+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Подробное практическое руководство, как составить сопроводительное письмо в компанию

Делопроизводство требует корректной подготовки различных документов. Сопроводительное письмо в крупную, среднюю или небольшую компанию не обязательное требование для ведения корреспонденции, но его наличие является негласным правилом делового этикета. Наличие такого документа важно для отправителя, ведь оно может исключить ряд нюансов, связанных с потерей пакета документов.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Кому обычно отправляют этот документ?

Сопроводительное письмо можно назвать необходимым документом, т.к. оно подтверждает факт отправки корреспонденции, претензии или любой другой информации. Письмо может быть отправлено в компанию любого профиля и рода деятельности.

Цели составления

Сопроводительное уведомление составляется для того, чтобы:

  • обозначить сроки исполнения (рассмотрения документов, принятия решений для заявленных действий, предоставления официального ответа);
  • предоставить пояснения получателю (действия, которые должны быть приняты в соответствии с поданным прошением, заявлением, жалобой или действия в отношении предоставленных документов – заверение подписью и печатью, внесение изменений);
  • перечислить прилагаемые документы.

Основные правила

Несмотря на отсутствие унифицированной формы составления этого вида делового письма, оно является официальным документом и оформляется по всем правилам делопроизводства. Обязательным в составлении уведомления должен быть исходящий номер, который заносится в журнал регистрации. Для предприятий, документ должен быть составлен на фирменном бланке и заверен подписью директора и печатью организации.

Содержание

Составляя уведомление необходимо придерживаться следующей структуры, указывая:

  1. реквизиты (указываются в правом верхнем углу документа);
  2. дату и номер документа;
  3. название документа;
  4. содержательную часть (обращение к адресату);
  5. список приложений;
  6. должность, подпись и расшифровку (фамилия с инициалами, указывается в конце документа).
Справка. Полный список реквизитов содержит: наименование организации, справочные данные о фирме, код организации, ОГРН/ИНН, регистрационный номер документа, данные адресата (должность, название организации и Ф.И.О.), дата, заголовок, подпись.

Как составить текст?

Какой бы компании не было адресовано письмо, всегда нужно указывать цель отправления документов и их значение для получателя. Цели не указываются для сопроводительных уведомлений в суд или налоговую службу.

При составлении сопроводительного уведомления важно соблюдать лаконичность. Содержание должно быть емким, но кратким. Первая часть содержит обращение, например: «Высылаем Вам…», а также пояснение направления данного документа – для ознакомления, для подписания, для согласования. Вторая часть должна обобщать суть отправки корреспонденции.

Основной целью сопроводительного письма является перечисление приложенных к нему бумаг. Если, в тексте было упомянуто название документа, то его не стоит перечислять заново, можно ограничиться указанием количества экземпляров. В случае, если сопроводительное письмо прикреплено к нескольким документам перечисляется весь перечень с указанием количества предоставляемых экземпляров.

При написании писем обязательным является регистрационный исходящий номер, который проставляется в канцелярии отправителя, а также входящий номер, который свидетельствует о регистрации документа у адресата.

Уведомление другой фирмы по поводу смены реквизитов

Если в учредительные документы предприятия были внесены изменения, стоит позаботиться о написании уведомления для контрагентов и других партнеров.

Письмо о смене реквизитов содержит:

  1. Название адресата.
  2. Данные ответственного лица, кому отправляется письмо (фамилия, имя, отчество, должность).
  3. Юридический адрес отправителя (указывается сначала новый, затем старый).
  4. Фактический адрес.
  5. Причину смены реквизитов. В большинстве случаев это смена юридического адреса или банковских реквизитов.
  6. Дату составления письма.
  7. Подпись и расшифровку к ней ответственного за составление письма лица. Здесь указывается полностью фамилия, имя и отчество, а также должность составителя.
  8. Сведения о сохранении всех обязательств и прав сторон. В данном пункте указывается информация о том, что новые реквизиты не влияют и не изменяют ранее установленные взаимоотношения между предприятиями.
  9. Дату, с которой старые реквизиты становятся недействительными.

Как написать бумагу к техзаданию для рассылки фирмам?

Такое письмо должно быть кратким, но понятным, т.к. по нему будет осуществляться дальнейшая работа. Письмо содержит:

  1. Сферу технического задания. Здесь указывается конкретная работа, например: техзадание для рассылки.
  2. Четко обозначенную задачу. Обязательно указать из чего состоит задача, например: написание текста и заголовков, а также оригинальной темы письма.
  3. Материалы, на основе которых осуществляется работа. Чаще всего заказчик высылает вспомогательные ресурсы, либо ссылки на них.
  4. Общие требования. Здесь четко обозначаются требования к тексту: ключевые слова, содержание, описание действия или акции.

Техническое задание может содержать визуальные примеры прототипов страниц, графических оформлений.

В страховую фирму

Зачастую страховые компании получают письма, содержащие претензии. Такие документы могут составляться как физическим лицом, так и юридическим.

Содержание:

  1. Имя адресата. Помимо стандартных данных здесь необходимо указать, что копии обращения направлены в соответствующие службы, которые осуществляют контроль за страховыми спорами (Федеральная служба страхового надзора).
  2. Информация о страхователе. Стандартно указываются фамилия, имя, отчество, контактные данные.
  3. Данные о случае. Подробно описывается страховой случай, где необходимо указывать номер страхового полиса, а также номера документов, которые составлены другими службами (например, протокол об административном нарушении в случае ДТП).
  4. Сведения о мерах, предпринятых страхователем на момент составления данного письма. Здесь подробно описывается обращение в страховую компанию, с указанием номера дела в компании, датой отправления, а также перечислить документы, ранее предоставленные.
  5. Причина составления претензии. Это могут быть нарушение сроков рассмотрения дела и выплат по нему.
  6. Требования страхователя. К претензии прилагается копия заключения об ущербе (должна быть составлена независимым экспертом), квитанция об оплате независимой экспертизы, а также банковские реквизиты страхователя.
Важно. При указании причины претензии, составитель письма должен основывать свою жалобу на статьях законов, которые нарушает страховая компания.

Скачать образец сопроводительного письма в страховую компанию

В туристическую

При несоблюдении условий договора, который любая туристическая компания заключает с клиентами, можно составить письмо на возврат денежных средств.

Структура письма:

  1. Данные адресата. Здесь указывается Ф.И.О. директора компании, на которую был осуществлен платеж.
  2. Содержательная часть. В ней указываются просьба и причины возврата денежных средств, например, не соответствие указанным в договоре условиям проживания, аннуляция тура. Обязательно указывается номер заявки или договора.
  3. Банковские данные заявителя.
  4. Контактные данные. К письму необходимо приложить копии чеков, согласно которым была осуществлена оплата, а также копию договора об оказании услуг. Структура составления одинакова как для предприятий, так и для частных лиц. В случае составления подобного документа организацией, письмо составляется на фирменном бланке.

В международную или иностранную

Документ может быть направлен в иностранную (например, западную) компанию с различными целями. Если речь идет о составлении сопроводительного уведомления к пакету документов, то структура соответствует общепринятой. Важным нюансом при составлении письма остается язык делопроизводства компании. Если организация осуществляет деятельность за пределами РФ, письмо должно быть составлено на английском языке с соблюдением всех норм и этикета ведения документации.

В нефтяную

Содержание должно содержать только необходимую информацию:

  1. Должность и данные адресата.
  2. Должность и данные отправителя.
  3. Регистрационный номер документа и дата отправки.
  4. Содержательная часть. Указывается причина обращения, предоставляется перечень документов.
  5. Подпись и краткая расшифровка (Ф.И.О. отправителя).
Важно. Согласно деловому этикету запрашивать сроки ответа или возврата документов может только контролирующий орган или вышестоящая организация.

Согласно правилам делового обращения, ответ на письмо допустимо предоставить в течение 30 дней. Сроки могут быть дополнительно указаны в основном договоре.

В рекрутинговую к резюме

Сопроводительное письмо в кадровое агентство чаще всего является вежливым обращением рассмотреть резюме соискателя на конкретную «вакансию мечты», или же на возможную доступную в будущем должность, на которой хочешь работать. Данное обращение станет плюсом к резюме, если оно кратко и грамотно составлено.

Содержание письма:

  • Причины обращения. Обозначаются причины, по которым соискателю интересна вакансия в конкретной компании. Здесь же приводятся аргументы, по которым соискатель является отличным кандидатом на должность.
  • Возможности соискателя. Краткий абзац о том, как кандидат сможет проявить свои навыки и применить опыт для желаемое должности.
  • Контакты. Последними указываются все возможные способы связи. Сопроводительное письмо для рекрутера не должно дублировать информацию из резюме.

Скачать образец сопроводительного письма к резюме в компанию

В консалтинговую

Консалтинговая компания представляет достаточно широкий спектр консультационных услуг для различных сфер.

Сопроводительные письма могут быть нескольких видов:

  • к документации;
  • к резюме.

В обоих случаях стоит соблюдать общую структуру и краткость составления информации.

Скачать образец сопроводительного письма в консалтинговую компанию

В аудиторскую

Сопроводительные письма в организацию, осуществляющую аудит могут быть стандартными:

  • приложения к документам;
  • для кадрового отдела;
  • сопроводительные оповещения к письму-обязательству.

Скачать образец сопроводительного письма в аудиторскую компанию

Последнее содержит информацию об объемах предстоящей проверки, ответственности руководства организации, где будет осуществляться проверка, сведенья о форме проверки и ее соответствии международным стандартам МСА 210. В таком случае, сопроводительное письмо оповещает о необходимости ознакомления с условиями осуществления деятельности предприятия и просит установить сроки реализации проверки.

В фармацевтическую

Фармацевтическая компания, помимо стандартной корреспонденции, может принимать сопроводительные уведомления к проектам, а также претензии. Содержание сопроводительного письма к проектам составляется в свободной форме. Содержательная часть включает в себя отличительные качества проекта, причины по которым разработчик обратился именно в эту организацию, а также предложения возможного сотрудничества. Сопроводительное письмо к резюме имеет стандартный вид.

Скачать образец сопроводительного письма в фармацевтическую компанию

В инвестиционную

Подобные предприятия ведут сложную деятельность, взаимодействия с множеством фирм. Отличительным видом сопроводительного письма для инвесторов является документ-приложение к презентации.

Содержание письма:

  1. Данные адресата.
  2. Краткое представление отправителя. Например, одной строчкой сообщить имя, сферу деятельности, желание представить проект и причину обращения в данную компанию.
  3. Суть проекта.
  4. Размер инвестиций. Содержание должно быть лаконичным, а все детали указываются в презентации.

В транспортную

Транспортные компании занимаются перевозкой как грузов, так и важной документации, сотрудничая при этом с множеством разных контрагентов. Как юридические, так физические лица могут направлять сопроводительные письма, содержащие перечень предоставляемой документации для доставки.

Скачать образец сопроводительного письма в транспортную компанию

В строительную

Чаще всего, сопроводительные письма для компании будут письма-приложения к резюме, актам выполненных работ или полным пакетом документов. Структура их составления не отличается от ранее рассмотренной.

Для какой бы компании не составлялся бы документ, он поможет избежать споров и неприятностей, в случае их потери. В некоторых случаях, такое письмо послужит основой для разрешения конфликтной ситуации, а также поможет в устройстве на работу или получению тендера.

Скачать образец сопроводительного письма в строительную компанию

Составлении сопроводительных писем не является обязательным и не регулируется на законодательном уровне. Наличие такого документа приносит однозначную пользу для предприятий и частных лиц.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий