Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.
Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.
Обязательно ли вести и для чего нужен?
Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя (отдельно мы рассказывали о журнале учета трудовых книжек, а также их выдачи). Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:
- Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
- Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
- Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
- Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.
Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.
Каковы преимущества франчайзинга? Есть ли недостатки у такой формы ведения бизнеса?
График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?
Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.
Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.
Графы, трудности с нумерацией
Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.
Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:
- Порядковый номер записи.
- Дата заключения трудового договора
- Дата расторжения
- ФИО регистрируемого сотрудника.
- Должность
- Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
- Дата заключения трудового договора прописью
- Дата расторжения трудового договора прописью.
- Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
- Сведения о дополнительных соглашениях.
- Примечания.
Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.
Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.
Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.
Как заполнить?
Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.
Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно – в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.
Электронный формат дублирует бумажную форму. Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).
Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.
Внесение изменений
Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.
В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.
Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.