+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Правильное оформление гарантийного письма по оплате: образец написания для скачивания

Деловая переписка может содержать важные элементы и сопровождаться различными документами.

Одним из документов, участвующих в переговорах, является гарантийное письмо на оплату, которое незаменимо в товарно-денежных отношениях и операциях.

Что представляет собою этот важный документ и как верно его составить, рассмотрим подробно в этой статье.

Содержание:

Определение

Одним из способов для подтверждения оплаты (или погашения с графиком платежей) за оказание каких-либо услуг(например оплата по счету электроэнергии ), отгрузку товара, а также выполнения работ являются гарантийные письма на оплату. Их составляют и направляют необходимым получателям (это могут быть частные лица, а также компании и т. д.).

Часто такие письма направляют в случае, когда договориться на словах является невозможным, или есть сомнения в невыполнении обязательств по оплате.

Гарантийные письма на оплату не относятся к коммерческим документам (как и другие виды писем о гарантии). Их часто используют в предпринимательстве и бизнесе, но установленные правила и нормы по их оформлению и использованию в законодательстве РФ отсутствуют. Поэтому в служебной переписке руководствуются основами делопроизводства. Лучше всего стараться ясно и максимально точно формулировать и излагать намерения любой из сторон.

Цель составления

В целом гарантийные письма могут использоваться в разных ситуациях и гарантировать всё, что регламентировано в законодательстве РФ.

А вот письма о гарантии на оплату составляются и направляются в соответствующие компании (с которыми непосредственно ведётся сотрудничество) с целью напоминания и предостережения от неуплаты оказанных услуг, товаров и во избежание накопления задолженности, а также в качестве информирования о уже накопившемся долге. Гарантийное письмо может быть отправлено:

  • чтобы подтвердить просроченный платёж;
  • в качестве подтверждения оплаты за отгруженные товары, оказанные услуги;
  • целью может быть намерение о взаимовыгодном сотрудничестве, связанном с товарно-денежным оборотом (если соглашение ещё не подписано).

Хотя такие документы не имеют юридической силы, на сегодняшний день уже существует судебная практика с их использованием. Более того, если письмо оформить на уровне условий договора и его силы, то такой документ сменит юридический статус.

Такой документ очень распространён и даёт гарантию того, что компания (или частное лицо) погасит задолженность, или оплатит какой-либо счёт за оказанные услуги, выполненные работы, отгруженные товары и т. д.

Правила написания

Главной отличительной особенностью такого письма является его визирование, которое происходит не только управляющим компании (директором, руководителем или гендиректором), но и вторым уполномоченным сотрудником, в качестве которого может выступать финансовый руководитель или главный бухгалтер. В крупных компаниях эту роль может выполнять финансовый менеджер, а также другие назначенные лица.

Гарантийные письма на оплату могут использовать как физические, так и юридические лица. К правилам оформления можно отнести:

  • оформление документа на бланке, утверждённом компанией;
  • указание корректных данных (даты, порядкового номера по журналу корреспонденции, адреса компании-должника);

  • верная сумма платежа;
  • обязательное указание документа, по которому необходимо оплатить счёт (пример — соглашение, накладная или другие);
  • чёткое и грамотное изложение намерений и операций;
  • только деловой стиль написания;
  • указание точных сроков для оплаты;
  • отсутствие различных ошибок и опечаток;
  • отсутствие «воды» и лишних непонятных фраз;
  • обязательное визирование 2-мя уполномоченными лицами и оттиск печати.
Данные правила являются общими и распространяются как для частных лиц, так и для компаний.

Вариант оформления

  1. Берём фирменный бланк или форму (сформированную компанией), пишем название документа посередине и ставим текущую дату, порядковый номер (его можно увидеть в журнале исходящей корреспонденции), адресат – это компания, которой мы должны произвести оплату.
  2. В теле указываем следующие моменты:
    • сумму, которую необходимо оплатить;
    • основание для выплаты (документ с реквизитами – соглашение, счёт-фактура, акт или иные);
    • сроки внесения оплаты или задолженности;
    • реквизиты организации в банке (должника, плательщика);
    • описание штрафов и их размеров в случае невыполненных обязательств по внесению оплаты (в большинстве случаев этот пункт отсутствует, так как такое условие не в интересах компаний-должников).
  3. Подписываем документ, ставим оттиск печати и несём на визирование второму уполномоченному лицу. Итак, гарантийное письмо готово.

Шаблон гарантийного письма

Генеральному директору

ООО «Народные промыслы»

Гарантийное письмо

№39 11 февраля 2017 года

Просим вас оказать услуги по ремонту оборудования по договору №546 от 25.05.2016 года

Оплата будет произведена в срок до 25 февраля 2017 года.

В случае неуплаты в оговоренный срок будет наложен штраф в размере 2,5% от общей суммы долга за каждый календарный день.

Реквизиты в банке:

ПАО «Бинбанк»

р/с 44444555555777777222

к/с 30100000000000000000

БИК 67800000

ИНН 945622200

КПП 000000000

Управляющий ООО «Крит»

Мостаков Илья Петрович подпись

Финансовый директор Морж Пётр Ильич подпись

Оттиск печати организации

Кому и как отправляется оно?

Письмо может быть передано:

  • запросом по факсу или направлено на электронную почту;
  • через курьера сторонних организаций (курьерской службой);
  • направлено в виде заказного письма через почту России.
Гарантийные письма отправляются тем лицам или компаниям, с которыми сотрудничает предприятие (поставщики, подрядчики и иные лица).

Когда необходим документ на английском языке?

Если компания сотрудничает с иностранными организациями, то в таком случае, соответственно, и текст письма должно быть оформлено на этом языке. Поскольку английский язык признан международным, то чаще всего используют именно его.

Подводя итоги, можно отметить, что гарантийные письма на оплату являются одним из важных документов в деловых отношениях, поэтому следует серьёзно подходить к их оформлению. Написание и составление такого рода документов – процесс несложный. Важно знать правила и особенности, а также уметь применять их на практике. Материал этой статьи поможет грамотно оформить гарантийное письмо на оплату, и вопросов возникнуть не должно.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий