Вся информация о том, как внести новую должность в штатное расписание, пусть даже и временную?
В жизни предприятия могут происходить разные изменения, в том числе и введение новой должности.
В этом случае необходимо обновление штатного расписания – как и в случае всех глобальных перемен в жизни фирмы.
К таким глобальным переменам относится и назначение либо выведение из аппарата фирмы тех или иных кадров.
Решение об этом принимает глава предприятия, если делает вывод о их обоснованности.
Скрыть содержание
- Обоснование необходимости введения новой должности
- Как внести изменения в штатное расписание по должностям?
- Инструкция по введению новых штатных единиц, в том числе и контрактного управляющего
Обоснование необходимости введения новой должности
Одним из внутренних нормативных актов, на которое организация опирается в своей деятельности, является штатное расписание.
Оно отражает, какие должности существуют в данной фирме, какой месячный оклад положен каждой из них.
Соответственно, новая должность обязательно должна быть в нем отражена (Письмо Роструда № 428-6-1 от 22.03.12).
Руководитель фирмы или иное уполномоченное лицо осуществляет это на основании своего приказа.
Подробнее о том, кто составляет, утверждает и делает его проверку на предприятии, читайте тут.
Обычно это связано с расширением бизнеса.
Также новая должность создается, скажем так, с “разгрузочной” целью, если например, на одном специалисте, отвечающем за ту или иную сферу деятельности компании, лежит несколько функций – к примеру, финансист одновременно является и секретарем, и эйчар-менеджером.Или, к примеру, секретарь компании является и кофе-леди, и бухгалтером, и переводчиком одновременно. Одно дело, если сотрудник справляется с этим легко, но если нагрузка ощутимая и выполняются не все функции, которые отвечают потребностям бизнеса,то ответ на вопрос о необходимости введения нового специалиста может быть только одним – он нужен.
Остается другой вопрос, как сделать это правильно. Собственно, принцип здесь один и тот же: сперва работники отдела приходят к выводу, что действующих единиц у них в департаменте мало и они явно не справляются с поставленными задачами или делают это с огромными сложностями.
Далее инициатива передается сотрудникам службы персонала и директорату , которые уже проводят аналитическую работу, подсчет данных, делают выводы о предстоящей нагрузке будущего работника, его функционале.
Готовится проект должностной инструкции и предъявляется генеральному директору, а уже он сам принимает решение, действительно ли нужен новый специалист в его компании.
Издается приказ, в бухгалтерию поступает распоряжение о внесении новшеств в штатное расписание.
На новую вакансию осуществляется поиск кандидатов и нужный утверждается.
В штатное расписание обязательно вносятся следующие нюансы:
- структурные метаморфозы фирмы – например создание одного департамента и ликвидация другого;
- нюансы в организации производства и труда, изменения в зарплате;
- добавление или исключение тех или иных единиц исходя из потребностей бизнеса.
Подробнее о том, что должно в себя включать правильное штатное расписание, читайте тут, а о его составлении узнайте в этом материале.
Как внести изменения в штатное расписание по должностям?
Итак, как ввести новую должность в штатное расписание? Исходят при этом из того, что будет вменяться в должностные обязанности будущему сотруднику.
Если будущая должность не сопряжена ни с какими особыми ограничениями или гарантиями, для нового названия достаточно грамотности и фантазии одного лишь генерального директора. Но это годится только для той должности, которую и придумал, строго говоря, сам глава предприятия.
Обычно же при подборе имени к должности следует опираться на данные Единого тарифно-квалификационного справочника (ст. 195.2 ТК) – это обусловлено требованиями, которые установлены к Профессиональным стандартам. В государственных учреждениях это обязательно, в частных справочник выступает уже скорее как рекомендация, чем что-то незыблемое.ТК РФ, Статья 195.2. Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов
Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащимся в профессиональных стандартах, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Иными словами, глава фирмы должен учитывать следующие нюансы:
- насколько название соответствует будущим обязанностям;
- соответствуют ли квалификационные требования будущим работам.
Уведомлять остальных сотрудников о внесении изменений не обязательно. Обычно директора все же это делают -чтобы обеспечить бесперебойную работу фирмы и чтобы остальные работники знали, к кому с указанной даты обращаться с тем или иным вопросом. Уведомляют по корпоративной электронной почте, также это можно узнать из приказа генерального директора.
На нашем сайте можно узнать о составлении и утверждении штатного расписания о том, как оно утверждается на год, как сделать штатное расписание, как отражаются совместители.Инструкция по введению новых штатных единиц, в том числе и контрактного управляющего
Итак, предстоит увеличение штата.
Первым этапом предстоит аналитическая работа на предмет соответствия нового специалиста и объему общей работы.
Осуществляется сбор статистических данных в отношении такой должности и затем уже производится подсчет.
Если в данной фирме не установлены свои принципы нормирования труда, используются те, что предлагает Минтруда.
Если уже , скажем так, проект нового специалиста создан, то следующим этапом следует внести новую должностную инструкцию в устав фирмы.
Далее глава отдела, где нужен новый специалист составляет докладную записку на имя генерального директора.
В записке обязательно должно присутствовать весомое обоснование для того, почему нужна новая должность, пусть даже и временного типа контрактного управляющего. К нему должен обязательно прилагаться составленный проект должностной инструкции будущего специалиста.Следующий шаг – приказ. Дата введенных изменений может не совпадать с датой выхода этого документа. Бумага издается генеральным директором от первого лица и по правилам содержит в себе распорядительную и констатирующую части. В документ входят такие сведения:
- полное название организации;
- наименование отдела, где будет введен новый специалист;
- основание для этого;
- на кого возложен контроль за исполнением;
- подписи с расшифровками, печати.
После издания приказа необходимо представить его для ознакомления под подпись заинтересованным лицам компании.
Далее можно непосредственно переходить к внесению изменений в штатное расписание. Изменения могут быть вписаны на любом этапе деятельности фирмы.
Если речь идет о внесении новой должности, оформляется дополнение к штатному расписанию. Его должны подписать генеральный директор и главбух организации. В нем обязательно содержатся:
- название (так и называется -приложение к штатному расписанию, далее оформляется как обычное штатное расписание, по такому же принципу);
- код по ОКУД;
- дата составления;
- номер;
- полное наименование фирмы;
- данные структурного подразделения;
- профессия;
- количество штатных единиц;
- данные тарифной ставки;
- надбавка;
- примечания;
- подписи руководителей подразделений.
Если же изменения затрагивают сразу несколько должностей,а также оклады,то директор издает приказ об утверждении нового штатного расписания.
Подробнее о том, кем проводится утверждение штатного расписания, в каком порядке и когда, происходит ли задним числом, узнайте тут.
Итак, впечатление, что введение новой должности в фирме – дело очень легкое и зависит только лишь от желания генерального директора, обманчиво.Обязательно проводится подсчет статистических данных, аналитическая работа – только после этого можно будет делать выводы о том, оправданно или не оправданно введение новой должности, а затем вносится изменение в штатное расписание фирмы.
