Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа
Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.
С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.
Скрыть содержание
- Когда требуется внесение корректировок?
- Кто издает документ?
- Какие сведения о работнике могут измениться?
- Реквизиты
- Пример
Когда требуется внесение корректировок?
Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:
- семейного статуса;
- фамилии, имени, отчества;
- паспортных данных;
- номера ИНН;
- номера СНИЛС;
- номера медицинской страховки;
- сведений об образовании.
Кто издает документ?
Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.
Какие сведения о работнике могут измениться?
- Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
- Место жительства (смена регистрации или переезд).
- Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
- Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).
Реквизиты
Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:
- В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
- В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
- В основной части приказа содержится:
- распоряжение руководителя об утверждении приказа;
- перечень документов подлежащих изменению;
- указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.
Важно! На документе должна быть подпись руководителя, всех ответственных лиц и самого работника.Мы подготовили интересные материалы по персональным данным:
- Оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ.
- Важные нюансы оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия.
- Правила составления приказа о защите персональных данных.
- Как ввести положение о защите?
Пример
Содержание Пример “Шапка” приказа _____(название компании, место составления) Приказ о внесении в учетные документы № ___от ______ . Преамбула В связи с изменением фамилии с ___(прежние данные работника) на___(новые данные работника) Приказываю: Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные ____________(прежние данные работника, должность). Основание
- Личное заявление работника.
- Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____.
- Копия паспорта с новыми данными.
Основная часть В срок до______(дата):
- Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
- Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
- Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
- Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
- Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.
Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО).
Подписи Генеральный директор___/ФИО/ С приказом ознакомлены: Работник ______/ФИО прежняя/ Делопроизводитель____/ФИО/ Бухгалтер ____/ФИО/.
- Скачать бланк приказа об изменении персональных данных работника
- Скачать образец приказа об изменении паспортных данных работника
На основании приказа производятся следующие действия:
- Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
- новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
- Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
- Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
- При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).
С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:
- Граждане – от 1000 до 2000 руб.
- Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
- Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
- Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.
Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.