+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Что такое служебная записка: определение, цели написания и правила оформления

С понятием «служебная записка» сталкивался хотя бы раз каждый работающий человек. Многие уверены, что это то же самое, что и докладная.

Но это не совсем так. Безусловно, сходство между этими документами есть, однако есть и принципиальные различия.

И главное из них, пожалуй – иерархическая составляющая. Ведь служебную записку могут адресовать друг другу люди одного должностного статуса…

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Определение

ВНИМАНИЕ: Под этим термином понимается документ информационно-справочного назначения, один из инструментов деловой переписки между сотрудниками той или иной организации.

Его использует специалист, чтобы донести до другого служащего или руководителя рациональное предложение, сведения об изменениях или другую важную информацию.

Служебная записка – всегда внутренний документ. Он может быть адресован любым специалистом организации на или производства, причем как человеку вышестоящей должности, так и рядовому специалисту другого отдела (например, предложение о совмещении).

В этом ее главное отличие от докладной и объяснительной (где при заполнении всегда соблюдается иерархический принцип: человек нижестоящей должности пишет на имя начальства). Помимо этого, как уже говорилось, докладные записки бывают и внешними, то есть адресоваться руководящему составу сотрудничающих организаций, тогда как служебные ходят только внутри одной компании (или с обособленными подразделениями).

Для чего нужна?

Такой документ пишется в связи с целью информировать другого сотрудника о некоей возникшей или могущей возникнуть внештатной ситуации, разрешение которой зависит именно от того работника (или его отдела), которому адресуется записка.

То есть, по сути это означает: «возникла ситуация, она находится вне ведения моего подразделения, ее в силах разрешить вы, для чего я вам предлагаю следующие способы«.

Это и есть главное ее отличие от докладной – если в докладной записке строго соблюдается иерархический принцип «снизу- наверх», то есть, вы информировали главу фирмы о чем-то важном, дальше он сам разберется, как на это реагировать, то в служебной записке оговаривается не только сама проблема, но и описываются варианты ее решения.

Какие виды существуют?

Служебные записки могут быть самыми разными и их разделяют на несколько типов, в зависимости от того, о чем в них идет речь.

На увольнение

Здесь речь идет об увольнении ненужного сотрудника, причем при создании документа необходимо четко указать, почему вы настаиваете на такой мере. Обязательно привести нормы трудового законодательства, чтобы было очевидно, на чем ваши доводы базируются. Иначе мало того, что предложению вашему не придадут серьезного значения.

Вы можете получить и немаленькие неприятности в дальнейшем, если ваше предложение уволить кого-то будет обосновано всего лишь вашей личной неприязнью.

Например:

Директору по персоналу ООО «Викарий»

Сидоровой М.П.

служебная записка

Довожу до вашего сведения необходимость уволить курьера отдела продаж Епифанову А.А, поступившую на работу 15 июня 2016 года и находящуюся на данный момент на испытательном сроке.

Причины для этого следующие:

  1. Епифанова А.А. в течение месяца ни разу не пришла на работу вовремя, опаздывая от 3 минут до 1 часа, обосновывая это дальностью проживания и перебоями с электричками.
  2. При доставке заказов клиентам опаздывала на 1-3 часа, что подтверждается тремя негативными отзывами от наших постоянных клиентов.

Приложение.

Руководитель отдела доставки

Петров Иван Иванович (подпись).

Скачать бланк служебной записки на увольнение

На оборудование

Эту бумагу пишет отдел, которому требуется, к примеру, закупить новое оборудование.

Например:

Генеральному директору ООО «Джи- Стар»

Кузину Петру Кузьмичу

14 июля 2017 года

служебная записка №4

Довожу до вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами, сломались 3 компьютера, еще 2 требуют ремонта. На настоящий момент сотрудники работают на принесенных из дома ноутбуках.

Прошу вас закупить 3 компьютера для отдела по работе с клиентами, сдать 2 в ремонт. На время ремонта работникам предоставить 2 резервных ноутбука.

Руководитель отдела по работе с клиентами

Александров Александр Александрович (подпись).

Скачать бланк служебной записки на оборудование

На совмещение

Эта бумага пишется, если желание совмещения является не просто частным желанием, а обусловлено производственной необходимостью, наличием вакансии и указанием причины, по которой данная должность теперь свободна (например, сотрудница ушла в декрет).

Например:

Генеральному директору ООО «Гринхилл» Федорову П.П.

12 мая 2017 года

служебная записка № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Ввиду наличия в финансовом отделе временно вакантной должности аналитика по продажам ( сотрудник Синицына И.А. ушла в декретный отпуск) предлагаю поручение этой должности в порядке совмещения менеджеру по логистике Баранову Ю.Ю.

С уважением,

Финансовый директор

Максимов Максим Максимович (подпись).

Скачать бланк служебной записки на совмещение

На премирование

Здесь обязательно пишется, кому полагается премия (указать должность и паспортные данные), в каком размере (если имеется в виду именно денежное поощрение) и за что именно.

Например:

Генеральному директору ООО «Визор – Альфа»

Дмитриеву И. Д.

