Составляем приказ о внесении изменений в штатное расписание: образец на все случаи
Любому руководителю компании приходится сталкиваться с вопросами, касающимися перемен в кадровом составе. В частности, смена ШР.
В этой статье будут рассмотрены все случаи внесения преобразований в расписание.
Также будет дано разъяснение, когда какой случай наступает, каким образом меняется «штатка» и как составить распоряжение о внесении преобразований в ШР.
Скрыть содержание
- Основные понятия и законодательная база
- Как оформить преобразования в расписании при…
…введении новой единицы …сокращении штата …изменении должности либо ее наименования …увеличение или уменьшение оклада/тарифной ставки …ликвидации вакантных мест- Заключение
Основные понятия и законодательная база
ШР – Это кадровый документ фирмы, в котором отражаются все штатные единицы, работающие в ней. Также там указываются наименование рабочей единицы, оклады по ним и ФИО людей, занимающих их, либо вакантные рабочие места.
Форма составления такого рода документов может быть как произвольная, так и соответствовать утвержденной постановлением Госкомстатом форме Т-3. Номер постановления – 1 от 05.01.2004г.
Образцы заполнения можно найти в Интернете, в Путеводителе по кадровым вопросам. Кроме того, правоотношения между фирмой-нанимателем и ее служащими регулируются ТК РФ, в частности статьей 74.
Если возникает необходимость внести перемены в расписание, то принимать решение об преобразовании данных в нем, принимает непосредственно руководитель компании.
Он дает указание специалистам подготовить соответствующее распоряжение. Когда его выполняют и приносят на подпись, руководитель проверяет содержимое распоряжения на предмет ошибок или неточностей. Если таковых нет, то документ заверяется подписью руководителя.
Важное условие для преобразования: все коррективы должны быть внесены не позже, чем за 3 месяца до вступления в силу нового документа. Основаниями могут являться:
- введение новой рабочей единицы или при выводе ее из состава организации;
- увеличение или уменьшение размера зп или замена их тарифными ставками;
- замена названий подразделений или рабочих единиц;
- ликвидация вакантных мест в ШР.
Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.
Как оформить преобразования в расписании при…
…введении новой единицы
Данный вид распоряжения единственный, который начинает действовать сразу после его издания. Дело в том, что при введении в штат новых рабочих мест (подразделений), старые никак не затрагиваются вводящимися преобразованиями.
Руководитель обязан известить о необходимости ввести новые штатные единицы специалистов, занимающихся разработкой инструкций, чтобы те подготовили эти инструкции для людей.При составлении распоряжения необходимо указать полное наименование новой штатной елиницы (или подразделения) и дату, когда ее полномочия вступают в силу и люди, назначенные на другую должность приступают к работе. Кроме того, нужно указать оклады или тарифные ставки.
Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой рабочей единицы или подразделения.
Образец приказа об изменении штатного расписания при введении новой должности.
…сокращении штата
Такой вид распоряжения должен содержать список мест, подлежащих сокращению, с указанием даты вступления распоряжения в силу.
Вариант приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением численности сотрудников.
Работодатель вправе сократить или вывести рабочую единицу и оставить человека в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если зп по новой должности будет меньше, чем по старой, человек обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.
Примерный образец заявления о согласии на перевод.
В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех, попавших под сокращение, с документом под роспись.
Уведомление работника о сокращении.
Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов.
Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата
При сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным – при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.
…изменении должности либо ее наименования
При издании распоряжения с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся рабочая единица или нет. В связи с изменением вакантного места проблем для кадровых служб не возникает никаких.
Применяется упрощенная схема преобразования. Но если место занято, то тут имеется ряд особенностей:
- человек должен быть извещен об преобразовании или переименовании его должности и согласен с ним;
- работодатель заключает другой трудовой договор, в котором будет указана другая должность;
- в трудовой книжке (при наличии, и в личной карточке) должны быть отражены перемены.
Пример уведомления сотрудника о переименовании должности.
Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления преобразований в силу.
Образец приказа об изменении штатного расписания при переименовании должности сотрудников.
…увеличение или уменьшение оклада/тарифной ставки
Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада. Об увеличении обычно просит непосредственный руководитель работника в служебной записке, составленной на имя руководства фирмы.
Если дело касается уменьшения, то это может являться следствием только одной причины: изменение технологических или организационных условий труда. То есть, мнение непосредственного руководителя сотрудника тут роли уже не играет.Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих служащих об уменьшении их зп и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.
Пример уведомления сотрудника о снижении должностного оклада.
Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантный или нижестоящий пост, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.
Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.
Если сотрудник отказывается от замены, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.
После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на замену ШР образец которого приводится ниже, с указанием измененных окладов/ставок.
Пример приказа об изменении штатного расписания в связи с новым окладом.
…ликвидации вакантных мест
При такой перемене ШР не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие преобразования проходят достаточно быстро и тихо.
Подготавливается приказ о исключении незанятых должностей с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти перемены отражаются в расписании.
Приказы – неотъемлемый элемент в работе фирмы. Любое управленческое решение требует письменного оформления. Читайте наши материалы об особенностях и порядке издания приказов о дисциплинарном взыскании, направлении на обучение, проведении инвентаризации, премировании, на командировку, удержание из заработной платы, об установлении неполного рабочего времени, изменении оклада работникам, отмене лимита кассы, а также о том, как аннулировать уже существующий документ.Заключение
Вопрос преобразования ШР – чисто внутреорганизационный. Но и он регулируется законами нашей страны.
Очень важно для работодателя иметь квалифицированных сотрудников кадровой службы или самому разбираться в тонкостях составления подобных документов.
После составления приказа не лишним будет отдать его на проверку юристам с целью выяснения ошибок или неточностей. Кроме того, грамотный специалист всегда может подсказать как лучше оформить те или иные перемены в составе штат фирмы.
