+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Защита от утечки! Персональные данные работника – его прерогатива или нет?

Обращение к персональным данным сотрудника происходит при его трудоустройстве и при выполнении им его обязанностей, установленных трудовым договором.

При сборе, хранении и использовании информации необходима защита от ее утечки и уничтожения.

Каким образом в РФ регулируется защита персональных данных сотрудников, рассмотрим ниже.

Содержание:

Определение

Что это – защита персональных данных? Гарантии сотрудника, закрепленные в трудовом праве, относительно сохранения конфиденциальности предоставленной им информации. Также это – система мероприятий в конкретной организации, обеспечивающая защиту сведений о работнике.

Что это за документы?

К персональным данным относятся 2 типа документов: полученные при найме и относящиеся к деятельности сотрудника внутри организации.

Информация, полученная при найме работника, включает в себя:

  • ФИО.
  • Адрес проживания.
  • Дату рождения.
  • Семейное положение.
  • Документы об образовании, прохождении курсов повышения квалификации.
  • Паспортные данные.
  • Другие сведения, необходимые для трудоустройства.

Примеры сведений, связанных с работой в конкретной организации:

  • Документ о назначении на какую-то должность.
  • Заработная плата. Расчетные документы.
  • Любые внутренние приказы компании, относящиеся к сотруднику.

Когда нужно разрешение, а когда нет?

Законодательная база, определяющая использование персональных данных: ФЗ № 152.

При официальном трудоустройстве человек предоставляет необходимую личную информацию, и получатель должен обеспечить ее сохранность. Разглашение персональных данных приводит к дисциплинарной, уголовной и административной ответственности.

Организация не может собирать сведения, которые не относятся к трудовой деятельности сотрудника. Например, о его вероисповедании, политических убеждениях и др. Чтобы распоряжаться информацией о сотруднике, необходимо получить его разрешение. Однако законом определены ситуации, когда согласие получать не требуется.

Когда согласие не нужно:

  1. Когда сведения получены при заключении трудового договора.
  2. При запросе результатов медицинского осмотра о состоянии здоровья.
  3. Если сведения переданы кадровым агентством, которое действовало от имени соискателя на должность.
  4. Если информация является общедоступной. Например, она взята из расположенного в интернете резюме соискателя.
  5. При выплате алиментов.
  6. Если речь идет о сохранении жизни и здоровья человека.
  7. При передаче сведений в Пенсионный фонд, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру и др.
  8. Обработка связана с выполнением обязанностей сотрудником, в том числе при его командировании.
  9. Для осуществления пропускного режима, если работодатель организует его самостоятельно.

Когда согласие работника необходимо:

  • При передаче информации третьим лицам (кроме тех, которые указаны среди исключений).
  • При открытии банковского счета.
  • В иных случаях, не попадающих под исключения.

Кто имеет доступ в организации?

В организации должен вестись журнал учета доступа к личным делам сотрудников.

Там указывают, кому оно выдавалось, дату выдачи и возврата. Каждый сотрудник, который имеет доступ к персональным данным, должен подписать договор о неразглашении.

Список ответственных за ведение учета персональных данных сотрудников обычно указывают в виде приложения к Положению. Такой перечень ответственных часто включает в себя кадровиков, руководителей отделов, бухгалтерию.

Инструкция по работе с информацией

Закон устанавливает жесткие меры за нарушения, связанные с персональными данными. Поэтому важно знать правила работы с ними.

Обработка

Под обработкой данных понимается их получение, проверка, передача, хранение, накопление, уничтожение и другие действия, совершаемые с ними. Требования к обработке данных зафиксированы в 86 статье ТК РФ. Обработка может осуществляться лишь в строго определенных целях:

  • содействие в трудоустройстве;
  • обучение;
  • контроль выполняемой работы.
В обработке не участвуют сведения о частной жизни работника, его убеждениях.
  1. Для работы с персональными данными составляется соответствующее Положение. Единой формы документа нет. В каждой организации она индивидуальна.
  2. При наличии в организации Профсоюза Положение согласовывается с ним.
  3. После окончательного утверждения Положения необходимо ознакомить с ним работников под роспись.
  4. Назначается сотрудник, ответственный за работу с данными. Это фиксируется в виде приказа. Список лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации, можно включить в этот же приказ или издать отдельный.

Хранение

87 статья ТК РФ говорит о том, что работодатель должен установить порядок хранения и использования персональных данных сотрудника.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

В бумажном виде

  1. Для осуществления хранения персональных сведений о сотрудниках работодателю рекомендуется организовать отдельное помещение с ограниченным доступом и использовать специальное оборудование. Необходимо принять меры от возможного уничтожения информации, организовать защиту от несанкционированного доступа. Документация в бумажном виде хранится в специальном сейфе, чтобы избежать ее утери или порчи.
  2. Часть документов хранится в оригинале. Сюда относится: трудовая книжка, трудовой договор, приказы руководителя относительно сотрудника. Часть документов хранится в виде копии: паспорт и др. Личное дело содержится в отдельной папке. Папки могут располагаться по алфавиту или по отделам организации. Бухгалтерские документы могут храниться в отдельных папках без привязки к работнику.
  3. Папки размещаются в сейф, к которому имеет доступ руководитель, кадровый работника, бухгалтер. Лица, имеющие доступ к конфиденциальной информации, подписывают соответствующее обязательство о неразглашении.
  4. Кадровый работник проводит инструктаж среди сотрудников относительно порядка хранения и доступа к документам.

