101 миллион > Документы > Штатное расписание > Изменение > Должности > Исключение

Как происходит сокращение должности в штатном расписании: порядок действий

Штатное расписание – основной документ, определяющий организационную структуру предприятия.

Однако бывают ситуации, когда необходимо внести в расписание изменения – в частности, вывести или наоборот ввести новую конкретную должность. В статье рассмотрим, как правильно произвести сокращение должности и убрать ее из ШР, и о чём следует помнить руководству организации при этом.

Скрыть содержание

Почему требуется исключить ненужные единицы?

Причины, по которым конкретная должность должна быть исключена из штатного расписания предприятия, многообразны:

  • По результатам анализа производственной деятельности предприятия должность оказывается лишней.
  • Если сотрудник уволился и должность долгое время была вакантной, а желающих занять её не нашлось – руководство организации пришло к выводу о том, что нет необходимости держать её в расписании.
  • Происходит сокращение численности или штата у работодателя – и применяются нормы, предусмотренные ст. 81 ТК РФ.

Причины для того, чтобы конкретная должность в штатном расписании оказалась лишней, могут быть многообразны. Главное при этом – то, что в расписание необходимо вносить изменения.

Нужно ли вводить новый документ?

Однозначного ответа на этот вопрос трудовое право не даёт. Можно лишь сделать вывод на основании анализа практики:

  1. Если изменения существенны настолько, что пользоваться старым документом больше нельзя – следует ввести новое расписание. То же самое касается и случаев, когда и раньше вводились изменения, которые, накопившись, мешают использованию расписания.
  2. Если перемены касаются лишь одной должности (особенно если она вакантна, и изменения никак не затронут тех людей, что уже трудятся на предприятии) – проще составить приложение или дополнение к имеющемуся расписанию. Далее можно отталкиваться от нового документа.
Важно! Вне зависимости от того, вводится ли новое расписание, либо утверждается дополнение к действующему документу – работодателю необходимо соблюдать требования ТК РФ.

Оформление несущественных изменений

Для того, чтобы привести штатное расписание в соответствие с текущей ситуацией, и документально закрепить вносимые изменения, в организации необходимо предпринять ряд шагов.

  1. Подготовить служебную записку. Её составляет руководитель отдела кадров, экономист или другой специалист, к чьей компетенции относится решение таких вопросов. Именно на основании записки руководство предприятия принимает решение о том, что необходимо предпринять шаги по оптимизации штатного расписания. В небольших фирмах этот шаг не обязателен – руководитель там может самостоятельно придти к выводу, что нужно сократить должность из расписания.
  2. Подготовить приказ об оформлении изменений. В нём руководитель компании указывает, какие должности и на каком основании выводятся из штата, в какие сроки должны быть приняты меры, кто отвечает за оформление документации.
  3. Составить дополнение к штатному расписанию или подготовить новый экземпляр этого документа с уже изменённым содержанием.
  4. Подготовить приказ об утверждении изменений. Штатное расписание вступает в силу лишь после того, как оно утверждено руководителем организации.

Кроме случаев сокращения штата и изъятия из расписания вакантных должностей бывают ситуации, когда должность освобождается в связи с уходом сотрудницы в «декретный» отпуск (то есть по беременности и родам, а затем – по уходу за ребёнком).

ТК РФ гарантирует беременным женщинам и родителям, ухаживающим за новорожденными детьми сохранение за ними рабочего места – поэтому в случае ухода в декрет на место ушедшей работницы обычно принимают другого человека по срочному трудовому договору. Но можно ли «декретные должности» вообще изъять из расписания?

Необходимо помнить: единственный способ уволить беременную работницу – это ликвидировать компанию целиком, а уволить находящуюся в отпуске по уходу за ребёнком можно только за грубое нарушение дисциплины, предоставление подложных документов и другие виновные действия (ст. ст. 256 и 261 ТК РФ).

Поэтому с любой оптимизацией и ликвидацией «декретной должности» нужно подождать до тех пор, пока работница не выйдет из отпуска, но и в этом случае есть определенный дополнительный порядок действий для сокращения:

  • Уведомить сотрудницу о планирующемся сокращении штата или численности сотрудников в организации.
  • Предложить другую вакансию в компании.

    • Увольнение при этом должно происходить в порядке, предусмотренном ст. ст. 81, 82 и 180 ТК РФ.

    Внимание! Допустима ситуация, когда на время нахождения сотрудницы в декрете на её место не принимают нового человека, а распределяют обязанности между коллегами (с оформлением дополнительных соглашений к трудовым договорам и доплатой за увеличение объёма работы).

    Однако и в этом случае выводить «декретную должность» из штатного расписания нельзя.

    Документы для фиксирования нововведений

    Для того, чтобы изменения в штатном расписании, связанные с исключением из него отдельных должностей, вступили в силу, необходимы следующие документы:

    • Служебная записка от заинтересованного специалиста организации.
    • Приказ начальника о подготовке изменений.
    • Собственно изменения в штатном расписании.
    • Приказ об утверждении изменений.

    Служебная записка и приказы готовятся либо в произвольной форме, либо в соответствии с правилами делопроизводства, утверждёнными в организации.

    А вот для изменений штатного расписания существуют отдельные нормы. Дело в том, что до недавнего времени существовали обязательные бланки для оформления таких документов, утверждённые постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года.

    Однако с 2011 года, когда вступил в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте», компании вправе сами разрабатывать формы для первичной документации, если эти формы не введены уполномоченными государственными органами.

    Таким образом, для того, чтобы составить дополнение к расписанию или новое штатное расписание, может использоваться как действовавшая ранее форма № Т-3, так и оригинальный бланк, разработанный в организации.

    Приказ и его содержание

    Для того, чтобы изменения в штатном расписании, связанные с выведением из него должности, вступили в силу, необходим приказ руководителя организации.

    Справка! Обязательной формы для него не предусмотрено, поэтому он готовится так, как принято на предприятии.

    Приказ включает в себя следующие моменты:

    1. Номер, присваиваемый согласно правилам делопроизводства в организации.
    2. Дата подписания.
    3. Название («О внесении изменении в штатное расписание» или аналогичное).
    4. Указание на основания, по которым вносятся изменения (хотя бы кратко).
    5. Распоряжение об утверждении нового штатного расписания или же приложения к нему. Здесь же должно быть указано, с какого момента изменения вступают в силу.
    6. Подпись лица, издавшего приказ.

    Заключение

    Выведение должности из штатного расписания требует соблюдения ряда норм трудового законодательства. Однако если нарушений не допущено, изменения будут законными, и обновлённое расписание будет иметь полную силу.

    Наверх
    Как оформить приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением числа сотрудников?
    Как происходит сокращение должности в штатном расписании: порядок действий
    Комментарии 0
    Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
    Добавить комментарий