Составляем письмо-запрос на английском языке: основные правила и примеры с переводом

Одной из особенностей бизнеса с иностранными партнерами является ведение деловой переписки с ними.

Правильно составленное письмо поможет создать хорошее впечатление и продвинуть ваши отношения с иностранным партнером, поэтому важно знать основные правила деловой переписки.

Скрыть содержание

• Что это такое?
• Что внутри?
Содержание     Стандартные фразы     Пример    
• Куда отправляется?
• Инструкция по составлению

Что это такое?

Письмо-запрос (letter of inquiry) – это одна из разновидностей деловых писем. Запрос отправляется, когда возникает необходимость получить более подробную информацию о продукции или услуге.

Что внутри?

Содержание

1. Официальное обращение: Dear Sirs, если имя не известно, либо Dear Mr./Mrs…, если вы знаете имя получателя. Так же возможно использовать фразу To Whom It May Concern (тем, кого это касается), если адресат не известен.
2. Представьте себя и свою компанию: I represent the company… from Saint-Petersburg, Russia. We specialize in…./ We are interested in…
3. Укажите, каким образом вы получили информацию о компании: With reference to information in…/ You were recommended to us by…/ I get acquainted with your products during the exhibition…
4. Изложите причину запроса: Could you please advise…/ We kindly ask you to send us the information about…
5. Дополнительные вопросы по теме, если есть: Please also advise…/ Please send us also information about…
6. В конце письма используйте стандартную фразу: Thank you in advance for your reply./ Thank you for your prompt reply.
7. Подпись: Kind regards, … (далее ваше имя на английском, должность).

Стандартные фразы

Dear Sirs (Уважаемые Господа).

Dear Mr./Mrs (Уважаемый Господин/Госпожа).

To Whom It May Concern (тем, кого это касается).

I represent the company… (Я представляю компанию…).

We specialize in …. (Мы специализируемся на …).

We are interested in … (Мы заинтересованы в ….).

We are a Russian company which deal with…

(Мы российская компания, которая занимается…).

With reference to your advertisement in…(Относительно вашей рекламы в…).

I received the information about your products from my collegue… (Я получил информацию о вашей продукции от моего коллеги…).

I found the information about your company in… (Я нашел информацию о вашей компании в…).

I get acquainted with your products during the exhibition… (Я познакомился с вашей продукцией во время выставки).

We kindly ask you to advise… (Просим сообщить о…).

Could you please provide us information about… (Просим направить информацию о…).

Please send us information about price and dispatch time… (Просим направить информацию о цене и сроках поставки…).

Please do not hesitate to contact us … (Не стесняйтесь обращаться к нам …).

If any questions please do not hesitate to contact us. (Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам).

We would be happy to supply you with any required information. (Мы будем рады предоставить Вам любую необходимую информацию).

Thank you in advance for your help (Спасибо заранее за вашу помощь).

Thank you for your prompt reply (Спасибо за ваш быстрый ответ).

We look forward to hearing from you soon (Мы с нетерпением ждем вашего скорого ответа).

Kind regards (С уважением).

Yours sincerely (Искренне ваш).

Скачать образец письма запроса на английском языке с переводом

Пример

Ниже представлен пример письма-запроса на английском языке с переводом:

Dear Sirs,

I represent the company NTС Ltd. from Saint-Petersburg, Russia. We specialize in production of power transformers and looking for new suppliers of materials for our plant. I found the information about your company and its products during the exhibition CWIEME in Berlin.

We kindly ask you to send us your catalogue and price list.

Thank you in advance for your reply.

Kind regards,

Maria Makarova Supply specialist

Уважаемые господа!

Я представляю компанию ООО «НТЦ» из Санкт-Петербурга, Россия. Мы специализируемся на изготовлении силовых трансформаторов и ищем поставщиков материалов для нашего завода. Я нашла информацию о вашей компании и продукции на выставке CWIEME в Берлине.

Просим выслать нам ваш каталог и прайс лист.

Заранее спасибо за ваш ответ.

С уважением, Мария Макарова

Специалист по закупкам

Куда отправляется?

Письмо направляется на общий электронный адрес компании, если имя получателя не известно, либо конкретному адресату. В первом случае на получение ответа уйдет больше времени, так как письмо будет пересылаться между должностными лицами от секретаря к руководителю, далее к исполнителю. А более детально о том, как составить ответ на запрос, читайте в этом материале.

Инструкция по составлению

Прежде всего убедитесь, что правильно пишете имя получателя, а так же его пол и положение (Mr/Ms/Mrs). Письмо должно быть лаконичным, написано официальным языком, иметь логическую последовательность и лишено эмоциональной окрашенности. Предложения строятся короткие и ясные. Перепишите любые предложения, которые можно понять двусмысленно.

Как правильно написать деловое письмо на английском языке можно узнать из видео:

Подробнее о том, как правильно написать запрос о предоставлении информации на русском языке, читайте тут.

Рекомендуем сохранять письма, полученные вами от иностранных партнеров и выписывать из них стандартные фразы, чтобы использовать их в своих письмах. Это поможет избежать недопонимания с вашими партнерами.

Правильно составленный запрос поможет получить преимущество при дальнейших переговорах, в дальнейшем установить партнерские отношения с иностранной компанией.