Советы кадровикам, как правильно отразить в штатном расписании обособленные и структурные подразделения и их коды
С помощью штатного расписания на предприятии описывается и закрепляется его кадровая структура – названия должностей, ставки по ним, оклады, подразделения, к которым относятся сотрудники.
Но как именно закрепляются в структуре расписания отдельные виды подразделений (структурные и обособленные), их наименования и кодировка – это и многое другое рассмотрим в данной статье.
Скрыть содержание
- Основные понятия
- Виды структурных единиц предприятия
- Обязательно ли указывать их в ШР?
- Как отразить отдельные виды подразделений?
- Как ввести в ШР новую структурную единицу?
Основные понятия
В достаточно крупных компаниях принято образовывать отдельные группы сотрудников, выполняющих схожие трудовые функции и имеющих отдельного руководителя, отвечающего за работу такой группы. Именно это и принято называть структурными подразделениями на предприятии.
Виды структурных единиц предприятия
В том случае, если в организации выделяются отделы, службы, цеха, бригады или другие элементы структуры, они должны быть отражены в штатном расписании (далее – ШР). При этом выделение производится в соответствии с выполняемой ими трудовой функцией.
По выполняемым задачам принято различать следующие виды подразделений:
- Управляющие и финансово-учётные. Сюда относится администрация (руководитель предприятия, его заместители и т. д.), служба персонала (отдел кадров), секретариат, экономический отдел и т. п.
- Исследовательско-технические подразделения. Они выделяются в крупных компаниях, занимающихся не только производством, но и исследованиями или испытанием техники. К ним могут относиться ОТК, опытный цех, лаборатории измерительной техники, экологическая служба и т. д.
- Производственные службы. Это подразделения, которые занимаются непосредственно производством или оказанием услуг. Точная их структура зависит от вида экономической деятельности, которую ведёт компания. Например, к ним могут относиться транспортный отдел, сборочный цех, ремонтная бригада и т. д.
Внимание: Точная группировка и виды цехов, отделов, служб или бригад в каждом случае могут быть своими. Некоторые предприятия используют «матричную» структуру, в которой создаются временные группы, работающие над конкретным проектом и существующие только до его завершения.Обязательно ли указывать их в ШР?
Выделять в расписании подразделения нужно лишь в одном случае: когда они организационно на предприятии существуют.
Официально этот термин в законодательстве не закрепляется. Более того, создание подразделений не является обязательным. Ст. 57 ТК РФ не содержит указания о том, что условия о работе в конкретном отделе являются существенными. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г., которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в п. 3.1 указывает, что запись в книжку о подразделении вносится лишь в том случае, когда условие о работе в нём является существенным для заключённого трудового договора.
Как следствие, фактически организация может действовать, не выделяя внутри себя каких-то обособленных структур. В этом случае в расписании будет лишь перечень должностей, не закреплённых за какими-то подразделениями.
Если же они выделяются, то должны быть закреплены специальными положениями или снормативными актами, которые утверждаются руководством предприятия для каждой службы. В документах о создании структур должны быть определены:
- описание создаваемой структуры;
- её функции и задачи;
- полномочии руководства подразделения;
- ответственность руководителя и конкретных работников;
- порядок взаимодействия с руководством предприятия в целом и другими службами.
Как отразить отдельные виды подразделений?
Кроме выполняемых функций, структуры предприятия делятся и по своей организации. Как именно это деление должно отражаться в штатном расписании?
Обособленные
Ст. 55 ГК РФ выделяет такой вид подразделений, как обособленные, действующие вне того места, где находится организация в целом. Они в свою очередь разделяются на:
- Представительства, которые представляют интересы компании и осуществляют их защиту.
- Филиалы, которые выполняют полностью или частично все функции организации в конкретном регионе или населённом пункте.
В том случае, если у предприятия есть подразделения, действующие отдельно, они должны отражаться в штатном расписании. Обычно в этом случае в документе выделяется отдельный раздел, посвящённый именно кадровому составу филиала или представительства. При необходимости допускается создание приложения к расписанию в виде отдельного листа, где отражены будут лишь те должности и ставки, касающиеся обособленной части.
Скачать образец штатного расписания с обособленным подразделением
Важно: Ни филиалы, ни представительства юридическими лицами не являются (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Однако ст. 11 НК РФ предусматривает, что любая обособленная структура, в которой имеются стационарные рабочие места, считается обособленным подразделением, даже если в документах никак не выделяется.Структурные
В отличие от обособленных, структурные подразделения действуют по месту нахождения организации. Их отражение в штатном расписании происходит по общим правилам. В частности, при использовании для расписания формы Т-3, утверждённой Госкомстатом РФ в 2004 году, каждое из структурных подразделений должно иметь своё название и код согласно ОКУД, отражаемые в соответствующих графах формы.
В тех же случаях, когда на предприятии действуют свои формы, разработанные согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», в них тоже может предусматриваться указание на подразделения.
- Скачать бланк штатного расписания по форме Т-3
- Скачать образец штатного расписания структурного подразделения
Как ввести в ШР новую структурную единицу?
В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:
- Руководство организации принимает решение о создании нового подразделения. Это может быть решение лично руководителя, либо поддержанное им мнение кого-то из специалистов (например, поданное в служебной записке).
- Составляется приказ о подготовке нового штатного расписания или дополнения к имеющемуся. Назначаются сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.
- Готовится проект нового документа по организационной структуре предприятия.
- Проект утверждается приказом руководителя организации (как составить и утвердить штатное расписание?).
- Готовится положение или иной локальный акт, описывающий созданный отдел или службу (является ли локальным актом штатное расписание?).
- В том случае, если подразделение создаётся с нуля, и все должности в нём вакантны, оформляются трудовые договора с новыми сотрудниками. Если же происходит реорганизация уже имеющихся структур, оформляется кадровая документация о переводе сотрудников, вносятся изменения в личные карточки, трудовые договора и т. д.
- Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания
- Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания
После того, как все процедуры завершены, вновь созданное подразделение начинает свою деятельность в рамках предприятия.
Всем, кто ответственен за штатное расписание, важно знать и о том, как его правильно оформить и хранить, как внести изменения в документ и обязательно ли вообще его составлять.Хотя подразделения не являются обязательным элементом для предприятия, они могут организовываться. И в этом случае необходимо, чтобы штатное расписание, утверждённое в организации, адекватно отражало сформированную структуру компании.