Как оформить штатное расписание без ошибок: все нюансы и образец заполнения формы Т-3
Штатное расписание – это документ, в котором отражается численность сотрудников, их распределение по должностям и причитающаяся им оплата.
Данный документ общепринятой формы Т-3. Он применяется в организациях различного ранга: ООО, ИП и бюджетных учреждениях. Это «помощник» в планирование затрат на оплату труда и организации кадровой работы. Он служит основанием для сокращения штатных единиц и защиты интересов организации в суде, в случае претензий по причине увольнения. Главное знать, как правильно составить этот документ на предприятии, какие графы он содержит, что именно требуется в них написать и кто из сотрудников организации должен его оформить.
Скрыть содержание
- Порядок и правила составления
- Кто на предприятии должен заниматься оформлением?
- Как правильно заполнить?
Шапку Наименование Код Должность Число штатных должностей Заработная плата Надбавки Суммы зарплаты и надбавкиПорядок и правила составления
Обязательно ли это?
Ситуация двоякая. С одной стороны ни в ТК РФ, ни в других актах не указано, что штатное расписание обязательно. С другой стороны в ряде законов упоминается необходимость наличия локального нормативного акта, коим и является штатное расписание, например, в ст.87 ТК (подробнее о том, является ли штатное расписание локальным нормативным актом, рассказано здесь).
Во многих организациях используют штатное расписание формы Т-3, утвержденное Постановление №1 Госкомстата от 05.01.04 г. Причины: удобство в использовании и привычка. Но для «особых» учреждений предусмотрены индивидуальные формы.
Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.
К таким организациям относят:
- Бюджетные организации и МЧС (Приказ МЧС России №563 от 24.09.08).
- Уголовно-исполнительные органы (Приказ ФСИН России №24 от 23.01.12).
- Медицинские учреждения (Приказ Минздравмедпрома России №16 от 18.01.1996) и др.
СПРАВКА! Бланк состоит из множества строк и столбцов (10 граф). За организацией остается право расширить форму, при необходимости. А вот сокращать изначально установленный образец запрещает Постановление Госкомстата №20 от 24.0.1999.О том, обязательно ли составлять штатное расписание, говорится в отдельном материале.
Чем регулируется?
При заполнении формы Т-З вам могут пригодиться следующие нормативные акты:
- Графа 3 – наименование должностей. Согласно ст. 57 ТК РФ, если предусмотрены компенсации и льготы, названия должностей должны соответствовать квалификационным справочникам. К ним относят Общероссийский классификатор ОК 016-94 (Постановление Госстандарта №367 ОТ26.12.94)и квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда №37 ОТ 21.08.98).
- Графа 4 – число штатных должностей. Тут поможет Постановление Госкомстата №1 от 05.01.04.
- Графа 5 – заработная плата по тарифной ставке. Согласно ст. 22 ТК лица одной квалификации должны оплачиваться одинаково. Но если они трудятся в разных структурных подразделениях, тогда это правило не работает. Согласно же Письму Роструда №1111-6-1 от 27.04.2011 можно использовать надбавки и доплаты, как инструменты внесения корректировок в заработную плату рабочих с одинаковой квалификацией.
- Графы 6-8 – надбавки. Заполняются согласно ст.132 ТК РФ.
Статья 132 ТК РФ. Оплата по труду
Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.
Кто на предприятии должен заниматься оформлением?
В действующем законодательстве нет прямых распоряжений, кто должен составлять штатное расписание. Тем не менее, существуют рекомендации. Согласно Распоряжению Минтруда № 37 от 21.08.98 оформлением штатного расписания и документации этого ранга должен заниматься экономист по труду.
Но не на каждом предприятии предусмотрена эта должность, поэтом руководитель вправе самостоятельно определиться с кандидатурой, в чьи обязанности будет входить заполнение бланка Т-3. Для этого издается приказ. Чаще всего выбор падает на работников отдела кадров или бухгалтера планово-финансового отдела.
ВАЖНО! ИП может выполнять данную функцию самостоятельно или назначить ответственным бухгалтера.Ниже покажем, как сделать новый проект штатного расписания, а также приведем пример, как правильно его заполнять с фамилиями и должностями сотрудников.
Как правильно заполнить?
Штатное расписание состоит из 10 граф. Готовый заполненный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Печать не ставится. Законом не регламентируется частота составления данного документа.
