Сопроводительные письма к уточненной и другим видам декларации: правила составления и подачи

Сопроводительное письмо используется для отправки документов, которые не имеют адресную часть. К нему прилагается документ, ради которого оно и направляется. Данная записка обязательно должна содержать указание о наличии приложения, а также цель, с которой направляется основной документ, и действия, необходимые совершить в установленные сроки. В качестве дополнительной информации в сопроводительном письме можно указать просьбы и пояснения.

Скрыть содержание

• В каких случаях необходимо?
• Цель предоставления
• Кто пишет?
• Общие правила составления
• Как составляется при определенных видах отчетности?
Нулевая     Лесная     По УСН      По ЕНВД     Уточненная    
• Правила отправки

В каких случаях необходимо?

Сопроводительное письмо не является обязательным элементом при отправке документа и его наличие не регулируется законом. Однако практика показывает, что приложенное письмо помогает ускорить и упростить работу инспекторов. В случае отсутствия нужной инспекторам информации или же самой записки могут последовать дополнительные разбирательства.

Приложить сопроводительное письмо можно к следующим видам деклараций:

• Уточненной (подается в налоговые органы до истечения срока подачи налоговой декларации, после срока подачи, но до завершения времени уплаты налогов или после истечения всех сроков).
• Нулевой (подается ИП при отсутствии деятельности; если нет отчетности, необходимо предоставить нулевые данные).
• Лесной (содержит данные о способах и сроках использования лесных ресурсов, лесопользователь обязан приложить отчет с фактическими данными по вырубке леса).
• По ЕНВД (ежеквартальная отчетность в налоговую декларацию; сдается независимо от того, велась деятельность или нет, так как налог уплачивается и в случае отсутствия дохода).
• По УСН (декларация в налоговые органы с отчетностью ИП или ООО за календарный год, также подается независимо от наличия или отсутствия прибыли).

Цель предоставления

В сопроводительном письме содержится перечисление направленных материалов и пояснения к ним. Эти дополнения значительно облегчают взаимодействия между налоговыми органами с налогоплательщиками.

При наличии письменного перечисления направленных документов риск появления дополнительных вопросов со стороны инспекции относительно полноты предоставленной отчетности минимизируется. Вторая причина, по которой стоит приложить пояснительную записку к отчетности в инспекцию – упрощение регистрации входящей корреспонденции.

Сопроводительное письмо не имеет смысловой нагрузки, но его наличие:

• является подтверждением факта отправки;
• содержит перечень прилагаемых документов и инструкцию по обращению с ними;
• позволяет определить срок исполнения благодаря указанным срокам отправления.

Кто пишет?

Сопроводительные письма пишутся лицами, которые обязаны декларировать свои доходы. К ним относятся:

1. индивидуальные предприниматели (ИП);
2. юридические лица;
3. общества ограниченной ответственности (ООО).

Также необходимость подать отчетность в органы налогообложения с пояснительной запиской может возникнуть и у физических лиц. К этим случаям относятся продажа имущества, получение доходов от источников за границей, использование полученной в наследство интеллектуальной собственности. Выигрыш в лотерее также облагается налогом.

Подать документы в инспекцию и написать к ним приложение с пояснением можно самостоятельно, но лучше доверить это юристу. Специалист оформит записку к документам по всем правилам и учтет все необходимые нюансы.

Общие правила составления

Не существует установленной законом формы написания сопроводительного письма, но есть правила его составления,которые выработаны на практике. В приложении к отчетности перед инспекцией в обязательном порядке должны присутствовать:

1. наименование налоговой инспекции (при необходимости,указать Ф. И. О сотрудника, которому направляются документы);
2. наименование налоговой организации и адрес отправителя;
3. номер и дата запроса, в ответ на который высылается пояснение;
4. обращение к сотруднику или налоговому органу;
5. перечень документов и других материалов с указанием числа листов и экземпляров;
6. Ф. И. О и должность отправителя, его подпись и контактные данные (номер телефона, электронная почта).

• Скачать бланк сопроводительного письма к декларации
• Скачать образец сопроводительного письма к декларации пожарной безопасности

Как составляется при определенных видах отчетности?

Кроме общих правил написания приложений к документам в инспекции есть также дополнительные требования, которые необходимо учесть при написании той или иной декларации.

Нулевая

При отправке нулевой декларации в сопроводительной записке необходимо пояснить, почему отчетность нулевая. В формулировке письма достаточно указать, что в квартале/году деятельность не велась.

Скачать образец сопроводительного письма к нулевой декларации по ЕНВД

Лесная

Составляя приложение к лесной декларации, необходимо указать в нем объем вырубленной древесины и сроки, в которые производилась вырубка леса. Кроме того, должна содержаться информация о целевом назначении лесов и форме вырубки.

Скачать образец сопроводительного письма к лесной декларации

По УСН

В сопроводительном письме к отчетности по упрощенной системе налогообложения необходимо изложить уточнения показателей из декларации: количество доходов (даже если их не было – указать нулевой), расходов, а также размер выплачиваемых налогов за календарный год. Если ИП находится на ПСН (патентной системе налогообложения), у него нет необходимости ежегодно сдавать декларацию.

В данном случае налоги оплачиваются авансом в момент приобретения патента, имеющий определенный срок действия, который можно продлить.

Скачать пример заполнения сопроводительного письма к нулевой декларации по УСН для ИП на ПСН

По ЕНВД

В приложении к ежеквартальной налоговой отчетности также должны быть перечислены доходы и расходы ИП или ООО за определенный срок, или же причина отсутствия доходов и цели расходов.

Скачать образец сопроводительного письма к уточненной декларации по ЕНВД

Уточненная

Приложение к уточненной декларации должно содержать:

1. причину корректировки суммы налоговых обязательств;
2. исправленные сроки декларации;
3. реквизиты перечисленных ранее авансов и пеней.

Скачать образец сопроводительного письма к уточненной декларации по УСН

Правила отправки

Сопроводительное письмо отправляется в налоговую инспекцию вместе с декларацией. Передать приложение можно вместе с пакетом документов в организацию лично. Также возможен вариант с отправкой отчетности с пояснительной запиской по почте.

Сопроводительные письма не являются обязательными элементами при отправке отчетности в налоговые службы, однако их наличие помогает избежать ряда проблем и вопросов. Главное – правильно составить приложение и четко указать в нем свои прошения и пояснения.