101 миллион > Документы > Письма > Сопроводительное > К декларации

Предназначение и особенности составления сопроводительного письма в ИФНС, а также образец документа

Документ направляется в налоговый орган и относится к инструментам деловой переписки. Пункты его структуры выглядит так же, как и у обычного письма, встречающегося в деловом обороте.

Вы узнаете об особенностях составления документа, прилагаемого к доверенностям на доверителя, декларация, а также к ответу на требование налоговой службы.

Скрыть содержание
Для чего составляется?
Цель предоставления
Оформление
Из каких пунктов состоит?
Пошаговое инструкция по заполнению
К декларации К уточненной декларации К ответу на требование
Создание дубликата
Как передать в налоговую службу?

Для чего составляется?

Пояснительную записку пишут для сопровождения таких документов, как:

доверенность;
декларация (о сопроводительном письме к декларации узнайте тут);
уточненная налоговая декларация и другие (о написании письма к таким документам читайте здесь).

Такое сопровождение может служить и в качестве ответа на требование налогового органа предоставить какие-либо документы.

Цель предоставления

Письмо играет роль пояснения к подаваемым в налоговый орган документам. Причин предоставления информации в ФНС существует множество. Самые распространенные случаи:

Ответное предоставление пояснения, связанного с получением письма из налоговой. Пояснение дается в целях проведения инспекцией камеральных проверок деклараций (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Пояснение заявителя о подаче в налоговую инспекцию уточненной налоговой декларации в связи с допущением ошибки (п. 1 ст. 80 НК РФ).
Предоставление описи прилагаемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Сопроводительные письма облегчают и упорядочивают документооборот, так как:

предотвращаются споры, которые могут возникнуть относительно комплектности подаваемых бумаг;
упрощается работа канцелярии, занимающейся регистрацией принятых документов;
вносится ясность относительно цели направления в ИФНС документов;
принятые бумаги быстро доходят до нужного специалиста.

Оформление

Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или представителем по доверенности. Указывается также должность, расшифровка инициалов и фамилия.

Обычно документ составляет работник ООО, именуемый в письме «Исполнитель». Заверяется бланк круглой печатью (при наличии). Если сопровождение направляется юридическим лицом, то оно составляется на фирменном бланке организации.

Из каких пунктов состоит?

Важно! Существует перечень обязательных сведений, указываемых в сопроводительном письме. Они содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденном приказом Росстандарта от 08.12.2016 года № 2004-ст.

Обязательные сведения выглядят так:

Информация об отправителе (название, указание на организационно-правовую форму, юридический адрес, ИНН/КПП, контактный номер).
Реквизиты ИФНС, в которую подаются бумаги.
Дата направления документов и исходящий номер письма со ссылкой на реквизиты требования, полученного от налоговой инспекции.
Текст с пояснением, составленный в свободной форме.
Приложение в виде пронумерованного списка документов. Если приложений много, они указываются в прикладываемой к письму описи.
Подписи уполномоченных лиц.
Информация об исполнителе – инициалы и фамилия, контактный номер.

Сопроводительное письмо в бумажном виде не унифицировано. Если в нем содержатся все указанные реквизиты, можно считать, что документ оформлен правильно.

Письмо в электронном виде должно быть составлено по форме, утвержденной приказом ФНС РФ.

Пошаговое инструкция по заполнению

Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:

В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.

Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.

К декларации

Назвать документ нужно «О направлении декларации».

Текст сопровождения можно написать так: «Направляем в Ваш адрес декларацию 3-НДФЛ за 2017 год».

Приложение:

Декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

О сопроводительных письмах к декларациям мы подробно писали в этих материалах, а о том, обязательно ли составлять данный документ к декларации по НДФЛ, вы можете узнать здесь.

К уточненной декларации

Назвать документ нужно «О направлении уточненной декларации».

Текст письма можно написать так: «Направляем в Ваш адрес уточненную декларацию 3-НДФЛ за 2017, составленную в связи с арифметической ошибкой, содержащейся в первичной декларации (указать свою причину).

Приложение:

Уточненная декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

К ответу на требование

Назвать документ нужно «О направлении документов».

Пример письма к ответу на требование:

«Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от _ № _, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2017 года:

Выставленные счета-фактуры – на 5 листах в 1 экз.
Полученные счета-фактуры – на 5 листах в 1 экз.
Книга покупок – на 8 листах в 1 экз.
Книга продаж – на 8 листах в 1 экз.
Выписка с расчетного счета – на 3 листах в 1 экз.».

О том, как правильно заполнить такое письмо по НДС, мы писали в другой статье.

Создание дубликата

Перед подачей документа в налоговую необходимо изготовить дубликат. Как составить копию, в том числе письма по требованию предоставления документов? Обычно исполнитель печатает письмо в двух экземплярах, одно для подачи, второе – для проставления отметки о принятии сотрудником налогового органа. Копия письма остается у исполнителя на сохранении до получения результата обращения в ИФНС.

Как передать в налоговую службу?

Налогоплательщик самостоятельно выбирает форму подачи документов. Существует два варианта – подача в бумажной форме в налоговый орган по месту учета гражданина или объекта налогообложения или направление в электронном виде через личный кабинет портала налог.ру.

Документооборот между налоговым органом и заявителями регулируется подзаконными актами:

Приказ Минфина России от 02.07.2012 № 99н (ред. от 26.12.2013) “Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов).
Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@).

Сопроводительное письмо – это документ универсального назначения, который может играть роль пояснительной записки или ответа на полученный запрос от ИФНС. Его структура довольно проста, и исполнителем по нему без труда сможет стать любое заинтересованное лицо.

Наверх