Составляем штатное расписание правильно: что такое АУП и другие должности в организации?
Штатное расписание – это документ, утверждаемый на каждом предприятии. В нём утверждается перечень структурных подразделений организации, перечень должностей, количество ставок – и объём фонда оплаты, полагающийся к выплате по каждой из должностей и по всему предприятию в целом.
Как составляется ШР, что оно должно в себя включать – и какие есть проблемы с отображением отдельных моментов?
Скрыть содержание
- Что отображается в документе?
- Чем он регламентируется?
- Можно ли вносить изменения?
- Правила заполнения
- Заключение
Что отображается в документе?
Обычно в структуре штатного расписания любой организации присутствуют следующие графы:
- Наименование подразделения и присвоенный ему код. Наименования обычно ставятся в алфавитном порядке, однако это не обязательное требование – они могут указываться в расписании и в порядке важности.
- Должности сотрудников, числящихся в конкретном подразделении.
- Штатные единицы и их численность, выделенные на конкретную должность. При этом количество ставок не обязательно должно быть целым: кто-то может числиться и на полставки.
- Тарифная ставка (если она применяется в организации) или оклад. При этом не допускается использование «вилок»: должна быть чётко указана сумма, поскольку ст. 22 ТК РФ предусматривает равную оплату за равный труд.
- Возможные надбавки за особые условия труда, применяемые по отношению к конкретным должностям.
- Общая сумма выплат, приходящихся по конкретной должности.
Данные по ставкам, окладам, надбавкам внизу расписания суммируются, составляя общий ФОТ (фонд оплаты труда), утверждённый в организации.
Важно! В некоторых случаях по конкретным должностям требуется дополнительная информация. Для этого в расписании может быть предусмотрена графа «Примечания», в которой записываются дополнительные сведения.Чем он регламентируется?
При этом в настоящий момент организационная структура штатного расписания нигде официально не утверждена. До 2013 года обязательной была форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.
Однако со вступлением в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» предприятиям дано право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации, если они особо не утверждены уполномоченным органом. В отношении штатного расписания такого утверждения не было – и потому в организациях бланк для него может быть утвержден отдельно.
Тем не менее, форма Т-3 по-прежнему широко используется. Она удобна для ведения учёта, содержит всю необходимую информацию, и кадровики с опытом работы давно умеют правильно её заполнять. Поэтому в дальнейшем имеет смысл в первую очередь рассматривать использование именно этого бланка.
Можно ли вносить изменения?
Изначально штатное расписание составляется работниками кадрового отдела (или другими уполномоченными сотрудниками, в чьи обязанности входит эта работа), утверждается приказом руководителя и доводится до сотрудников в той части, в которой оно их касается. Однако само по себе расписание – не догма. При необходимости руководство организации имеет право корректировать структуру штатного расписания, вносить изменения в документ. Происходит это следующим образом:
- На предприятии вводятся новые должности или происходит реорганизация отделов. В этом случае к расписанию могут утверждаться приложения.
- Происходит сокращение вакантных, то есть незанятых должностей. Достаточно часто штатное расписание утверждается «с запасом», и в нём отражаются необходимые, но пока ещё не занятые рабочие места. Если в дальнейшем руководитель отказался от необходимости этих должностей, они исключаются из расписания.
- Происходит сокращение численности (когда из расписания изымаются единицы ставок) или штата сотрудников (когда некоторые должности упраздняются целиком). В этом случае работодатель обязан соблюдать нормы ст. ст. 81, 82 и 80 ТК РФ, определяющих процедуру сокращения.
В зависимости от того, как именно происходит удаление или добавление разделов, штатное расписание может корректироваться следующими способами:
- К нему отдельными приказами утверждаются приложения и дополнения. Порядок их составления и утверждения определяется локальными нормативными актами предприятия.
- Старое расписание целиком упраздняется, а вместо него готовится и утверждается новое ШР. Такой способ характерен либо для небольших компаний, где проще заменить документ целиком, чем корректировать – либо когда уже накопилось столько приложений, что со штатным расписанием уже стало неудобно работать.
Правила заполнения
Сезонные работники
Сезонными называются те работы, потребность в которых существует только в определённое время года. В этом случае сотрудники, занятые на них, нанимаются по строчному трудовому контракту (ст. 59 ТК РФ).
