Что это такое – автоматизированная обработка персональных данных? Все о процессе от специалистов

Персональные данные в Российской Федерации считаются особенной категорией информации. На всех кто работает с такими сведениями, накладываются определенные обязательства. Все дело в том, что распространение персональной информации может навредить ее субъектам и привести к негативным последствиям.

Свои нормативы и правила предусматривает и обработка ПДн – она может быть, как автоматизированной, так и неавтоматизированной (ручной). В материале мы поговорим об особенностях автоматизированной обработки ПДн, расскажем о средствах автоматизации и о том, как она происходит.

Скрыть содержание

• Что это такое?
• Разница между автоматизированной и неавтоматизированной
• Как происходит?
• Положение об этом процессе – как составить и что должно в себя включать?

Что это такое?

• Средства автоматизации. Под средствами автоматизации понимаются приборы, устройства, которые могут использоваться как по отдельности, так и в совокупности, способные выполнять ряд поставленных задач без вмешательства человека, однако, возможно, под его руководством.

  Наиболее распространенными в наши дни средствами автообработки являются программно-аппаратные устройства – компьютеры и программное обеспечение. При этом, важно понимать, что компьютер становится средством только после того, как на нем осуществляются автооперации.

  Если компьютер используется в качестве печатной машинки без дальнейшего сохранения на диске данных, то такое техническое средство не следует называть автоматизированным (хотя подобные возможности оно имеет) в контексте.

• Автоматизированная обработка. Компьютерная обработка данных – это обработка информации при помощи вычислительной техники, другими словами, с использованием средств компьютеризации. Речь идет об электронных машинах, вспомогательных устройствах, программном обеспечении и других аппаратах.

Разница между автоматизированной и неавтоматизированной

Неавтоматизированная (ручная) обработка осуществляется при непосредственном участии человека, согласно Постановлению правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях обработки ПДн, осуществляемой без использования средств автоматизации.»

Такая формулировка нередко приводит к ошибочной трактовке процессов компьютеризированной и ручной обработки. Оператор может предположить, что любая операция, в которой участвует человек является ручной – такой подход значительно сокращает перечень по-настоящему самостоятельных процессов, однако, отметим сразу, он в корне неправильный.

Предположим, человеку следует нажать на клавишу, чтобы сохранить папку с ПДн сотрудников на компьютере. Какой будет такая обработка? Автоматизированной, поскольку в процессе участвует компьютер? Или ручной в связи с тем, что оператор инициирует и контролирует процедуру сохранения? В данном случае более важно то, что компьютер будет «хранить» сведения без участия человека – процесс будет полностью автоматизированным.

Чтобы не путаться, скажем сразу, что компьютеры и другой софт, как правило, всегда способствуют переводу процесса обработки в класс компьютеризированной. Исключением из правила назовем только использование компьютера в роли печатной машинки.

Обработка с участием человека чаще всего происходит на бумажных носителях. Сортировка папок с документами, выписка пропусков сотрудников и многие другие действия относятся к обработке информации без средств автоматизации.

Как происходит?

Автоматизированные средства работы с данными облегчают задачу с большими объемами сведений и существенно облегчают сортировку и другие манипуляции с информацией. Когда определенный блок данных оказывается загруженным на диск компьютера или в специализированную программу – следует говорить о начале компьютеризированной процедуры.

Наиболее распространенной разновидностью обработки является хранение данных. Однако начинается весь цикл, зачастую, со сбора сведений. Если они записываются в каком-угодно формате на цифровой носитель, то такая обработка становится автоматизированной. Огромный сегмент связан с сортировкой сведений, в чем помогают специализированные программы.

Например, программное обеспечение позволяет следить за тем, чтобы собранная информация удалялась после 90 дней хранения, обезличивалась или уничтожалась.

Положение об этом процессе – как составить и что должно в себя включать?

Положение об обработке ПДн в автоматизированных системах – документ, который регламентирует основные процессы с конфиденциальными сведениями, определяет принципы и меры для обеспечения безопасности таких данных. К его составлению следует подойти грамотно. Мы расскажем об обязательных пунктах такого документа и правилах его составления:

1. Требования при обработке информации. С информацией должны работать специально обученные люди, в должностной инструкции которых необходимо указать права и обязательства. Желательно уточнить, что цели сбора информации с последующим хранением ее в автоматизированных системах должны соответствовать или способствовать реализации положений Конституции России, федеральных законодательных актов, гражданско-правовых договоров и других документов (подробнее о правовом обеспечении обработки персональных данных читайте тут).

   Следует указать, что операторы ПДн должны всегда брать разрешение на операции с ПДн у непосредственных владельцев информации. Желательно информировать их и о том, при помощи каких средств автоматизации планируется осуществлять обработку данных.

2. Принципы обработки ПДн. Тут следует указать о том, что ПДн могут использоваться только для удовлетворения целей, которые были озвучены заранее и являются законными. Не допускается объединять информацию, собранную с разными целями.

   Желательно, чтобы оператор следил за достаточностью данных и в то же время контролировал соответствие их объему заданным целям. Одним словом, принципы призваны обезопасить граждан от недобросовестного сбора и использования конфиденциальных сведений.

3. Порядок получения персональных данных. Желательно прописать, что в большинстве случаев разрешение субъекта данных является обязательным. Использовать данные без разрешения можно в исключительных случаях, все они прописаны в законе «О персональных данных» и, например, включают в себя следующие ситуации: для защиты жизни и здоровья, для исполнения гражданско-правового договора, осуществления правосудия, статистических и научных целей (обезличенные данные).
4. Обработка ПДн. Здесь необходимо указать, как осуществляется сбор данных, в каких объемах и с какой целью.
5. Хранение и защита данных. Раздел предназначен для ответа на такие вопросы:
   • На каких носителях хранят ПДн?
   • Как оборудовано помещение, где хранятся данные?
   • Кто имеет доступ?
   • Используется ли парольная система доступа для вычислительных машин?
   • Перечень мероприятий по внешней защите.

• Скачать бланк положения об обработке персональных данных с использованием средств автоматизации
• Скачать образец положения об обработке персональных данных с использованием средств автоматизации

Как видите, в Российской Федерации четко разграничены понятия автоматизированной и неавтоматизированной обработки данных. В первом случае не обойтись без участия компьютеров, а вторая основана на обработке сведений человеком. Чтобы понять, чем отличаются эти процессы, следует осознать основную характеристику автоматизированного процесса – выполнение операции без участия человека.

Наиболее простым и распространенным примером такой обработки можно назвать копирование ПДн на диск компьютера. Предприятие, использующее автоматизированные средства для работы с ПДн, должно составить Положение об обработке ПДн и четко придерживаться его положений.