15 мая 2015 года

служебная записка № 3

Прошу вас издать приказ о присвоении премии старшему менеджеру отдела продаж Зотову Ивану Сидоровичу в размере 50 000 рублей за его высокие показатели по продажам в период с 1 января по 1 мая 2015 года.

С уважением

Начальник отдела продаж

Теплов Александр Александрович (подпись).

Скачать бланк служебной записки о премировании

Требования к оформлению — общее содержание

Единой формы служебной записки не существует. Тем не менее, для исполнения она обязательно должна содержать следующие реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • кто кому адресует;
  • наименование бумаги и ее регистрационный номер;
  • суть вопроса;
  • предлагаемые варианты решения, указание на действия;
  • дата, подпись.

Например:

Директору ООО «Анарион-М»

Борисову А. Б.

15 января 2016 года

служебная записка

Представляю вам список кандидатов для участия в семинаре в Солт-Лейк-Сити:

  1. Иванов Иван Петрович – менеджер по продажам;
  2. Сидорова Мария Никифоровна – менеджер по продажам.

Вышеуказанные кандидаты по нашему мнению заслуживают участия в семинаре, поскольку именно они за отчетный период представили наиболее высокие результаты по продажам. Более того, они работают в ООО «Анарион-М» с 2013 года и с самого начала работы показали личную заинтересованность и усердие, а значит – могут делиться опытом продаж и построения команды.

С уважением,

Начальник отдела продаж

Сергеев Сергей Сергеевич (подпись).

На списание

При составлении этого документа необходимо указать, какие единицы оборудования или техники следует списать и ввиду чего. Обязательно сослаться на объективные факты – истечение срока эксплуатации, итд. Бумагу пишет обычно глава административно-хозяйственного отдела. Правила написания остаются теми же.

Скачать образец служебной записки на списание

На замену

Пишет заинтересованное лицо – обычно на имя генерального директора или лица, ответственного за техническое обеспечение. Например, требуется заменить компьютер. В этом случае следует указать:

  • причину, по которой вы хотите его заменить;
  • тип агрегата, какие дополнительные функции, по вашему мнению, должны присутствовать;
  • дата, подпись.

Скачать образец служебной записки на замену

Правила написания

  1. Писать следует на листе формата А4, от первого лица, четко и грамотно, без двусмысленных фраз и ошибок. Обязательно следует подписываться и правильно указывать названия подразделений, должностей, паспортные данные человека. Печать на этой бумаге не ставится.
  2. Документ может быть оформлен в классическом – «бумажном» варианте, либо в электронном (что обычно и бывает). Никаких особенных отличий и ограничений по объему для электронного варианта не существует, единственное, без чего можно обойтись – упоминание в тексте адресата, для этого нужно всего лишь ввести корректный адрес в поле адресной строки письма.

    Более того, необходимо обязательно ставить функцию уведомления о прочтении. Это будет в нужное время служить доказательством того, что вы действительно отправляли тому или иному человеку такой документ.

  3. Если же отправляется именно бумажный вариант, необходимо удостовериться, что письмо зарегистрировано в журнале у секретаря. Это гарантия того, что оно дойдет до того, кому адресовано. Многие фирмы ведут специальный журнал для такого рода бумаг, где указывается дата, регистрационный номер, кто писал и на какую тему.
    ВАЖНО: Но при том необходимо помнить, что служебная записка относится к внутренней документации, а значит – не обязательна к регистрации!

Скачать бланк служебной записки

Ошибки при составлении

Часто сотрудники допускают грамматические или орфографические, что недопустимо в деловом бумажном обороте, да и вообще в любой речи. Также имеют место быть: неверное указание должности, неправильное наименование организации.

Тем более неграмотным и неэтичным является коверканье паспортной информации человека. Или же указывают только проблему, не указывая, чего хотят от того, к кому обращаются, не предлагают вариантов решения – словом, получателю из текста не понятно, чего от него этим оповещением хотят добиться, какой реакции.

Ответ на документ

После прочтения документа и сочтя его полезным, получатель ставит на нем резолюцию, например » Принято к сведению». Однако если бумага подразумевает написание ответа, то он должен воспоследовать.

Унифицированной формы ответа не существует, обычно таковая составляется специалистами внутри организации. Обычно ответ представляет собой пояснительную записку, в которой указывается, что было сделано в соответствии с полученным сообщением от работника.

Что касается сроков, то здесь строгих рамок также нет. Зависит от ситуации, а также от локальных установок фирмы. Например, если речь идет о лишении премии, то ответ на такую записку должен поступить в десятидневный срок.

Итак, служебная записка, как и докладная, не имеет строго прописанного шаблона, нет для нее и четких сроков ответа. Тем не менее, это письменный документ и без рассмотрения, а значит и без ответа остаться он не может. Для этого нужно оформлять документ грамотно и корректно, четко изложить суть и далее обозначить варианты решения вопроса. И конечно же – обязательно заверить своей личной подписью.

Полезное видео

Смотрите видео о видах и особенностях служебных записок:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий