Акты инвентаризации помогут в налаживании учета

Инвентаризации самых разных видов обязательно проводятся в сроки, обусловленные типом контрольной сверки числящихся по бухгалтерии и имеющихся в наличии ценностей – товаров, материалов, незавершенного производства, налоговых платежей, наличных средств, важных бланков, относящихся к бумагам строгого учета, и др.

Принцип типовых форм актов на каждый вид сверки един, но одни из номенклатурных единиц имею цену и общую стоимость, а другие, как документы, бланки, учитываются только в количестве или в обязательном наличии ежемесячных бумаг.

Скрыть содержание

• Какие бланки актов существуют?
Товарно-материальных ценностей     Кассы     Строгой отчетности     Дебиторской и кредиторской задолженности     Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами    
• Когда используются?
• Как заполнить?
• Об итогах
• Об участии доверенных лиц
• Резюме

Какие бланки актов существуют?

Инвентаризация помогает выявлять хищения, махинации или просто халатность работников складов, цехов, бухгалтерии.

Разработан целый ряд типовых бланков актов инвентаризации:

Проводят сверки, инвентаризации по разным поводам и основаниям. При уклонении от проведения инвентаризации составляется акт об отказе материально ответственного лица в проведении инвентаризации.

В любом случае, приказом руководителя создается специальная комиссия, в присутствии которой должны быть предъявлены все товары, материалы или иные ценности – например, бланки строгой отчетности. Комиссия составляет опись предъявленного, а по результатам работы составляется акт.

Форма инвентаризационной описи основных средств.

Пример заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

Товарно-материальных ценностей

Это обычно ежегодная проверка на каждом предприятии, срок осуществления которой – 01 ноября текущего года.

Но если материально-ответственный работник увольняется, он обязан передать числящиеся на его подотчете ценности.

Внеплановая инвентаризация необходима, если предприятие ликвидируется или переходит к другому владельцу, а также в случае кражи, пожара, затопления помещений, где хранились товары или другие ценности.

Форма инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Форма инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение.

Пример заполнения акта об остатках ТМЦ на складе.

Кассы

Проходят раз в квартал, также в тех же случаях, что и при инвентаризации материальных ценностей, а еще при смене кассира. Часто проводятся неожиданные рейды по проверке налички в кассе, это дисциплинирует кассира и препятствует расхищению налички.

Перед началом проверки кассир обязан привести в порядок свои дела – сдать все первичные расходные и приходные ордера, о чем составить расписку. Далее выявленные несоответствия будут считаться нарушением порядка кассового учета.

Излишек наличных средств допустим только в период выдачи аванса, зарплаты, премии, выплат командировочных. Все расхождения должны найти свое отражение в акте.

Строгой отчетности

К бланкам строгого учета относят значительный перечень ценных бумаг, как акции, сертификаты, бумаги по приватизации и т.п.

Скачать бланк инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности.

Дебиторской и кредиторской задолженности

Такая проверка состоит в сличении сумм, подлежащих выплатам или получению от должников, по документам первичного учета – актам за выполненные работы, за оказание услуг, оплату материалов или оборудования, а также иного по каждому из юридических или физических лиц, и этих сумм по бухгалтерским бумагам (о том, как составить акт приема-передачи оказанных услуг, читайте тут). Выявленные несоответствия должны быть отражены в актах.

Бланк справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

В разрезе этого учета проверяются бухгалтерские счета, выставленные на оплату, и полнота расчетов.

Итоги инвентаризации подробно описываются в справке, которая является обязательным приложением к акту.

Акт обобщает результаты всех справок.

Когда используются?

В ходе инвентаризации составляется опись имеющихся в наличии материальных или нематериальных ценностей, бумаг, имущества и прочего. Путем сличения числящихся в бухгалтерии и попавших в опись, то есть имеющихся объектов инвентаризации выявляется недостающее или то, что фактически есть, но по бумагам учета не проходит.

Акт составляется после окончания составления описи и фактической проверки добра, числящегося на подотчете каждого материально-ответственного лица.

Как заполнить?

В актах обязательно прописывают дату составления, полностью ФИО материально-ответственного лица. Подлежат заполнению также графы о составе комиссии, причем отсутствие члена комиссии и его подписи категорически не допускается.

Без перечисления номенклатурных позиций, по которым выявлены несоответствия, в акт вносятся результаты проверки с указанием общей суммы проверенных ценностей и недостачи или излишка. Если материально-ответственным лицом было подготовлено объяснение, то оно идет приложением к акту.

Скачать приказ, ведомость и акт о проведении инвентаризации отходов производства; инструкцию по заполнению.

Об итогах

Такой акт является обобщающим по предприятию, включает суммы недостач или излишков. Если перечень выявленных несоответствий содержит несколько пунктов, то приложением к итоговому акту будет ведомость расхождений в целом по организации.

Акт может быть отпечатан, а может быть заполнен от руки, главное, чтобы в нем не было никаких исправлений, подтирок, замазок.

Обязательны все подписи – членов комиссии, а также утверждение руководителем.

Разумеется, должна быть проставлена дата.

Этот документ дает основание руководству делать выводы о степени доверия к работникам бухгалтерии и тех, кто занимает должности с материальной ответственностью, а также о наказании виновных, если будут выявлены серьезные нарушения.

Скачать форму 0504835 акта о результатах инвентаризации.

Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.

Об участии доверенных лиц

Членами комиссии, которые будут ставить свои подписи после проверки наличия ценностей, могут быть только надежные люди с незапятнанной репутацией, причем они должны по долгу службы досконально знать всю номенклатуру, чтобы материально-ответственное лицо не смогло убедить членов комиссии, что они видят фактически другой ценный материал, деталь, оборудование, ценные бумаги и др.

Комиссия может выразить свое несогласие с результатами проведенной инвентаризации.

В малых предприятиях может быть привлечен любой из работников, за неимением отдельного специалиста. Если непосредственно перед проведением проверки включенный в состав комиссии и указанный в приказе руководителя работник не может принять участие по причине болезни, командировки или иной, то вместо это работника должен быть назначен другой.

Резюме

Инвентаризация выполняется по срокам, которые предусмотрены законом для каждого вида. Это работа серьезная, трудоемкая, требующая внимания и скрупулезности при сверке факта наличия и бухгалтерского учета.

Такие проверки дисциплинируют работников, а также дают возможность навести близкий к идеальному порядок в учете.

Никому, кроме недобросовестных или нечистых на руку работников, проверки особо не досаждают, это необходимая работа, которую лучше всего могут контролировать и выполнять специалисты, хорошо знакомые со всеми номенклатурными единицами.