Конфиденциальность персональных данных: оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к ним

При трудоустройстве и в процессе дальнейшей трудовой деятельности работник передает работодателю свои персональные данные. Информация эта требует защиты, доступ к ней должен быть ограниченным.

Соответственно выделяются узкий круг лиц, которые имеют право работать с конфиденциальной информацией для выполнения своих служебных обязанностей. Они назначаются специальным приказом.

Скрыть содержание

• Кем издается?
• Содержание
• Общие правила составления
• Утверждение перечня личных сведений
• Установление списка лиц, имеющих доступ к такой информации
• Оформление готового документа

Кем издается?

Приказ представляет собой правовой акт, который относится ко всему предприятию, определяет его деятельность и решает его основные задачи. Приказ издается единолично руководителем фирмы.

Содержание

В перечень таких лиц могут войти руководитель, его заместители, работники отдела кадров, сотрудники бухгалтерии, служба безопасности, секретарь и иные работники, которым эти сведения нужны для выполнения трудовых обязанностей.

Доступ может быть и к информации, предоставленной клиентами организации или другими лицами. Все это требует отдельного уточнения при составлении документа.

Если допуск понадобится лицам, не обозначенным в приказе, для них издается отдельный документ. Допуск регистрируется в журнале.

Общие правила составления

1. Приказ оформляется на бланке формата А4.
2. Приказ должен содержать пункты, разъясняющие, что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
3. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указываются причины, побудившие создать приказ. В данном случае это законодательные акты.

   В документе необходимо четко перечислить те законы, на основании которых происходит обработка персональных данных (а более детально о нюансах оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия с персональными данными читайте тут). Это должны быть конкретные пункты и статьи, а не просто формальная отсылка к названию закона. Распорядительная часть указывает на те действия, которые необходимо выполнить.

4. Распорядительная часть отделяется глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Он пишется после констатирующей части с новой строки, без кавычек. В конце ставится двоеточие, а далее идут пункты, необходимые к выполнению. Они нумеруются арабскими цифрами. Могут быть и подпункты.
5. Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
6. Перед подписанием документ проверяется на наличие орфографических и стилистических ошибок.
7. Внизу документа ставят подписи те лица, к которым он относится.

Утверждение перечня личных сведений

Правовой акт включает в себя:

1. Наименование организации. Например, МОУ СОШ №7.
2. Название документа (ПРИКАЗ) и его номер.
3. Дату создания. Например, 5 октября 2016 г.
4. Место создания. Например, г. Пермь.
5. Отсылку к законодательной базе, на основании которой он создается.

   Пример: В целях соблюдения закона РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года и в целях защиты персональных данных сотрудников.

6. Утверждение перечня и отсылку к нему. Перечень часто оформляется в виде приложения.

   Пример:

   ПРИКАЗЫВАЮ

   Утвердить прилагаемый перечень данных МОУ СОШ №7.

7. Назначение ответственного за исполнение.

   Например: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

8. Перечень персональных данных, оформленный в виде таблицы или иным способом. Столбцы таблицы составляются в зависимости от целей и задач компании.

   Например, это могут быть такие данные для утверждения: места хранения личных сведений, цель их обработки и непосредственно сами данные.

9. Подпись руководителя и, в случае необходимости, иных лиц.

• Скачать бланк приказа об утверждении перечня персональных данных
• Скачать образец приказа об утверждении перечня персональных данных
• Скачать бланк приказа об утверждении мест хранения персональных данных
• Скачать образец приказа об утверждении мест хранения персональных данных

Установление списка лиц, имеющих доступ к такой информации

В правовом акте должно присутствовать:

Название организации (указывается сверху). Например, ООО «Родон».
• Название документа (ПРИКАЗ), его номер.
• Дата составления. Например, 4 августа 2017 г.
• Место составления. Например, г . Москва.
• Ссылка на законодательство, на основании которого он издается.

  Пример: В соответствии с Трудовым кодексом РФ и законом РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года.

• Перечень работников, допущенных к сведениям, с указанием их должности.

  Вот примерно как выглядит документ для утверждения списка лиц, имеющих доступ к личным сведениям работников:

  1. Генеральный директор Г. Е. Чуриков.
  2. Зам. генерального директора К. А. Голиков.
  3. Начальник отдела кадров И. Н. Дирина.
  4. Главный бухгалтер Е. Г. Листовская.

• Указание лица, ответственного за исполнение.

  Пример: Контроль за исполнением возложить на К. А. Голикова.

• Подписи всех лиц, указанных в правовом акте, и подпись руководителя организации.

Каждый работник, получивший доступ, должен подписать соглашение о неразглашении персональных данных. Тогда в случае утечки информации и ее неправомерного использования можно наказать виновных. Если такое соглашение не было подписано, вся вина ложится на руководителя предприятия.

• Скачать бланк приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным
• Скачать образец приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным

Это могут быть дисциплинарные взыскания (увольнение, выговор, замечание), штрафы.

Оформление готового документа

1. Документ предпочтительно напечатать на компьютере.
2. Оформление документа стандартное.
3. Сверху указывается организация, далее ставится дата создания, номер и название.
4. Сам текст состоит из отсылки к законодательным актам, потом следует перечень тех действий, которые необходимо выполнить работникам.
5. Внизу приказа должны быть подписи лиц, указанных в правовом акте, а также подпись лица, издавшего приказ, т.е. руководителя компании или его заместителя.
6. Если необходимо, к документу добавляется приложение.
7. Приказ должен быть учтен в специальном журнале. Туда вносится наименование правового акта, его номер и дата составления.

Наказания за нарушения в работе с персональными данными ужесточились. Поэтому к оформлению и содержанию приказов нужно подойти серьезно, чтобы избежать штрафов при проверке. Документы должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства.