Какой смысл сопроводительного письма в ПФР? Как правильно написать и оформить пояснительный текст?

Сопроводительное письмо представляет собой обязательное приложение к документам, пересылаемым от одного контрагента другому. Смысл письма заключается в пояснении, либо дополнении информации, которая содержится в документах.

Кроме того, письмо включает в себя список прилагаемой документации, что может обезопасить отправителя в случае потери части экземпляров и необходимости доказать факт пересылки.

Скрыть содержание

• Почему может потребоваться?
Что понимается под отсутствием деятельности?     Как правильно написать об ошибках?    
• Что будет за несоблюдение сроков?
• Как составить и нужно ли подписывать гл. бухгалтером?
• Отправка в пенсионный фонд
• Заключение

Почему может потребоваться?

Пенсионный фонд РФ не требует составлять сопроводительное письмо при подаче плановой отчетности, однако, есть ситуации, в которых его наличие обязательно:

• отсутствие деятельности предприятия;
• ошибки в отчетности и необходимость корректировки.

Что понимается под отсутствием деятельности?

Под отсутствием финансово-хозяйственной деятельности при подаче отчетности в ПФР понимается ситуация, когда организация не выплачивала в течение отчетного периода заработную плату работникам, а значит, обязанности по уплате взносов в фонд не возникает.

Как правильно написать об ошибках?

Застраховаться от ошибок в отчетах не может ни один бухгалтер. Часто при произведении расчетов обнаруживаются ошибки в отчетности за прошедший период, в таком случае необходимо составить уточняющую или корректирующую документацию и подать в ПФР. К уточняющим расчетам в обязательном порядке прилагается сопроводительное письмо, в нем указываются:

1. расчет, в котором содержится ошибка;
2. список приложений;
3. список первичной документации, которая прилагается;
4. причины ошибки, и в результате чего она была обнаружена.
5. если производилась доплата по взносам, необходимо указать платежные документы.

Что будет за несоблюдение сроков?

Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ. В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.

Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.

• если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
• если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
• если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.

Как составить и нужно ли подписывать гл. бухгалтером?

1. В правом верхнем углу формируется “шапка”документа, в которой указываются данные руководителя и № отделения.
2. Там же в “шапке” содержится информация об направляющей письмо организации:
   • Наименование организации. Пример: ООО “Работа и люди”.
   • ИНН/КПП.
   • Адрес предприятия
   • ОГРН.
3. Заголовок “Сопроводительное письмо”.
4. Далее следует непосредственно содержание письма. Цель письма должна быть изложена четко, в зависимости от причин его направления в ПФР:
   • При корректировке ошибки размера выплат указываются отчетный период, документ, в котором содержится ошибка (первоначальный расчет) и ее причина. Пример: “Настоящим ООО “Работа и люди” просит вас принять корректирующий расчет по РСВ-1 за 3 квартал в связи с выявленными ошибками в разделе 2.1 стр.2 при проверке ИФНС”.
   • Если корректировка касается не размеров взносов, а индивидуальной информации по одному из работников, то необходимо указать исправленные данные.
   • Если письмо направляется в связи с отсутствием деятельности предприятия, необходимо обозначить срок отсутствия деятельности и то, что сотрудники предупреждены о том, что пенсионный стаж не начисляется: “Настоящим ООО “Работа и люди” уведомляет что в период с 20.03.2017 по 30.06.2017 деятельность не велась. Заработная плата не начислялась и не выплачивалась”.
5. Ставится заголовок “Приложение” в левом углу под текстом. Составляется список прилагаемых документов.
6. Дата составления.
7. ФИО и подписи гл бухгалтера и руководителя.
8. Штамп организации.

• Скачать бланк сопроводительного письма в пенсионный фонд
• Скачать образец сопроводительного письма в ПФР

Отправка в пенсионный фонд

Это поможет обезопаситься от потери документов, кроме того, уведомление о получении будет надежным подспорьем при необходимости доказать факт отправки уточнений.

Заключение

Ведение документооборота требует соблюдения определенных правил, в частности составления сопроводительной документации. Однако, подобные меры упрощают не только организацию корреспонденции, но и оперативность ее обработки. При необходимости корректировки ошибок в страховых отчетах, письмо содержит и суть ошибки, и ее причину, а также включает список приложений.