+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Запрос о предоставлении информации: как правильно дать ответ! Образец письма

Каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности, так или иначе, сталкивается с необходимостью составления письма для ответа на запрос.

В связи с этим необходимо знать порядок и правила составления такого рода документов.

Сегодня мы также расскажем, как отвечать на письмо в случае положительного и отрицательного ответа.

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Содержание

Следует отметить, что запросы поступающие в организацию, могут носить самый разнообразный характер. Это может быть письмо из государственного органа, с налоговой инспекции, от покупателей, деловых партнеров, поставщиков и т. д. От перечня запрашиваемых документов и объема информации зависит срок ответа на запрос.

Ответ на запрос информации обычно имеет единое содержание, включающее следующие пункты:

  • «Шапку» документа.
  • ФИО и должность представителя организации, направившей ранее запрос.
  • Регистрационные данные, а также тему письма.
  • Обращение к представителю адресата документа.
  • «Тело» ответа (подробно данный пункт будет описан ниже).
  • Приложения (при наличии).
  • ФИО, должность и подпись, лица возглавляющего организацию, выступающую отправителем письма.
  • ФИО и контактный номер исполнителя документа.

Универсальные фразы

Составляя письмо — ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.

Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:

  1. Обращение: «Уважаемый (-ая)…..».

    Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант. Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.

  2. Вступительные фразы:
    • «В ответ на Ваш запрос информации…».
    • «В отношении нашего телефонного разговора…».
    • «В связи с …».
    • «В ответ на Ваш запрос от …..№…..» и др.
  3. Ответ на вопрос:
    • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
    • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
    • «С радостью сообщаю Вам…..».
    • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
  4. Заключительные фразы:
    • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
    • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
    • «Был рад Вам помочь».
  5. Прощание:
    • «С уважением».
    • «С наилучшими пожеланиями».

Как ответить на запрошенные данные?

Следует отметить, что письмо-ответ на запрос информации можно поделить на две большие группы:

  • Положительный.
  • Отрицательный.

Каждая из этих групп писем имеет свои особенности составления.

В случае положительного результата

Положительный ответ строится следующим образом:

  1. вначале необходимо кратко повторить содержание запроса, сделав ссылку на его дату и номер;
  2. далее следует предоставить информацию, которая запрашивалась адресатом письма.

При отказе

Отрицательный ответ должен содержать следующее:

  1. ссылку на тему запроса, направленного ранее, а также его номер и дату;
  2. причину отказа в предоставлении информации;
  3. констатацию отказа.

Составляя отрицательный ответ на запрос, весьма важно дать вежливый и деликатный отказ в предоставлении тех или иных данных.

Пошаговая инструкция по составлению документа

Инструкция по составлению письма-ответа на запрос имеет следующий вид:

  1. Начинать следует с «шапки» документа, указав в ней полное наименование своей организации, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, телефон и факс.

    Справка. Составлять ответ можно уже на готовом фирменном бланке организации. Как правило, он уже содержит все необходимые реквизиты.
  2. Далее в правом верхнем углу следует указать ФИО представитель адресата, его должность и наименование организации, в которую направляется ответ.
  3. Затем указываются номер и дата регистрации ответа в журнале исходящей корреспонденции, а также регистрационные данные, полученного ранее, письма-запроса.
  4. Необходимо вежливо обратиться к представителю адресата, назвав его по имени и отчеству. Пример: «Уважаемый Александр Игоревич!».
  5. Далее можно приступать к написанию основной сути письма. Следует отметить, что его содержание будет отличаться в зависимости от характера ответа (положительный или отрицательный). Что должен включать каждый из вариантов, было описано выше по тексту.
  6. Приложения (могут быть в том случае, если, к примеру, у организации были запрошены документы, и она готова их выслать).
  7. В завершение, на документе ставиться подпись руководителя организации, а также данные об исполнителе письма, на тот случай если у адресата возникнут вопросы.

Часто встречающиеся ошибки

Можно выделить следующие наиболее типичные ошибки, которые встречаются в письмах-ответах на запросы:

  1. ошибки при склонении фамилии представителя организации-адресат;
  2. отсутствие внятной и четкой причины отказа в предоставлении данных, которые были ранее запрошены;
  3. неверное построение ответа, с нарушением последовательности пунктов, которые должны быть в нем отражены;
  4. слишком длинные водянистые предложения, содержащие размытый смысл.
Внимание. Следует помнить, что одним из главных правил деловой переписки является краткость, четкость и однозначность.

Таким образом, составление письма-ответа на запрос информации не представляет особой сложности. Главное четко знать последовательность всех пунктов содержания, а также соблюдать основные требования, предъявляемые к деловому письму.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий