+7 (499)  938-59-45 Звоните!

Нюансы составления и оформления грамотного сопроводительного письма с описью предоставляемых документов

Сопроводительное письмо требуется во многих случаях, и один из самых распространённых – это ситуация, когда в чей-то адрес направляются документы, и нужно пояснить, что они собой представляют и зачем направляются.

Разберёмся, как по правилам делопроизводства и обычаям делового оборота составляется такое письмо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

В каких случаях оно бывает нужно?

В деловых отношениях часто требуется направить в адрес контрагента по договору, должностного лица из государственного или муниципального органа власти или иного субъекта какие-то документы. В том случае, если в документе указан их адресат, всё просто: они просто передаются ему.

Но что делать, если отправляется целый пакет документации, и при этом каждая бумага хоть и затрагивает интересы получателя, но прямо он в них не указывается? В этом случае может помочь сопроводительное письмо. В нём указывается:

  • Адресат, который должен получить этот пакет.
  • Перечень направляемых документов.
  • Причина, по которой они направляются.
  • Лицо, передающее необходимые бумаги.
  • Дальнейшие действия, которые ожидаются от получателя.

Сопроводительное письмо не является обязательным, однако он бывает крайне полезен в тех случаях, когда есть опасность, что передаваемый пакет затеряется или не будет использован по назначению.

Для чего требуется перечень предоставляемых бумаг?

Определяя, когда требуется опись документов, можно руководствоваться как обычаями делового оборота, так и нормативными актами. В частности, ФЗ «Об архивном деле» содержит перечень различных видов документации со сроками хранения.

Кроме того, если документация направляется почтой, и при этом важно подтвердить содержание почтового отправления – существует такая вещь, как заказное письмо с описью вложения.

Однако даже в том случае, когда почтовое отправление оформлено именно таким образом, лучше оформить сопроводительное письмо: в этом случае будет хоть какая-то гарантия того, что адресат получит именно то, что было отправлено для него.

Таким образом, можно сделать вывод, что опись требуется:

  • Для документов, подшиваемых в дело (от личного – до судебного в рамках гражданского, уголовного, арбитражного или административного процесса).
  • Для почтовых отправлений.
  • Для материалов, направляемых в архив.
Важно! Правила оформления описи и материалов в каждом случае будут различаться.

Содержание

Официально утверждённого бланка, который обязателен к применению при составлении сопроводительного письма, не существует. Тем не менее, на практике давно выработаны требования, которые предъявляются к составлению такого рода документов. Обычно они должны включать в себя следующие пункты:

  1. Название отправителя или официальный штамп предприятия. Если письмо составляется на утверждённом локальным нормативным актом бланке, без этого можно обойтись: необходимая информация будет содержаться в шапке документа.
  2. Данные адресата. Они обычно указываются с правой стороны листа.
  3. По центру ниже – название: «Опись передаваемых документов по договору номер… от …», «Сопроводительное письмо» и т. д. Это не обязательный пункт, письмо вполне может быть оформлено и без заголовка.
  4. Обращение к адресату по имени и отчеству. Это – тоже необязательный элемент.
  5. Перечень документов, которые направляются письмом. Он может быть оформлен в виде обыкновенного нумерованного или маркированного перечня, а может быть сделан в виде таблицы, где в разные графы заносится название документа, его краткое содержание, реквизиты и другая необходимая для дела информация.

    Самые строгие правила к оформлению существуют для описей к архивным или судебным делам, для обычных же писем вполне допустима любая форма, которая придёт в голову отправителю.

  6. Должность и подпись отправителя. Также, если у него есть печать, здесь же ставится её оттиск.
Полезным элементом обычно является указание на то, в каком количестве экземпляров и на скольких листах передаются по письму вложенные документы. Однако за исключением судебных или архивных дел, этот элемент обычно не является обязательным к указанию.

Пример написания

В качестве примера рассмотрим вариант, когда одна организация направляет другой несколько документов, связанных с коммерческой деятельностью. В этом случае сопроводительное письмо будет выглядеть примерно следующим образом:

ООО «ТрансПоставка», г. Воронеж, Московский проспект, д. 199, офис 32.

Генеральному директору ООО «ПромСнабЛогистика» Аксёнову А. В.

Опись документов к договору №210-н от 18 апреля 2017 г.

Уважаемый Артём Владимирович!

В соответствии с достигнутыми ранее договорённостями направляем в Ваш адрес документацию, запрошенную Вами в связи с заключением договора №210-н от 18 апреля 2017 г.:

  1. Учредительные и регистрационные документы ООО «ТрансПоставка» в 1 экземпляре на 27 листах.
  2. Сертификат соответствия №492 от 11 января 2017 года.
  3. Образец оттиска печати ООО «ТрансПоставка» в 1 экземпляре на одном листе.

С уважением, генеральный директор ООО «ТрансПоставка» Алексей Викторович Ярушкин.

Хотя это нигде не регламентируется, но на практике принято использовать следующие обращения:

  • «предоставляем Вам» – если письмо обращено в вышестоящую организацию;
  • «направляем Вам» – если документы направляются равному по статусу субъекту;
  • «высылаем Вам» – если адресатом является стороннее лицо, чей статус трудно определить.

Оформление готовой бумаги

Официальных требований к тому, как должно составляться готовое сопроводительное письмо, с которым пересылаются документы, практически не существует. Тем не менее, на практике имеется ряд требований:

  • Документ должен быть составлен в письменном виде.
  • Он должен быть подписан руководителем организации. В том случае, если его составлял кто-то из специалистов компании, имя ответственного сотрудника указывается внизу письма.
  • Документ должен быть заверен печатью, если таковая имеется.

Куда отправляется и как?

Направление сопроводительного письма может осуществляться следующими способами:

Важно! Внутри организации письмо может распространяться внутренней рассылкой.

Адресатом же может быть:

  • контрагент по договору;
  • должностное лицо;
  • иной обратившийся субъект, которому необходимо предоставить документацию.

Полный перечень адресатов составлен быть не может, поскольку ситуации с отправкой могут быть самые разные.

Различные сопроводительные письма имеют свои нюансы оформления. Читайте о том, как составить такой документ к декларации, к резюме, к коммерческому предложению и к различным актам, а также в ФСС, в ПФР и в различные компании.

Заключение

Хотя к составлению сопроводительного письма обязательных требований практически нет, его необходимо готовить по определённым правилам. В противном случае велик риск того, что письмо не будет принято во внимание.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 938-59-45Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий