Предоставление информации по запросу цен: образец заполнения письма и другие нюансы
Правильно начать деловую переписку – уже половина успеха. А поскольку всевозможные сделки нередко затрагивают финансовую сторону вопроса, то умение получить информацию о стоимости услуги или товара становится весьма полезным навыком.
Что из себя представляет форма проведения процедуры запроса цен и как составить письмо запрашиваемых котировок без ошибок? Максимально продуктивное сотрудничество с будущим поставщиком может иметь удачный старт уже на данном этапе переговоров.
Скрыть содержание
- Что это за процедура?
- Цель предоставления информации о ценах
- Куда и как отправляется?
- Содержание письма
- Особенности
- Оформление
Что это за процедура?
Запрос цены (или котировок) 44-ФЗ — конкурентный не торговый способ приобретения товаров, работ или услуг для обеспечения нужд заинтересованной компании, в границах установленной законодательством закупочной суммы. Иными словами, это отдельный вид аукциона, который можно провести в сжатые сроки при поиске простых и дешёвых закупок. Но использовать подобный тендер допускается только при следующих условиях:
- применение для закупок самофинансируемыми госорганизациями;
- минимальная сумма – до 10 млн.руб;
- наличие у заказчика базы;
- участие бюджетными учреждений;
- не менее чем 3 потенциальных поставщика.
Исходя из требуемой информации, процесс подразумевает под собой не только ценовой запрос: часто необходимо представить смежные данные о формате платежа, уровне качества или планируемого объёма. Сами поставщики обычно должны прислать ответ в чётко отведённый срок. А предложенные цены могут меняться как сторону снижения, так и повышения, учитывая технические возможности или ошибки при составлении.
Справка! Запрос цен совершается как в электронной, так и в письменной форме, может быть открытым и закрытым. В отдельных случаях одним из начальных этапов становится предварительный отбор участников, который заканчивается выбором не одного, а нескольких победителей.Цель предоставления информации о ценах
Важно осознавать, что запрос цен представляет собой чётко продуманный план сотрудничества. В идеале организация должна заранее иметь несколько таких заготовок. Используя оригинальный подход, можно продать любой товар, но существует как минимум 5 сценариев за счёт которых можно представить коммерческое предложение в выгодном свете:
- Письмо после телефонного звонка (этот приём вызывает доверие у получателя, особенно если вы договаривались обменяться контактами).
- Чёткий акцент на основную проблему (предложение партнёру конкретного способа решения проблемы, оговорка насчёт прибыли от совместного сотрудничества).
- «Шокирующее» заявление (оцените минусы деятельности клиента и собственные преимущества, затем правильно изложите их, не отходя от делового стиля письма).
- Строгая демонстрация предложения (после обращения к адресату нужно сразу перейти к сути письма и проявить заинтересованность в сотрудничестве).
- Презентация «товара лицом» (прикрепить к письму иллюстрации, презентацию и прочие варианты демонстрации услуги – их следует разместить на самом видном месте).
Все перечисленные методы легко дополнить запросом цен, чтобы сразу продемонстрировать цель вашего обращения. Это не только позволит сократить время на деловое заочное знакомство, но и максимально быстро показать перспективному партнёру свои цели и намерения в бизнесе.
Куда и как отправляется?
Чтобы цена в обратном письме была корректной, нужно максимально точно указать спецификацию выбранных товаров. В виде дополнения стоит также запросить данные об условиях и системах оплаты, объёме контракта и уровне качества. Обычно поставщики отвечают на такие письма сразу, но инициатор переписки вправе назвать желаемую дату и время отправки с указанием своих контактов (нередко хватает лишь официального e-mail адреса).
Хотя письмо запроса коммерческого предложения не имеет четко прописанной формы, необходимо соблюдать общий алгоритм и не забывать основных пунктов. Так потенциальный партнер составит положительное мнение о компании.
Необходимо обладать продуманной стратегией того, как именно преподнести информацию в наиболее выгодном свете, чтобы решение было в вашу пользу. Поэтому стоит хорошо продумать все детали письма, посоветоваться с юристом, и только после – переносить на бумагу и отправлять.
Важно! При положительном результате, не забудьте о мерах безопасности – обязательно проверьте контрагента, которому хотите предложить сотрудничество.Содержание письма
Инициатор запроса цен может известить о проведении запроса цен (либо выложить отдельную выдержку из него) в любых средствах массовой информации.
Там обязательно нужно указать следующие сведения:
- способа закупки и форма его проведения (в соответствии с положением);
- название фирмы, почтовый адрес, электронную почту, номер контактного телефона заказчика;
- адрес, контактные телефоны, номер факса и ФИО организатора запроса цен;
- предмет договора с указанием объема и места поставок;
- начальная (часто максимальная) цена договора;
- алгоритм получения документов о закупке;
- условия проведения переторжки (если таковые имеют место);
- дату и время начала и финала в подаче заявок;
- сведения о времени, дате и месте проведения стадии отбора и подведения итогов;
- указание на право организатора отказаться от проведения запроса цен в любое время.
Отдельно стоит уточнить, что победителем запроса цен признаётся участник, предложивший наименьшую стоимость договора, при условии соответствия его заявки требованиям документации о закупке, если в расчёт не берутся остальные критерии отбора товара (качество, доступность, имидж организации). С другой стороны любой участник закупки вправе направить запрос на получение разъяснении с подписью руководителя проекта или уполномоченного лица.
- Скачать бланк письма с запросом ценового предложения
- Скачать образец письма с запросом ценового предложения
Особенности
Справка! Стать инициатором запроса цен может любая организация или ИП, если в тендерных бумагах не предусмотрены прочие требования.Законодательство России, а именно 44-ФЗ, обязывает все муниципальные компании включать в план закупок торги, которые предназначены исключительно для субъектов малого предпринимательства, но в количестве от 10% до 20% от общего объема (ссылаясь на постановление Правительства РФ №642).
А если предстоящий аукцион является государственным, то он имеет дополнительный ряд существенных ограничений:
- при желании работать с определенными компаниями, заказчик должен разослать уведомления приоритетным подрядчикам (не менее 2-х юридических лиц или ИП);
- принятие решений о заключении контракта зависит от вердикта экспертной комиссии;
- запрос цен подается и распространяется далее в открытом доступе;
- все данные вносятся в ЕИС (единую информационную систему);
- подрядчик должен соответствовать требованиям п. 9 ст. 31 ФЗ 44 (его не должны связывать родственные узы с заказчиком и исполнителем).
Предлагаем ознакомиться с тем, как пишутся запросы о предоставлении информации в банк и налоговую, об открытых счетах, системе налогообложения, предоставлении документов, отсутствии задолженности, сверке с налоговой, проверке больничного листа. Узнайте также, как написать письмо на английском языке и об ответах на подобные запросы.Оформление
Стандартный образец запроса котировок не имеет зафиксированной формы по 44-ФЗ, но существует ряд параметров и пунктов, касаемых правильности заполнения и предоставления информации, которые обязательно должны быть выполнены для принятия заявки к участию. В первую очередь это касается самой формы подачи:
- Если заявка подаётся в конверте, то документ необходимо привезти в офис заказчика (указанное в извещении) и передать ответственному лицу.
- Важно проследить, чтобы конверт не просвечивался: посторонним лицам нельзя видеть и читать его содержимое до момента вскрытия.
- По дополнительному запросу заказчик может выдать письменное уведомление с указанием, когда и в какое время был доставлен/получен/вскрыт конверт.
- В случае открытого запроса цен в электронной форме, заявка отправляется оператору ЭТП, где фиксируются данные о её подаче.
Поскольку изменения в поданный бланк вносить нельзя, стоит внимательно проверить всю вносимую информацию до момента ее передачи заказчику площадки.Отозвать деловое письмо возможно в течение всего времени, отведенного на подачу предложений. По истечении указанного периода, придётся принять участие в тендере.
Запрос цен имеет свои положительные и отрицательные стороны. Благодаря главному критерию (стоимости) нет необходимости разбираться с документации к проекту и долго ждать (максимум – неделя) отчета о результатах проведения процедуры.
- Скачать бланк отчета о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений по форме -12
- Скачать образец отчета о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений по форме -12
Но с другой стороны рассматриваемый способ скупки товаров или услуг зависим от подтасовки итогов. Недобросовестный заказчик может специально продвигать «своего» кандидата, применить иные показатели кроме цены, подтасовать или включать в список фиктивные заявки.