости работы бухгалтера-кассира или секретаря-делопроизводителя. Разработка инструкций для данных работников должна обязательно проводиться вместе с непосредственными руководителями их структурных подразделений.

Какие еще документы могут использоваться?

Если на предприятии отсутствует кадровая служба, то ее обязанности выполняет руководитель. Он не только принимает сотрудников на работу, издавая соответствующие приказы, но также и формирует их личные дела – собирает все необходимые документы, заполняет личные карточки, а также выплачивает зарплату, используя для расчетов платежные ведомости.

В том случае, если сам руководитель не имеет возможности совершать какие-то управленческие действия, он может составить доверенность на право их осуществления. Например, это может быть доверенность на право подписи, на получение товара или на сдачу отчетности в налоговую. Чтобы составить данный документ правильно, лучше воспользоваться услугами юристов.

Также руководитель должен знать правила написания заявления с органы государственной власти: для регистрации ИП, перехода на упрощенную систему налогообложения и ЕНВД, для получения ИНН.

На предприятиях и в организациях ведутся журналы, отражающие работу разных сфер деятельности. К их оформлению предъявляются определенные требования, и содержание может касаться различных вопросов:

Ведение документации – важный момент в работе любого предприятия, ведь именно документы являются подтверждением осуществления всех процессов внутри него. Они обеспечивают сохранность информации и быстрый доступ к ней.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!