В электронном виде

  1. Для хранения в электронном виде создается база данных.
  2. Документы сканируются и вносятся в базу.
  3. Приказом определяется те сотрудники, которые имеют к ней доступ: руководитель, кадровый отдел, бухгалтерия, программисты. Они подписывают обязательство о неразглашении.
  4. Каждому сотруднику, имеющему доступ, выдается индивидуальный логин и пароль. Впоследствии будет видно, кто и когда заходил базу.
  5. Для защиты от уничтожения создается резервная копия базы.

Порядок доступа

Защита персональных данных работника является обязанностью работодателя и осуществляется за его счет.

Информация должна быть защищена от несанкционированного доступа и от уничтожения.
  1. В Положении устанавливается порядок доступа к персональным данным и то, в какой степени человек может их получить.
  2. Приказом устанавливаются лица, имеющие доступ к информации. Они подписывают обязательство о неразглашении.

Внесение изменений

Необходимость внести правок в личные сведения может возникнуть при смене паспорта, при рождении ребенка и в других случаях.

  1. В случае изменения личных данных работнику необходимо обратиться в отдел кадров. Правки производятся на основании заявления работника. Подача заявления не является обязательной, но будет уместной. К заявлению прилагаются копии новых документов.
  2. Документы заверяются уполномоченными лицами и прилагаются к личному делу.
  3. На основании заявления издается приказ о внесении изменений в учетные документы.

Использование

Использование персональных данных сотрудника возможно лишь в пределах его рабочей деятельности. Лицо, имеющее доступ к информации не имеет право использовать ее для личной выгоды. Сведения не могут передаваться сторонним организациям и частным лицам без согласия на то сотрудника (если иное не оговорено законом).

  1. В Положении устанавливается список персональных данных и возможные манипуляции с ними.
  2. Для того, чтобы использовать личную информацию о работнике, необходимо его согласие.

Документы

Для обеспечения защиты персональных данных работников в организации должны быть соответствующие документы (их бланки и образцы можно скачать ниже).

Заявление

При трудоустройстве новый сотрудник пишет заявление о согласии на обработку персональных данных.

Факт наличия трудовых отношений еще не означает, что обработка сведений о работнике возможна, поэтому необходим этот документ. Однако организация может работать с данными, если это необходимо для исполнения договора.

Такой документ должен включать в себя:

  • Дату, название, ФИО адресата.
  • Тип данных.
  • Название и адрес фирмы-работодателя.
  • Цель предоставления информации.
  • Методы обработки информации.
  • Срок заявления.

Согласие

Работодатель может получить персональные данные только у самого работника, они являются его прерогативой. Если этого сделать нельзя, то запрашивать информацию у третьих лиц можно только с письменного согласия работника. Ему необходимо сообщить, из каких источников будут браться сведения, и для чего они нужны, а также о последствиях отказа сообщить эту информацию.

Документ должен включать в себя:

  1. ФИО, адрес, реквизиты паспорта.
  2. Информация о лице, получающем согласие.
  3. Цель сбора сведений.
  4. Перечень данных, на которые дается согласие.
  5. Информация о лице, которое будет работать с информацией.
  6. Способы обработки информации.
  7. Срок, на который распространяется согласие.
  8. Подпись сотрудника.

Сотрудник имеет право отозвать свое согласие. Это будет целесообразно, например, при увольнении.

Положение

Положение о персональных данных – внутренний документ организации, разрабатываемый кадровой службой.

В нем необходимо указать:

  1. Цели и задачи положения.
  2. Понятие и состав сведений, о которых идет речь.
  3. Место хранения информации.
  4. Процедура получения сведений. Указывается когда нужно и не нужно получать согласие.
  5. Способы обработки информации.
  6. В каких пределах используются сведения. Кто имеет к ним доступ.
  7. Защита сведений от несанкционированного доступа и утери.
  8. Права работника относительно защиты конфиденциальной информации.
  9. Ответственность за разглашение и неправильное хранение информации.

Соглашение

В соглашении о неразглашении персональных данных указывается:

  1. Имя работника.
  2. Перечень обязанностей по сохранению конфиденциальности полученных сведений.
  3. Ответственность работника в случае невыполнения соглашения.
  4. Отмечается факт, что сотрудник ознакомлен с соглашением.

Обязательство

Обязательство о неразглашении персональных данных подписывается сотрудниками, имеющими к ним доступ. В документе сотрудники указывают сведения о себе и дают обязательство:

  • Не передавать информацию третьим лицам.
  • Не использовать сведения с целью извлечения выгоды.
  • Сообщать руководству о фактах несанкционированного проникновения к личным данным.

В бумаге перечисляются виды ответственности работника:

  1. Знание и соблюдение требований относительно работы с личными сведениями.
  2. Сохранение информации в тайне.
  3. Соблюдение законов РФ и внутренних приказов организации о работе с данными.
  4. Своевременное оповещение руководства об утере данных.

Организации, собирающие личные данные сотрудников, ответственны за их хранение и использование. Защита конфиденциальности полученной информации требует серьезного отношения.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий