Что такое сопроводительное письмо к договору и как его составить для разных видов контракта?

В ходе своей деятельности, предприятия разных форм собственности постоянно обменивается служебной корреспонденцией с деловыми партнерами, заказчиками и их подразделениями.
Обязательной частью внешнего документооборота являются письма. Именно они являются способом взаимодействия между организацией-отправителем и предприятием-адресатом. Одним из видов деловых бумаг, обязательных к сопровождению письмом, является ожидающий заключения, либо уже заключенный договор.
Скрыть содержание
- К каким соглашениям требуется для заключения?
- Для чего писать?
- Основные нюансы
- Как написать: требования
К контракту К коллективному соглашению Поставки Подряда К трудовому Цессии С протоколом разногласий На английском языке- Как составить документ для перезаключения или расторжения контракта?
- Как и куда подается?
К каким соглашениям требуется для заключения?
Существует несколько видов: коллективный, поставки, подряда, трудовой, цессии, о направлении протокола разногласий, на английском, о перезаключении контракта, о расторжении контракта.
Для чего писать?
Сопроводительное письмо — это документ, который прилагается к ценным бумагам или материалам и содержит дополнительную информацию по основному пакету – название, тип, количество и т.д., и способствуют контролю его передвижения.
Сопроводительная документация необходима для пояснения цели отправки контрольного пакета, без наличия такой бумаги, договор не будет принят к рассмотрению.Основные нюансы
Прилагаемая бумага должна содержать обращение, прошение и отметку о наличии приложений, а также включать в себя:
- Подтверждение того факта, что весь список документов, перечисленных как приложения, успешно отправлен.
- Назначение приложенных документов.
- Инструкцию по их обработке.
- Набор необходимых деловых бумаг, требуемых к возврату и описание их вида.
Подразумевается, что главы компаний уже знакомы, поэтому начать обращение к адресату следует со слов “Уважаемый” и его имени и отчества.
В текстовой части сопроводительного письма необходимо упомянуть о его назначении, их существует два вида:
- Для подписания.
- Для ознакомления.
На ком лежит обязанность?
Сопроводительная бумага к договору, подразумевающему коммерческую выгоду, составляется ответственным компетентным лицом и подписывается руководителем организации.
Как написать: требования
К контракту
Как и вся стандартная документация, связанная с делопроизводством, оформление проходит в соответствии с условиями ГОСТ Р 6.30-2003.Для придания юридической силы сопроводительному письму требуется наличие в нём следующих реквизитов:
- Герба субъекта федерации или логотипа организации-отправителя, зарегистрированной в установленном порядке (№ 01, 02 или 03).
- Кода компании по ОКПО, кода постановки на учет КПП, ИНН и регистрационного номера по ОГРН (№ 04, 05, 06 и 07).
- Полного и краткого наименования организации, справочной информации, а также банковские реквизиты, адреса и контактные телефоны (№ 08,09).
- Даты составления в формате ДД.ММ.ГГГГ (№ 11).
- Исходящего регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел (№ 12).
- Даты и исходящего номера первичного документа (№ 13).
- Указанного места, где документ был составлен (№ 14).
- Информации об адресате (№ 15).
- Основной части сопроводительного письма (№ 20).
- Ссылка на наличие приложений и их пронумерованный перечень с указанием общего количества листов и экземпляров к пересылке (№ 21).
- Виза руководителя организации-отправителя с её расшифровкой (№ 22).
- Заверяющей подписи руководителя и печати предприятия (№ 25).
- Информации об исполнителе документа с и его контактного телефона (№ 27).
- Отметки об успешном исполнении и полной обработанности, с отметкой того, что документ может быть вшит в дело. (№ 28).
- Входящего номера организации-адресата (№ 29).
- Идентификатора электронной копии и места его хранения (№ 30).
- Скачать бланк сопроводительного письма
- Скачать образец сопроводительного письма к заключению договора с единственным поставщиком
К коллективному соглашению
В первой части письма отображается:
- Логотип компании-отправителя.
- Код компании по ОКПО.
- Полное и краткое наименование организации, информация о банковских реквизитах, адрес, контактный телефон, электронная почта.
- Место, где документ был составлен.
Во второй:
- Наименование организации.
- Адрес юридический.
- Адрес фактический.
- Административный округ.
- Вид экономической деятельности.
- Форма собственности.
- Численность работников (на момент подписания коллективного договора).
- Численность членов первичной профсоюзной организации.
- Вышестоящий профсоюзный орган.
- Сумма средств, использованных на обеспечение льгот и выплат работникам и членам их семей, предусмотренных коллективным договором.
- Должности, Ф.И.О. и контактные телефоны представителей сторон коллективного договора.
- Виза руководителя организации с расшифровкой.
- Скачать форму сопроводительного письма при регистрации колдоговора
- Скачать образец сопроводительного письма к коллективному договору
Поставки
В первой части письма отображается:
- Ф.И.О. адресата.
- Дата составления.
- Регистрационный номер, привязанный к порядку номенклатуры дел.
Во второй:
- Обращение (“Уважаемая …”).
- Номер договора поставки.
- Дата договора.
- Цель направления.
- Документы, требуемые к возврату с указанием сроков.
- Количество приложений.
- Виза директора организации.
- Скачать бланк сопроводительного письма к договору поставки
- Скачать образец сопроводительного письма к договору поставки на подпись
Подряда
В первой части письма отображается:
- Адресат.
- Логотип компании-отправителя.
- Полное и краткое наименование компании-отправителя.
- Место, где был составлен договор.
- ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.
- Юридический адрес компании.
- Контактная информация и банковские реквизиты.
Во второй:
- Обращение (“Уважаемая …”).
- Номер договора подряда.
- Дата договора.
- Цель направления.
- Документы, требуемые к возврату с указанием сроков.
- Количество приложений.
- Виза директора организации.
- Скачать бланк сопроводительного письма к договору
- Скачать образец сопроводительного письма на подписание договора подряда
К трудовому
Структура и содержание сопроводительных писем к договорам труда и подряда аналогичны.
Скачать пример сопроводительного письма к трудовому договору со стандартными условиями
Цессии
В первой части письма отображается:
- Адресат.
- Отправитель.
Во второй:
- Уведомление о приобретении прав на требования.
- Размер взыскания.
- Причина.
- Номер договора.
- Дата составления договора.
- Наименование сторон между которыми был составлен договор.
- Сроки выполнения обязательства.
- Банковские реквизиты.
- Приложения (копия договора об уступках прав требования с указанием даты составления).
- Подписи цедента и цессионария.
- Скачать бланк сопроводительного письма к договору цессии
- Скачать образец сопроводительного письма на согласование к договору цессии
С протоколом разногласий
В первой части письма отображается:
- Дата и номер.
- Номер договора, по которому возникли разногласия.
- Ф.И.О. и название предприятия адресата.
Во второй:
- Цель сопроводительного письма.
- Документы, требуемые к возврату.
- Сроки выполнения.
- Приложения.
- Виза руководителя.
- Скачать бланк сопроводительного письма с протоколом разногласий
- Скачать образец сопроводительного письма к отправке договора с протоколом разногласий
На английском языке
В первой части письма отображается приветствие строго в виде: Dear Mr. Smith / Mrs. Hash.
Во второй:
- Цель сопроводительного письма.
- Согласование условий договора.
- Требуемые к возврату документы.
- Сроки исполнения.
- Окончание: (“Sincerely …”).
- Дата.
- Должность, виза, расшифровка.
Скачать образец сопроводительного письма на английском языке
Сопроводительные письма могут использоваться не только для договоров, но и в качестве дополнительной информации к резюме соискателей на различные вакансии. Узнать больше о том, что это такое и как их правильно составить, вы сможете из следующих публикаций наших экспертов:
- Какую информацию нужно указывать в сопроводительном письме и каковы основные правила его оформления?
- Как составить короткий сопроводительный текст к резюме?
- Правила составления для соискателей без опыта работы.
- Как составить письмо соискателям на должность водителя, секретаря, продавца-консультанта и менеджера?
Как составить документ для перезаключения или расторжения контракта?
Структуры текста сопроводительного письма о перезаключении договора и договора подряда аналогичны.
О расторжении
В первой части письма отображается:
- Логотип предприятия-отправителя.
- Наименование.
- Банковские реквизиты.
- Контактная информация.
Во второй:
- Причина разрыва отношений.
- Желаемый срок окончания контракта.
- Нарушенные обязанности.
- Виза руководителя.
- Исходящий номер письма.
- Дата составления.
- Скачать бланк сопроводительного письма к расторжению договора
- Скачать образец сопроводительного письма к дополнительному соглашению на расторжение договора
- Скачать образец сопроводительного письма на перезаключение договора
Как и куда подается?
Оба вида сопроводительных писем, как для перезаключения договора, так и для его расторжения подаются от лица руководителя одной фирмы на имя директора организации-получателя.
Правильное обращение со служебной документацией способствует устойчивому развитию предприятия и сокращению трудовых затрат, а вежливость и корректность в процессе деловой переписки обеспечивает рост имиджа организации.