+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Инструкции по составлению гарантийного письма о предоставлении документов и образец для скачивания

Гарантийные письма – это целый спектр некоммерческих деловых бумаг, в которых заключены официальные обязательства одной из сторон по отношению к другой (гарантия исполнения определённого действия либо соблюдения условия).

Письма-гарантии являются инструментом уменьшения риска во взаимоотношениях между субъектами предпринимательской деятельности, бизнес-структурами, физическими лицами и организациями.

Несмотря на то, что само по себе письмо не имеет весомой юридической силы, его наличие в виде приложения к важным по делу официальным бумагам имеет значимость.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Когда оно необходимо?

В зависимости от конкретных ситуаций субъект-субъектных отношений в деловой сфере, составляются различные виды гарантийных писем. Их вправе затребовать для подтверждения:

  • оплаты по накладным, счетам (например, при возникновении форс-мажорных обстоятельств, которые делают невозможной своевременную проплату за поставленные товары);
  • запроса на поставку товара с последующей оплатой;
  • договора на оказание услуг или выполнение объёма работ;
  • получения юридического адреса компанией, арендующей помещение (при оформлении налоговых документов);
  • договора по кредиту (для предоставления в банк);
  • договорённости между учебным заведением и предприятием о прохождении студентами профессиональной практики;
  • приглашения для иностранного гражданина, которого принимает физическое либо же юридическое лицо.

Спонсорское письмо, как один из вариантов гарантии, предусмотрено для оформления виз.

Внимание! Гарантийное письмо может быть также написано в качестве деловой корреспонденции в ответ на письмо-претензию делового партнёра.

Кем составляется и кто подписывает?

Гарантийное письмо составляется физическим или юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, возлагающим на себя определённые обязательства. Такие письма могут быть написаны, например:

  • организацией-поставщиком или получателем товара;
  • мастерской, которая оказывает услугу (например, в случае получения изделия в ремонт);
  • арендодателем, предоставляющим объект недвижимости фирме в качестве юридического адреса;
  • заёмщиком денег или по кредиту;
  • предприятием, принимающим практикантов;
  • гражданином или компанией, которые несут ответственность за приглашённого иностранца;
  • заинтересованным лицом, гарантирующим оплату проезда, проживания и медицинских услуг получателю визы в стране пребывания.

Подписывает документ лицо, его составлявшее.

Внимание! Гарантийные письма организаций по поводу финансовых обязательств всегда подписываются двумя лицами: руководителем предприятия и главным бухгалтером. Для индивидуальных предпринимателей достаточно наличие одной подписи.

Содержание

В структуре письма присутствуют следующие элементы:

  • личные данные отправителя или наименование организации;
  • адрес гаранта (юридический – для компаний, фактического места проживания – для физических лиц);
  • имеющиеся реквизиты отправителя, например, индивидуальный налоговый номер, расчетные счета;
  • данные стороны, которой направлено сообщение;
  • основной информационный блок с описанием предмета гарантии;
  • дата оформления, подписи и печати (если имеются).

Основные требования

Несмотря на то, что гарантийное письмо пишется в произвольной форме, оно считается сообщением официального, а не личного характера, поэтому имеет некоторые особенности, исходя из требований к деловой корреспонденции.

Составление

Корректное и грамотное написание письма-гарантии предполагает:

  • официальный стиль изложения, использование деловой лексики;
  • целесообразность и краткость (информация излагается лаконично, ёмко и по существу вопроса;
  • определённость и ясность (без длинных витиеватых конструкций);
  • конкретика – документ не должен содержать неоднозначных предложений, (не используются фразы «в случае, если«, «будет возможным«);
  • чёткость – взятые на себя обязательства подтверждаются словами: «гарантирую», «обязуюсь«;
  • точность указания данных о цифрах, сумме, дате (в какой срок будут преданы бумаги, когда ожидается выплата суммы);
  • полнота – в письме должна быть указана вся нужная информация, ФИО и адрес написаны полностью, другая важная информация также не должна содержать сокращений;
  • грамотность – без грубых орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок.
Важно! Если предполагаются штрафные санкции, этот пункт должен быть прописан в виде отдельного раздела с указанием размеров удерживаемых сумм и точных дат просрочки.

Оформление

Гарантийное письмо должно быть надлежаще оформлено. Письмо-гарантия, написанное от имени юридического лица, составляется на бланке фирмы, которую оно представляет.

  1. Письмо составляется на листе А4.
  2. Документ печатается либо пишется от руки (чаще физическими лицами).
  3. Объём текста не должен занимать более одного листа указанного формата.
  4. В шапке письма указываются данные обеих сторон.
  5. Документ имеет заголовок «Гарантийное письмо». Допустимо и отсутствие такого заголовка. В этом случае по центру документа после шапки пишется обращение к адресату.
  6. Подписи должны быть разборчивыми, оттиск печати чётким.

Отсутствие печати на гарантийном обязательстве, составленном лицом, ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность, не влияет на подлинность документа.

Подробная инструкция для каждого пункта

От юридического лица:

  1. В шапке содержится логотип фирмы (если есть), наименование организации, контакты (адрес, телефон/факс, электронная почта, сайт (если есть), ИНН/КПП, платёжные реквизиты. Здесь же могут быть вписаны дата и номер исходящего.
  2. По правому краю листа прописывается должность адресата, наименование организации, к которой направлено письмо, ФИО получателя (полностью), юридический адрес предприятия (индекс, населённый пункт, улица, номер дома (корпус, кваритира – если есть).
    Справка. Как правило, получателями гарантийных писем являются руководители компаний.
  3. По центру пишется заголовок – «Гарантийное письмо«. Если документ не озаглавливается, указывается тема письма, и по центру пишется обращение к адресату, например, «Уважаемый Фёдор Сергеевич«.
  4. В теле письма первым абзацем прописываются обстоятельства, повлекшие необходимость отправления «гарантийки»(в некоторых ситуациях эта информация может быть опущена).
  5. В следующей позиции излагается просьба или предложение, и оговариваются обязательства, взятые на себя гарантирующим лицом, а также указываются конкретные сроки выполнения договорённости, конкретные суммы и сроки погашения по задолженности, прочее.

Аналогичные фразы должны обязательно присутствовать в основном блоке гарантийного письма: «даем гарантию«, «гарантируем оплату«, «подтверждаем«, «обязуемся осуществить оплату задолженности«, «настоящим подтверждаем платёж«.

В конце документа ставится дата (если она не была указана в исходящих), подпись (подписи) ответственного лица с расшифровкой (ФИО, инициалы), утверждённые гербовой печатью.

Скачать образец гарантийного письма о предоставлении документов в срок от юридического лица юридическому лицу

Нюансы заполнения для физических лиц:

  1. ФИО и адрес проживания в шапке документа заполняются согласно паспортным данным. (Дополнительно может быть указан адрес фактического проживания).
  2. Суть обращения в письме.
  3. Подпись гаранта, дата.

Способы отправки

Гарантийное письмо может быть передано:

  • Лично или с курьером, при этом оно должно быть надлежащим образом зарегистрировано в журнале входящей документации (если обращено к юридическому лицу). Письму присваивается порядковый номер, после чего бланк подшивается к служебной корреспонденции фирмы.
  • Электронной почтой (желательно с уведомлением о получении и указанием ответственного лица, принявшего корреспонденцию).
  • Заказным письмом (в этом случае гарантирующее лицо будет иметь документ, подтверждающий отправление).
Акцентируем внимание на том, что что гарантийные письма содержат в себе данные, подтверждающие факт заключения договорённости и выполняют функцию защиты прав и свобод участников деловых взаимоотношений. Поэтому не стоит недооценивать важность их написания.

Грамотно составленная бумага способна послужить ключевым аргументом в спорных вопросах и разрешить ситуацию на пользу того, в чьих руках она находится. Также она является показателем серьёзности намерений гарантирующей стороны. Используя наши советы, вы без затруднений составите нужную гарантию обязательств.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий