Порядок оформления и виды справок, выдаваемых сотрудникам

Частная коммерческая деятельность тесно связана с ведением различных документации, в том числе связанной с систематизацией персональных данных сотрудников.

Одной из обязанностей работодателей является выдача справок, подтверждающих или опровергающих какие-либо сведения, ответственность за достоверность которых полностью ложится на работодателя. Поэтому важно знать как оформляются различные виды справок и карточек.

Скрыть содержание
Кто имеет право запросить справку?
Работник Директор фирмы
Документы, которые подаются в другие органы
Личная карточка сотрудника

Кто имеет право запросить справку?

Работник

У каждого сотрудника организации есть право запросить справку с места работы, при этом ст. 62 ТК РФ позволяет требовать ее без объяснения причин.

Существует достаточно большое количество причин, по которым работнику может потребоваться документ с места работы. Рассмотрим причины для получения справки:

Один из самых распространенных видов справок выдаваемых работнику — о заработной плате. Чаще всего она требуется при обращении в банк за кредитом и помогает определить платежеспособность клиента. Также может использоваться для получения льгот в органах соц.защиты (о том, для чего необходима сотруднику справка о заработной плате и как организации правильно ее составить, мы рассказывали в этой статье).
Получение визы. Для оформления виз, в частности шенгенской, требуется документ, подтверждающий стабильный доход гражданина и отсутствие у него поводов к эмиграции. Сюда же можно отнести справки в УФМС, которые требуются иностранным гражданам (об особенностях получения справки с места работы для оформления визы, читайте тут).
Суд.
Военкомат.
ОМС

Запросить выдать эти виды документов может только сам работник, либо его представитель по доверенности. Правила выдачи справок регулируется ст. 62 ТК РФ.

Больше о правилах предоставления справки с работы по месту требования мы писали в отдельной статье.

Директор фирмы

Рассмотрим, какие справки могут быть получены директором фирмы и что для этого необходимо сделать. Руководителю фирмы так же могут потребоваться справки с места работы. Обычно это справки о доходах ИП, необходимые, например, для получения визы или кредита в банке.

Получить такую справку директор может в том же порядке, что и работник, но не может подписать ее сам. Подписать документ может его заместитель, руководитель отдела кадров или главный бухгалтер. Оформляется на официальном бланке предприятия и заверяется печатью.

Другая возможность получить документ, подтверждающий доходы руководителя предприятия — это декларация, заверенная инспектором ФНС. Чтобы получить такой документ, предпринимателю требуется сделать еще одну декларацию по форме 3-НДФЛ, и во время подачи сведений о подоходном налоге в ФНС, проставить на ней отметки.

Это не повлечет за собой дополнительных расходов либо хлопот, поскольку обычно у налогового инспектора не возникает никаких вопросов на этот счет.

Подробно о том, как правильно оформить справку с места работы от ИП самому себе, а также посмотреть образец заполнения документа, можно здесь.

Документы, которые подаются в другие органы

Существуют справки, которые оформляются не по желанию работника или владельца предприятие, а по требованию контролирующих органов.

В частности, их обычно необходимо подавать в пенсионный фонд, налоговую службу, фонд социального страхования или банк, с помощью которого предприятие осуществляет операции.

К документам, которые подаются в другие органы, относятся:

Справка о подтверждающих документах.
Справка о фонде оплаты труда.

Личная карточка сотрудника

Личная карточка работника это унифицированный документ, систематизирующий сведения о наемном персонале. Включает в себя основные сведения о работнике, такие как ФИО, паспортные данные, стаж, сведения об образовании и воинском учете и т.д.

Основная функция карточки заключается в учете и документальном подтверждении трудового стажа сотрудников. Заполнение карточки работника является обязанностью сотрудников отдела кадров. Если отдела кадров нет, то заполнением формы занимается бухгалтер или помощник руководителя.

Карточки следует хранить в закрытом на ключ шкафу, после увольнения сотрудника, его карточка хранится в отделе кадров еще 1-3 года, а затем перемещается в архив.

Существует множество ситуаций, в которых работнику или директору фирмы могут потребоваться справки с места работы. К ним, как и к любой другой документации предъявляется ряд требований. Неправильно оформленная справка может быть истолкована как предоставление недостоверной информации, за которую работодатель понесет административную ответственность.

Поэтому важно внимательно относится к оформлению таких документов.

Наверх

Статьи из рубрики "Справки и карточки"