Встречаем и обслуживаем клиентов: должностная инструкция администратора-кассира
Во многие компании, чья деятельность связана с непосредственной встречей и обслуживанием клиентов требуется сотрудник на вакансию «администратор–кассир».
К ним относятся: салоны красоты, фитнес-центры, стоматологии, медицинские центры, кафе, и т. д.
Администратор-кассир организует работу компании, встречает и направляет клиентов по нужной коммуникационной линии, проводит ориентацию клиента и информирует его об предоставляемых фирмой услугах и их стоимости, получает оплату и выдает чек за полученные услуги или приобретенные товары.
Для чего необходим?
По сути этот специалист совмещает в своей работе два поста.
Как администратор он должен:
- Поддерживать жизнеобеспечение офиса.
- Принимать и переводить звонки.
- Встречать и консультировать клиентов.
- Налаживать работу персонала.
Как кассир он должен:
- Следить за соблюдением кассовой дисциплины.
- Уметь работать на кассе и знать, что делать, если клиент просит вернуть денежные средства, если ошибочно был пробит чек, если кассовый аппарат выдает ошибку при работе или кончилась кассовая лента.
- Оформлять кассовую предусмотренную документацию.
Образец должностной инструкции администратора-кассира.
Выполняемые функции
Для разных организаций работа администратора-кассира имеет разную специфику, которую отражают в описании вакансии.
Но чаще всего от сотрудника требуется выполнение следующих функции:
- Встреча и общение с посетителями, информирование об предлагаемых компанией услугах и их стоимости. Ответы на вопросы клиентов.
- Прием телефонных звонков и соединение с нужным специалистом.
- Улаживание конфликтов.
- Организация работы офиса, заказ необходимых хозяйственных товаров.
- Прием наличных и безналичных денежных средств.
- Заполнение журнала кассира-операциониста.
- Оформление расходно-приходных кассовых ордеров.
- Передача денежных средств инкассаторам.
Обязанности
Сотрудник на этом посту, должен, во-первых, выполнять обязанности, относящиеся ко всем штатным сотрудникам. А именно:
- Соблюдать установленный трудовой распорядок компании.
- Выполнять распоряжения и приказы руководителя.
- Поддерживать чистоту рабочего места.
Часто руководители малого и среднего бизнеса пренебрегают составлением должностных инструкции и знакомством с ними персонала под подпись. Оправдывая это тем, что нужно тратить на это большое количество времени и тем, что хороший сотрудник и так будет следовать общепринятым правилам.
Для администратора-кассира предусматриваются следующие обязанности:
- Верно и вовремя оформять необходимые правовые и нормативные акты, инструкции, документы по ведению кассовых документов.
- Хранить и учитывать деньги компании.
- Соблюдать установленный режим хранения остатков наличных денежных средств. Не превышать его, обеспечивать своевременную передачу денег при превышении лимита в банк для перевода на расчетный счет компании.
- Заниматься поддержанием расчетно-кассового аппарата в рабочем состоянии. В случае возникновения проблем сотрудник должен оперативно связаться с мастером по ремонту.
- Вести кассовую книгу организации (принятая форма КО-4). Не допускать в ней помарок и ошибочных данных.
- Заполнять ордера на расходы и приходы. Заносить их в соответствующий журнал учета (по форме КО-3).
- Ежедневно или по окончанию смены проводить сверку фактического наличия средств с данными кассовой книги.
- При наличии старых или поврежденных купюр оформить необходимые документы для обмены их на новые в банке.
На кассире лежит большая ответственность. Поэтому, если в его работе обнаружены нарушения, то он подлежит наказанию.
Ответственность
Ответственность специалиста включает в себя следующее:
- Он несет дисциплинарную или административную ответственность в случае несоответствующего выполнения своих функций, нарушения распорядка компании, техники безопасности.
- Если компании был нанесен материальный ущерб, и виноват в этом администратор-кассир, то он подлежит материальному взысканию в соответствии с трудовым кодексом и гражданским законодательством.
- Если сотрудник на этой должности совершил правонарушение, то он отвечает в соответствии со статьей уголовного или гражданского кодекса.
Права
Права администратора-кассира, как и любого сотрудника, регулируются внутренним уставом компании и трудовым законодательством. Администратор –кассир также вправе:
- Принимать собственные решения в рамках занимаемой должности и уровня компетенции.
- Получать от руководства информацию для решения существующих задач и выполнения распоряжений и приказов.
- Вносить предложения по улучшению работы коллектива и компании.
- Сообщать о недостатках и нарушениях работы в организации.
Условия работы
Режим работы соответствует принятому в организации трудовому распорядку.
Администратор–кассир должен быть обеспечен оборудованным рабочим местом, и необходимой офисной техникой, которая потребуется ему для выполнения обязанностей: телефон, компьютер, кассовый аппарат, принтер и т.д.
Отношения с другими сотрудниками компании
Администратор – это информационный центр и лицо компании. От него зависит как воспримет организацию клиент, а также он влияет на создание благоприятной обстановки в коллективе.
Он связующее звено между всеми сотрудниками, поэтому часто к требованиям к соискателю на эту должность включают приятный внешний вид и голос, коммуникабельность, навыки организотора и умение избегать конфликтов.
В каждой конкретной организации разрабатывается собственная должностная инструкция, отражающая требования и специфику данной фирмы, допускается взять стандартную инструкцию из интернета , но обязательно переработать ее под собственную компанию.