Работники предприятия вправе ознакомиться с данным документом только в случае, если это прописано в коллективном договоре. При необходимости в штатное расписание вносятся изменения через издание приказа. А теперь о правилах заполнения бланка по пунктам.
Шапку
В шапке документа должна быть внесена такая информация:
- Наименование организации. Здесь название должно соответствовать учредительным документам вплоть до буквы.
- Код по ОКПО. Оно должно соответствовать информационному письму органа государственной статистики.
- Номер документа. Если «штатка» оформляется впервые, тогда ставите «1». В ином случае, ставите порядковый номер.
- Дата составления – дата, когда составлялся документ.
- На период. Чаще всего, штатное расписание составляет на год. Начальная – дата, когда оно вступает в силу. Если действие документа не ограниченное, тогда заполняется только дата ввода.
- Утверждение документа – указываете номер и дату приказа, которым было утверждено штатное расписание. «Утверждено приказом организации от «__»_________20__ № ___».
Наименование
В графу №1 вносятся все структурные подразделения предприятия, как внешние (филиалы, представительства), так и внутренние (отделы, цеха).
Лучше всего вносить данные согласно иерархии, то есть начиная с административного состава предприятия и заканчивая обслуживающим персоналом.
Все названия, не зависимо от наименования графы, должны быть в именительном падеже.
Код
Графа №2 отражает числовое обозначение каждого из структурных подразделений предприятия. Нумерация определяется самостоятельно.
ВНИМАНИЕ! Благодаря такой кодировки удобно определить место в иерархической цепочки. Помогает она в документообороте. Так например, если финансовый отдел будет под цифрой «03», тогда бухгалтерия – «03.01».О том, какие коды проставляются подразделениям в штатном расписании, рассказано здесь.
Должность
Графа №3 заполняется также в иерархическом порядке, начиная с руководящих должностей. Если для определенной должности предусмотрены компенсации или льготы, тогда ее название должно соответствовать специальному справочнику (ст. 57 ТК).
Число штатных должностей
Количество штатных должностей не обязательно должно соответствовать численности рабочих. Так как на одной должности могут работать несколько трудящихся.
Пример 1:
На должности уборщицы работают 2 человека по 4 часа, значит, указывается цифра 1.
Также не обязательно указывать целые числа. Они применяются для служащих, работающих на полной ставке. Неполные числа предусмотрены для совместителей.
Пример 2:
В штате предприятия числится 1 бухгалтер на полной ставке и еще один на половине. В этом случае в графе 4 пишут 1,5.
Еще один нюанс. Здесь отражают не только актуальные штатные единицы, но и вакансии. Прием сотрудников возможен только при наличии вакантного места в штатном расписании.
Заработная плата
В графе 5 указывается месячная заработная плата или оклад. В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Сумма должна соответствовать тарифной ставке и тарифной сетке. У лиц с одинаковой квалификацией суммы должны быть одинаковыми. Отражается сумма исключительно в рублевом эквиваленте.
О том, как отразить тарифные ставки в документе и какими они бывают, читайте тут.
Надбавки
Под отражение надбавок отведено целых 3 графы: 6-8. Они могут быть в денежном, процентном выражении или в виде коэффициента. Допустим смешенный вариант. Все надбавки устанавливаются работодателем. Для установления надбавки вносятся соответствующие указания во внутренний трудовой распорядок, трудовой договор. Издается соответствующее распоряжение или приказ.
Все указанные цифры в графах 6-8, должны соответствовать цифрам, указанным в вышеупомянутых документах.
СПРАВКА! Надбавки могут быть за ненормированный рабочий день, за ученую степень, за сложность и т.д.Суммы зарплаты и надбавки
В графе 9 отражается общая сумма оклада и надбавок. Она может быть в рублях или процентном выражении. Если оклад в рублях, а надбавки в виде коэффициента, тогда здесь ставится прочерк (в графе 10 пишете разъяснения и ссылки на документы, предусматривающие эти начисления).
- Скачать бланк унифицированной формы Т-3 штатного расписания
- Скачать бесплатно образец заполнения формы Т-3 штатного расписания организации в word
- Скачать образец оформления структуры штатного расписания сотрудников в excel
Оформление штатного расписания в коммерческих организациях не обязательно. Но все же не стоит его игнорировать. Штатное расписание – это удобный инструмент. С его помощью можно планировать затраты на оплату труда, узнать есть ли вакантные места, кому положены надбавки, ознакомиться с иерархией предприятия и обосновать сокращение штата.
