Как заполнить заявление на обработку и на другие операции с персональными данными работника: образцы документов

Основы правового регулирования в сфере персональных данных заложены в профильном Федеральном законе «О персональных данных». В сфере трудовых отношений его дополняет Трудовой кодекс и ряд нормативных актов, регулирующих вопросы налоговой отчетности, взаимодействия предприятий и учреждений с фондами социально страхования, профсоюзами и другими структурами.

Основополагающий тезис у документов общий – любые манипуляции с персональными данными сотрудников работодатель может проводить только с их согласия, которой лучше выразить на бумаге.

Скрыть содержание

• Виды
• Пошаговая инструкция
• Алгоритм составления
• Полезное видео

Виды

Обратите внимание, что действующая нормативно-правовая база допускает ряд случаев, когда согласие работника на обработку его персональных данных не нужно, а также позволяет урегулировать значительную часть нюансов работы с личной информацией сотрудников с помощью коллективного договора и внутренней документации предприятия. Но полностью исключить личные обращения о согласии и прочем, зачастую, не удается.

Выделим четыре вида заявлений, касающихся работы с личной информацией:

1. На обработку – пишется при приеме на работу или соискателем для участия в формировании кадрового резерва.
2. На внесение изменений – в случае изменений в предоставленной ранее информации.
3. На передачу информации сторонним структурам – потребуется в случаях, когда запрос на информацию о сотруднике поступил из учреждений, не имеющих полномочий на их автоматическое получение, например, запрос банка по поводу выдачи кредита.
4. Об отзыве согласия на обработку – используется достаточно редко, но формально работник имеет право отозвать свое согласие в любой момент. Условия отзыва зачастую оговариваются в форме первого из упомянутых заявлений.

Подробнее о положении о защите персональных данных работника узнайте в этом материале.

Как показывает практика, предприятия не часто сталкиваются с отзывом разрешения на обработку, а разрешение на передачу информации третьим лицам, если таковая потребность возникает регулярно, часто вносится в текст первичного согласия на обработку. Поэтому остановимся самых распространенных видах заявлений: на согласие и на внесение изменений

Форма заявления на обработку должна содержать:

• «шапка»;
• информация о субъекте;
• законодательное основание;
• информацию о получателе разрешения;
• цель обработки;
• перечень обрабатываемых данных;
• указание действий и способ обработки;
• срок действия согласия;
• способ отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
• подпись субъекта и дата.

Форма заявления на внесение изменений несколько проще, и отражает конкретные перемены:

• «шапка»;
• информация об изменениях в персональных данных;
• приложения;
• подпись, дата.

Закон «О персональных данных» не регламентирует точные сроки, в которые работник должен уведомить работодателя о переменах в личной информации.

Разумно установить соответствующий срок внутренним документом или закрепить в коллективном договоре.

Пошаговая инструкция

1. «Шапка» – в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя или уполномоченного должностного лица (генеральному директору Иванову ИИ), и ФИО и должность работника или контактные данные соискателя (менеджера Петрова). Чуть ниже по центру: «Заявление о согласии на обработку персональных данных».
2. Информация о субъекте – кроме ФИО обязательно указывается адрес, номер и серия паспорта, дата его получения и орган выдавший документ.

   Например: «Я, Петров Петр Петрович (обязательно полностью), проживающий по адресу…».

3. Законодательное основание – согласно ст.9 Федерального закона «О персональных данных» даю разрешение на обработку моих персональных данных.
4. Информация о получателе разрешения – ООО «Василек», г. Москва, ул. Красная Пресня, д. 78, в лице генерального директора Иванова И.И, действующего на основании устава.
5. Цель обработки персональных данных – оформление трудовых отношений, начисление заработной платы, обеспечения социальной защиты и другие, предусмотренные Трудовым кодексом.
6. Перечень персональных данных – ФИО, паспортные данные, номер свидетельства государственного пенсионного страхования, дата рождения, информация об образовании и другие конкретные категории данных, необходимых работодателю.
7. Перечень действий с данными и способ обработки – сбор, систематизация, хранение, обезличивание, передача третьим лицам (если таковая необходима и работник согласен). Способ – автоматизированный или неавтоматизированный.
8. Срок действия – с момента заключения трудового договора, согласно законодательству РФ. Если хотите указать более конкретные сроки, учтите, что и после увольнения сотрудника его личное дело подлежит хранению и последующей передаче в архив.
9. Способ отзыва, если иное не установлено федеральным законом – можно ограничиться этой цитатой из закона, можно сформулировать условия отзыва, например, по письменному заявлению работника.
10. Подпись субъекта и дата ставится внизу бланка.

• Скачать бланк заявления на обработку персональных данных работника
• Скачать образец о согласии работника на обработку персональных данных

Подробнее о документах о персональных данных работников читайте тут.

Алгоритм составления

1. «Шапка» – в правом верхнем углу аналогично вышеприведенному примеру.
2. Информация об изменениях в персональных данных – Прошу внести изменения, например, в связи с вступлением в брак и сменой фамилии, сменой места жительства, рождением ребенка, присвоением группы инвалидности и в прочих случаях изменения данных, которые зафиксированы в личном деле сотрудника.
3. Приложения – перечислите копии документов, предложенных к заявлению (свидетельства о браке и паспорта на новую фамилию, страницы паспорта с новой пропиской, свидетельство о рождении ребенка и так далее).
4. Подпись, дата.

Заявление на изменение персональных данных будет основанием для внесения корректив в кадровую и бухгалтерскую документацию, трудовую книжку и прочие. Само обращение хранится в личном деле сотрудника вместе с копиями и прочими документами.

Законодательная база РФ в сфере работы с информацией в последние годы значительно расширилась и распространилась на области, ранее не подпадавшие под ее требования. Заявления сотрудников – только часть комплекса документов, который необходим большинству компаний для соблюдения установленных норм. Ошибки и нарушения в данной отрасли подпадают под санкции Кодекса об административных правонарушениях.

• Скачать бланк заявления о внесении изменений в персональные данные работника
• Скачать образец заявления о внесении изменений в персональные данные работника

Полезное видео

Из видео узнаете, когда необходимо согласие на обработку персональных данных и как его составить: