Все о штатном расписании: что это такое, зачем его составлять и кто должен оформлять этот документ?

Для каждой компании очень важно наладить делопроизводство.

Этому способствует и штатное расписание.

Попробуем разобраться во всех его нюансах.

В статье мы рассмотрим о чем оно информирует, как оформлять документ и зачем составлять штатное расписание, а также присутствует инструкция по заполнению.

Скрыть содержание

• О чем оно информирует?
Как оформлять документ?    
• Зачем составлять штатное расписание?
Обязана ли фирма иметь расписание штата?     Кто отвечает за составление?    
• Каким образом утверждается расписание?
• Кто вправе проверять расписание?
• Инструкция по заполнению

О чем оно информирует?

Как оформлять документ?

Госкомстатом России с этой целью предложена форма Т-3. Она рекомендательна, то есть на деле учреждение вправе применять отличный от упомянутой формы вариант исполнения.

Остановимся подробнее на внешнем виде документа, оформленного по унифицированной форме.

В этом случае штатное расписание представляет собой журнал, содержащий информацию в табличном виде (УФ Т-3).

Количество страниц в нем зависит от численности работников и структурной организации штата. То есть документ может состоять как из одной страницы, так и нескольких.

В последнем случае все они (страницы) должны быть пронумерованы и подписаны уполномоченными на то сотрудниками, а сам журнал прошит.

Зачем составлять штатное расписание?

Наличие его в учреждении в интересах самого руководства организации. Поскольку расписание штата позволяет упорядочить кадровую деятельность, а также, в случае возникшей необходимости, отстоять свои интересы в ходе судебных разбирательств.

К основным «плюсам» наличия у компании грамотно оформленного документа относятся следующие аспекты:

1. позволяет проанализировать структуру организации систему оплаты трудовой деятельности сотрудников;
2. отражает наличие или отсутствие вакантных должностей;
3. позволяет аргументировать увольнения сотрудников, если возникла необходимость в сокращении численности штата (т. е. наглядно демонстрирует невозможность перевода их на альтернативные должности);
4. зачастую позволяет избежать спорных ситуаций при проверках уполномоченных органов.

Обязана ли фирма иметь расписание штата?

Вокруг этого всегда много споров. Полемика вызвана отсутствием четко законодательно оформленного обоснования обязанности всех без исключения организаций иметь в наличии данный документ, в то время как некоторые документы и проверяющие инстанции считают его необходимым.

Соответственно организации иных форм собственности теоретически могут осуществлять свою деятельность без данного внутреннего норматива.

Однако стоит помнить о трактовке его отсутствия, а именно:

• нарушение статей 15 и 57 Трудового кодекса РФ;
• нарушение статьи 5.27 Кодекса РФ об административных нарушениях, что может привести к наложению штрафных санкций (которые можно попробовать оспорить в судебном порядке).

Однако имеют место ситуации, когда фирма попросту не может иметь в наличии штатное расписание.

А именно в случае, если ее учредителем и одновременно единственным работником является индивидуальный.

Сам с собой заключить трудовой договор он не может (об этом гласит статья 20 Трудового кодекса), а также не имеет фиксированной заработной платы, а лишь получает доходы от своей коммерческой деятельности.

В то время как штатное расписание подразумевает наличие договора с указанием профессии и тарифной ставки.

Кто отвечает за составление?

Кроме того, часто расписание составляет непосредственный руководитель или иной уполномоченный на это работник.

Желательно оформить личную ответственность сотрудника за составление списка штата. Реализовать это можно одним из способов: составлением персонифицированного приказа или указанием соответствующего пункта в трудовом договоре.

Каким образом утверждается расписание?

Итоговое согласование с последующим утверждением осуществляется старшими сотрудниками финансового и кадрового обеспечения путем публикации отдельного приказа.

Учитывая, что начисление зарплаты должно осуществляться ежемесячно, нужно вводить в делопроизводство документ с первого дня месяца.

Кто вправе проверять расписание?

Его запрашивают следующие компетентные органы:

1. Инспекция труда.
2. Налоговая инспекция.
3. Фонд социального страхования.
4. Пенсионный фонд.

Инструкция по заполнению

1. Сначала указываются реквизиты учреждения:
   • наименование и номер данного документа;
   • дата составления;
   • наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации);
   • код по ОКПО;
   • должность, фамилия с инициалами, подпись сотрудника, составлявшего документ.
2. После указываются сведения о распоряжении, которое утверждает данный документ.
3. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов. Рассмотрим правила внесения них информации.
   • Графа 1 “Наименование”.

     Указываются подразделения, составляющих структуру организации.

     СПРАВКА! Для удобства наиболее рационально перечислять подразделения, поделенные на группы по иерархическому принципу.
   • Графа 2 «Код».

     Каждому из указанных подразделений присваивается, как правило, цифровой код.

     Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

   • Графа 3 “Должность, разряд, класс квалификации”.

     Здесь отражаются названия всех имеющихся должностей и информация об уровне мастерства. При заполнении таблицы рекомендуется сверяться с актуальными редакциями принятых в России классификаторов профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР).

     Нередко в этих справочных формах нет интересующей специальности вследствие их давнего обновления, поэтому между кадровой документацией учреждения и этими классификаторами разногласия вполне допустимы (кроме случаев, когда за осуществление трудовой деятельности в конкретной должности работнику положены различные льготы или компенсации).

   • Графа 4 “Количество штатных единиц”.

     Информирует о числе рабочих мест для каждой должности в отдельности.

     ВАЖНО! При наличии неполной единицы штата в ячейку вносится долевое выражение (десятичная дробь).

     Кроме того, данная графа позволяет создать кадровый резерв на случай расширения штата, потому как трудоустроить сотрудника возможно исключительно при наличии вакантной должности. Это стоит предвидеть заранее, указав данные с запасом.

   • Графа 5 “Оклад”.

     Содержит информация о должностных ставках. Это должно быть регламентировано различного рода внутренними актами. В таблице указывается только цифра, без валюты.

     Статья 133 ТК РФ запрещает устанавливать величину оклада ниже МРОТ.

     Между работниками кадровых служб по-прежнему не угасают споры: допустима ли зарплатная «вилка»? Так принято называть ситуацию, когда сотрудникам на одной должности установлен разный оклад (к примеру из-за различий в квалификации или объеме работы).

     Мнение «за» мотивировано ст. 132 ТК РФ, которая как раз и позволяет такую разницу окладов. Однако на деле проще для одной должности назначить фиксированный оклад, а итоговый размер зарплаты для каждого сотрудника регулировать посредством надбавок.

   ТК РФ, Статья 132. Оплата по труду

   Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.

   Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.

   • Графы 6 – 8 “Надбавки”.

     Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат. Некоторые надбавки положены сотрудникам законодательно (северные, за секретность и т.д.), другие же вводятся по решению руководства компании (за квалификацию, высокую производительность и пр.).

     Согласно другой классификации, дополнительные выплаты могут быть двух разновидностей:

     1. фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
     2. часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).
   • Графа 9 «Всего, руб.».
     Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.
   • Графа 10 «Примечание».

     Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений о штате сотрудников.

   • Строка «Итого».

     Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее для учреждения число штатных единиц, также итоговая сумма всех окладов и надбавок. То есть здесь отражена величина месячного фонда заработной платы компании.

Бланк штатного расписания

Образец заполнения штатного расписания

Процедура грамотного составления документа вовсе не сложна, а его наличие позволяет с уверенностью смотреть в будущее.