Правила составления докладной записки о невыполнении должностных обязанностей и образец документа

Людям с советским прошлым много рассказывали в детстве о Павлике Морозове как о собирательном образе стукача.

Однако прогрессивный мир диктует свои законы.

Так любой работник в случае невыполнения кем-то из коллег должностных обязанностей, может – и даже должен – проинформировать об этом руководство.

В противном случае это чревато простоем в бизнесе, убытками, а значит и, возможно, задержкой зарплаты всем, в том числе и свидетелю.

Скрыть содержание

• Что по закону считается невыполнением сотрудником должностных обязанностей?
• Цель докладной записки
• Каким должно быть содержание?
• Основные правила при составлении и оформлении
• Пример документа
• Реакция руководства

Что по закону считается невыполнением сотрудником должностных обязанностей?

Итак, накатать “телегу” на нерадивого коллегу очень даже можно. Следующий вопрос – когда, в каком случае это делать? Как только вы увидели, что он направился к кофемашине вне обеденного времени? Или пошел покурить? Отказал клиенту в каком-то его запросе или коллеге, потребовавшему сделать что-то сверх обычного?

Прежде всего, следует вспомнить, что по закону считается невыполнением должностных обязанностей.

Это может проявляться в следующем:

• работник отказался выполнить распоряжение непосредственного руководителя;
• человек на работе должен быть занят конкретным делом или заданием, однако он бездействует.

Если некто столкнулся именно с таким поведением коллеги – на такое надо реагировать. Однако, первым шагом должна стать не докладная записка, а подтверждение ваших слов – чем вы обоснуете перед боссом ваши выводы? Одно дело, пожаловаться устно, это частный разговор, но докладная записка уже официальное свидетельство.

И если вы не подкрепите свои слова ничем, например, свидетельством других коллег, либо , что предпочтительнее, видеозаписью или жалобой клиента, на не вышедшего на работу или не исполняющего свои обязанности работника. То есть должно быть подтверждено, что человек в рабочее время не делает того, что должен делать.

Цель докладной записки

Это следует из назначения документа – информативно-справочного. То есть, записка нужна для того, чтобы уведомить главу фирмы об инциденте и исправить положение.

Больше о том, для чего нужна докладная записка, что это за документ, читайте тут, а о видах этого документа, мы рассказывали в отдельном материале.

Каким должно быть содержание?

Документ, которым вы информируете босса о том, что ваш коллега не исполняет должностные обязанности, должен включать в себя:

1. наименование организации;
2. данные адресата;
3. от кого;
4. заголовок – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
5. регистрационный номер;
6. коротко – суть произошедшего;
7. чего вы хотите этим добиться – обычно пишут “Прошу издать приказ о проверке в отношении”…далее следуют данные коллеги;
8. дата, подпись.

Основные правила при составлении и оформлении

Единого установленного шаблона для такого документа нет, служащий оформляет его, основываясь на собственных знаниях норм делопроизводства и служебной этики. Зачастую в локальных документах крупных фирм имеются шаблоны готовых служебных записок на разные случаи жизни – и в бумажном ,и в электронном виде.

1. Лучше если вы напишете бумагу в двух экземплярах – после проставления на обоих пометки о принятии к рассмотрению, один нужно оставить у себя.
2. При написании нельзя допускать ошибок, следует писать правильным и четким языком, короткими, не перегруженными фразами.
3. Стиль письма – деловой.
4. Нельзя использовать личностно окрашенные обороты, тем более оскорбительные или неэтичные.
5. Также следует воздержаться от оценки поступка коллеги – плохо он поступил или хорошо, проверка решит, вам же не стоит присваивать себе такие полномочия.
6. То же можно сказать и в отношении дисциплинарных мер – даже если, казалось бы, все очевидно, не нужно писать “прошу уволить” или “прошу наложить штраф” (что уже прямо противозаконно).
7. Лучше сообщить о случившемся и попросить руководство инициировать проверку.

Подробно об особенностях и нюансах оформления докладной записки можно узнать здесь.

Пример документа

Ниже представим образец документа на сотрудника, не выполняющего свои обязанности. В данной ситуации можно говорить и о несоответствии занимаемой должности.

Генеральному директору ЗАО “Лютик- М”

Дмитриеву Д. Д.

от администратора Квакина М. С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

(о неисполнении служебных обязанностей)

Довожу до Вашего сведения, что менеджер Петрова Е.И. сегодня, 20 января 2017 года не исполнила свои должностные обязанности – не приехала на назначенную презентацию к клиенту утром в 9.00, о чем сообщили представители фирмы-клиента.

Прошу вас в отношении Петровой Е. И. инициировать проверку и принять в отношении ее меры дисциплинарного воздействия.

ПРИЛОЖЕНИЕ (распечатка СМС)

С уважением,

Квакин Михаил Сергеевич (подпись)

20 января 2017 года.

Скачать образец докладной записки о невыполнении служебных обязательств

Реакция руководства

Обычно она поступает сразу же – например, когда документ отправляется по корпоративной почте (что чаще всего и происходит), приходит уведомление о прочтении. Далее директор издает приказ о проверке или самолично беседует со всеми участниками инцидента.

После этого решается вопрос о мерах – могут объявить замечание или выговор, лишить премии, а то и уволить – в зависимости от серьезности ситуации.

Написать докладную директору – дело совсем нехитрое, но это как раз тот самый случай, когда требуется несколько раз подумать, и только потом что-то предпринимать. Ведь речь идет о репутации другого человека, о его дальнейшей карьере и вполне может получиться так, что ваша “бдительность” сыграет против вас, если вы не озаботитесь обоснованием приводимых директору доводов.