Оформить таких работников в штатном расписании можно двумя способами:
- Во время сезона, когда есть потребность в дополнительной рабочей силе, в штатное расписание вносятся соответствующие единицы. После окончания сезона, когда истёк срок действия их контрактов, ставки из расписания выводятся.
- В графе «Примечание» ставится указание на то, что работа является сезонной. Такой способ удобен там, где используется форма Т-3.
В том случае, если вакансии постоянно указаны в расписании, о них ежемесячно придётся сообщать в службу занятости, даже если откроются они лишь в следующем году (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). При несоблюдении этого правила возможна для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.Разряды
К числу информации, отражаемой в штатном расписании, относятся и разряды работников. Дело в том, что для многих должностей профессиональными стандартами и ЕТКС определён необходимый уровень знаний и умений, который соответствует определённым разрядам. Внося их в штатное расписание, работодатель тем самым устанавливает, согласно ст. 57 ТК РФ, требования по квалификации работника.
Если в расписании указаны разряды, то они должны совпадать с теми, которые значатся в приказах о приёме на работу. Если в будущем работник сдаст экзамен на более высокий квалификационный разряд, то и трудовой договор, и штатное расписание могут быть откорректированы.Номер
К числу дополнительной информации, отражаемой в штатном расписании, относится и нумерация. Она может касаться:
- количества структурных подразделений;
- количества ставок;
- номера самого документа.
В любом случае нумерация будет указываться та, которая утверждена действующими на предприятии правилами делопроизводства.
Группа
На некоторых предприятиях применяется «матричная» организационная структура, когда при работе над каким-то проектом сводятся временные рабочие группы из числа работников отдела. При этом в группе назначается руководитель, который после окончания работы над проектом может стать обычным специалистом – и в другой группе попасть под начало другого руководителя. Как отражать специфику такой формы работы в штатном расписании?
Здесь возможны следующие подходы:
- Внесение изменений в расписание на время работы над проектом. В этом случае руководитель и его группа будут сначала выделены, а затем, после расформирования, переведены обратно на занимаемые ранее должности.
- Оформлять срочный трудовой договор совместительства для руководителя группы (как отражаются совместители в штатном расписании?). В этом случае эта должность обычно будет вакантной, и занимать её будет человек лишь на время.
- Заключение гражданско-правовых договоров оказания услуг или подряда (гл. 37, 39 ГК РФ). Однако в этом случае возможны сложности с начислением налогов согласно НК РФ. Кроме того, при таком подходе работники могут через суд попытаться признать такие договора трудовыми.
АУП
Что такое АУП? АУП – это административно-управленческий персонал. Его численность и нормы, касающиеся оплаты, законодательством не регламентированы, поэтому в штатном расписании сотрудники этой категории отображаются руководством предприятия самостоятельно, опираясь исключительно на потребности и экономические возможности фирмы. На практике численность АУП свыше 10-15% от общего штатного состава предприятия считается неэффективной.
Размер оплаты сотрудникам АУП может проводиться с помощью единой тарифной межотраслевой сетки, но может устанавливаться предприятием и самостоятельно, исходя из имеющих потребностей и возможностей фирмы.
Обычно АУП состоит из следующих должностей:
- Руководитель организации.
- Главный бухгалтер. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ГК РФ его обязанности может исполнять и директор. В этом случае, не смотря на наличие или отсутствие на предприятии других бухгалтеров или экономистов личную ответственность за соблюдение правил учёта будет нести непосредственно руководитель организации.
- Главы отделов, департаментов, участков, бригад или иных структурных подразделений фирмы.
- Сотрудники отделов, связанных с управлением предприятием – финансового, кадрового, планово-экономического и т. д.
Важно! Структура АУП нигде не регламентируется. Перечень должностей зависит исключительно от воли руководства организации.Реквизиты
Наконец, в штатном расписании должны быть отражены реквизиты следующих документов:
- Приказа, которым оно было утверждено.
- Приказа, который ввёл в действие форму (если используется не Т-3, а самостоятельно разработанный бланк).
Дополнительно само расписание может иметь реквизиты – номер согласно правилам делопроизводства, дату введения и период действия.
При составлении и утверждении штатного расписания следует учитывать нюансы оформления этого документа для ООО и ИП. Ознакомиться с ними вы можете на нашем сайте.Заключение
Штатное расписание следует считать обязательным документом для предприятия. Структура расписания должна отражать кадровый состав самого предприятия – внутренние подразделения, ставки, названия должностей и т. д. Кроме того, этот документ должен содержать и учётные реквизиты.